关于高校年鉴编纂思考

姚 红

（贵州大学档案馆（校史馆），贵州贵阳550025）

高校年鉴是全面、系统、翔实地记载高校基本面貌、发展情况及教学、科研、管理等各方面工作情况的综合性工具书，是对年度内教学、科研、管理等各方面工作的如实汇集。作为中国年鉴大家庭中的一员，中国高校年鉴是从20世纪80年代开始出现，经过30余年的实践与发展，目前全国有300多所高校在编纂年鉴。笔者学校年鉴是从2010年开始由档案馆着手编纂，至今已连续编纂出版6卷，因而对于年鉴编纂的重要意义和提高年鉴编纂质量也有一定的认识和体会。

一、高校编纂年鉴的重要性

（一）高校年鉴具有资政、存史、积淀传播学校文化的作用。年鉴是“资政之鉴、信息之源、史书之本”，年鉴的资料性、系统性、权威性和时代性，可以为学校各级领导决策提供依据，为各职能部门工作提供参考。同时，也为师生及社会公众了解学校、学科发展历程和脉络提供了渠道，使他们可以从中找到所需的资料、数据[1]何芳.论高校年鉴编修要义[J].企业天地,2013,(5).。年鉴是按年编纂的连续出版物，每年编写的高校年鉴连续起来就是学校的编年史，它为学校治史修志积累了丰富、翔实的资料，是编写校史校志的基础。随着年鉴编纂工作的开展，作为学校文化积淀的载体，年鉴已成为学校文化交流的赠书，发挥着向社会展现、弘扬学校文化的窗口和媒介作用。

（二）高校年鉴为档案信息、资料的利用提供了便利。高校年鉴汇集了大量的档案信息、资料，随着年鉴的逐年出版和收存（图书馆或个人），使得师生及社会民众不必一定要到档案部门查阅档案资料，就能轻易、便捷地获取一些档案信息、数据，为档案和档案部门服务民生提供了一个平台。

二、高校年鉴编纂的策略

年鉴作