仪器设备随机档案管理现状调查分析

冯国华 张志华 李玲

摘 要：本调查研究的目的是了解科研、教学部门设备随机档案管理的现状及未来需求状况;采用自主设计的调查问卷调查昆明医科大学93名设备档案管理及部分使用人员对设备随机档案管理、使用和需求情况;结果显示，科研设备随机档案管理制度不健全、归档不规范、信息化程度低。调查结论是加强设备随机档案规范化管理，构建设备随机档案数字化模式，实现信息共享。

关键词：仪器设备 随机档案 现状调查

2004年2月教育部颁布的教发〔2004〕2号文件《普通高等学校基本办学条件指标（试行）》中明确核定高校的资源配置比例指标为高校教学、科研工作提供了坚实的硬件保障。其中“生均教学科研仪器设备值”和“新增教学科研仪器设备所占比例”两项指标，对高校生均教学科研仪器设备量和年新增量给予了量化标准。各高校为了增强科研能力，不断加大对科研院所（中心）、实验室建设和仪器设备的投入。仪器设备档案是高校仪器设备管理工作的重要环节和组成部分，现行仪器设备档案管理手段和方式还远不能充分发挥仪器设备档案信息资源在高校发展中的支撑效能。

本研究结合昆明医科大学教学及科研部门设备随机档案归档管理情况进行问卷调查、分析，并对调查结果进行了分析统计，结果如下。

1 调查对象与方法

1.1 对象

本研究的调查对象为昆明医科大学6个科研及教学部门的设备管理人员、兼职档案员及部分使用人员。在调查的93人中，男性42人，占45.16%;女性51人，占54.84%;教学部门人员占37.65%，科研部门人员占62.35%;本科学历占21.51%，硕士研究生学历占50.53%，博士研究生学历占27.96%;初职占21.5%，中职占41.94%，高职占36.56%;设备的操作人员占60.22%，设备的管理人员（包括资产管理员和兼职档案员）占39.78%。

1.2 設备随机档案管理工作调查问卷表

课题组自行设计“设备随机档案管理工作调查问卷”，调查内容包括随机档案资料的管理、管理满意度和未来需求情况三个方面，共有30个项目。发放调查问卷100份，收回有效问卷93份，回收率为93%，有效回收率为100%。

1.3 统计分析方法

调查资料运用Epidata软件建立数据库，利用SPSS 17.0软件进行统计分析。

2 调查结果

2.1 随机档案资料的管理情况

统计分析结果为，调查对象对本部门有哪些档案资料知道一些的选项有48人，占51.61%;不知道的45人，占48.39%。部门设备随机档案有专人管理的85人，占91.4%;无专人管理的8人，占8.6%。由资产管理员收存的46人，占49.46%;兼职档案员收存35人，占37.64%。使用人收存12人，占12.9%;收存的方式以文件柜收存选项48人，占51.6%;档案盒收存选项45人，占48.4%。对兼职人员流动性大，档案交接手续不严格造成档案缺失选项38人，占40.9%;没有随机档案管理制度，仪器接受人员自行存放，造成档案缺失现象25人，占26.88%;部门资产管理员没有每次参加验收，及时清查，造成随机档案收集不完整30人，占32.26%。调查结果显示，教师队伍对随机档案包含内容概念不明、职责不清、管理方式陈旧，仅是“存”，没有“管”。

2.2 随机档案资料的管理满意情况

统计分析结果为，对利用现状满意的选项有76人，占81.72%;不满意的17人，占18.28%。遇到某些操作问题却找不到说明书等资料52人，占55.91%;认为管理模式落后，纸质材料堆积，效率低下选项54人，占58%。调查结果显示，管理现状的满意度虽高，但对管理模式落后、对遇到操作问题又找不到说明书、档案不完整缺失严重的问题选项比例偏高，分别占58%和55.91%，说明对随机档案重视度不够、管理不规范、利用效率较低。

2.3 随机档案资料未来需求情况

统计分析结果为，设备随机档案希望通过电子档案管理系统查阅69人，占74.19%，数字化录入方式用扫描仪的占54.84%，手机和照相机的各占17.2%;以jpg数字化图片格式收存占44.09%，以tif、jpg两种格式收存的占17.20%;希望部门开展档案信息化建设，建立设备管理数据库、实现资源共享占82.8%。调查结果显示，由电子化的数字管理模式替代文本式的存储模式，教职工的选项偏高。

3 讨论

随机档案是由购买方、销货方和厂家的工程师共同在安装现场对设备进行开箱、调试、验收的过程中产生的档案材料，该阶段产生的主要文件材料一般包括装箱单、合格证、开箱验收记录、安装调试记录、验收报告、操作规程、安全注意事项、设备操作说明书、系统软件、设备零配件等，进口设备一般还包括非木质包装证明（或其他包装证明）、出厂检测证明等，一些特殊设备包括高压容器等还应有国内相关商检或是质检等部门出具的检查记录或证明。近年来，由于仪器设备生产的规范化管理，随箱的仪器设备材料内容也比以前齐全。有的不但有中文材料，还有多种外文材料;不仅有纸质档案，还经常带有光盘等其他载体的档案。所以，这一过程产生的材料存在归档范围太宽，归档起点太低等问题，没有规范的管理导致使用部门自行保管材料造成随机档案缺失严重。当今，各高校实施科研设备对外开放机制，仪器设备的使用人群不断扩大，一旦遇到故障需要维修时，将缺乏第一手资料和原始的记录依据，给科研工作开展及实验室的安全留下了严重的安全隐患。

3.1 存在的问题

3.1.1 科研设备随机档案管理制度不完善

缺乏有效的随机档案管理办法和管理制度，科研设备随机档案应该由部门资产管理员，还是档案兼职人员负责收集、整理、保管、利用不明确，其随机档案管理办法、标准、流程的制定或监督执行等尚无管理标准。

3.1.2 科研设备随机档案管理不规范

目前，随机设备档案基本由实验室设备申购人员或资产管理员自行编号保管、留存，更谈不上规范化管理，科研设备登记档案的安全性、保密性较差。

3.1.3 科研设备随机资料收集不及时、不齐全

科研设备购进验收时，部门资产管理员或部门兼职档案管理人员不能每次参加开箱验收及时收集随机设备材料，造成一些原始资料被有关申购或使用人员随机拿走，随意放置，缺失现象严重。

3.1.4 科研设备随机档案管理信息化程度低

设备随机档案目前还是到货验收完后，以开箱验收所产生的纸质或光盘、配件实物介质收集，用文件盒或其他方式收纳，与当前计算机和网络技术在社会中广泛应用相脱节，落后的管理办法已不适应现代化实验室的节奏，引入网络共享管理已刻不容缓。

3.2 完善科研设备随机档案管理的探讨

昆明医科大学自2000年实施文件级管理以来，开始对电子档案进行收集工作（当时是单机管理），2007年建立了校、院、系三级档案工作网络化;2008年实现网络管理后，归档部门对电子化的材料归档时实行实体材料、电子材料配套同时归档，2012年档案工作纳入校年度绩效考核和目标责任管理。笔者认为，学校建立设备随机档案的规范化、数字化管理基础条件具备，实现设备的现代化管理才是解决设备及档案管理的必然之路。

3.2.1 建立健全科研设备随机档案管理制度

一是严格制定科研设备随机档案收集、整理、保管和利用管理制度，如《仪器设备验收制度》《仪器设备随机档案归档范围》，要明确责任范围，各司其职、各负其责，既互相支持，又密切配合，从而最大限度地提高工作效率。二是建立完善的考核制度，确保科研设备随机档案管理工作有效开展。昆明医科大学实行校、院、系三级档案管理体制，随机档案为便于利用由二级部门或实验室、教研室收集、归档、保存，此项工作要充分引起部门领导重视，校级档案管理部门制订科研设备随机档案规范化考核标准与办法的同时，将科研设备随机档案管理纳入日常业务考核，与部门的业绩奖罚挂钩，督促相关部门做好设备随机档案及时、真实、准确、完整、系统收集，做好登记、录入、管理，促进这项工作扎实有效地开展。

3.2.2 规范科研设备随机档案管理工作

一是由校档案室专职人员，利用每年两次业务培训的机会，提高兼职档案员、资产管理员业务素质，规范各种不同种类资料收集蓝本，扫描标准、标识，保障科研设备随机档案的操作性和规范性。二是统一建立科研设备随机档案录入编号、设备价值分类等级;统一制定二级部门登记台账目录，要求移交到二级部门综合档案室集中保管，切实解决以往分散保管资料造成资料散失的问题，保证科研设备档案的连续性、完整性、安全性。

3.2.3 实现设备随机档案的电子化，为科研、教学工作

提供全方位服务

档案管理的最终目的是有效利用，操作便捷。电子化是档案利用工作发展的必然趋势，而针对广大的仪器设备使用者，利用网络，将仪器设备说明书等繁杂的资料在网络上进行快捷、高效的操作便可了解所需设备相关资料，这无疑是一件为科研人员提供优质服务的最好途径。当然，随机档案信息电子化的前提条件是基础工作的规范化和标准化;学校资产处2013年1月正式引进山东国子软件股份有限公司开发的设备管理系统，能够及时准确地提供所有设备的统计数据和各单位设备和经费的使用情况。设备随机档案的电子化利用，可改变传统的“坐等查阅”服务方式，建立新型的“快速服务、跟踪服务、系列服务、全程服务”模式，做到一次投入多次产出和信息成果共享，拓宽服务范围，不仅提高科研人员正确使用仪器的效率，减少操作失误，延长了仪器设备使用寿命，而且节省时间，也减少了管理人员的工作量。

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责任编辑 晏祥辉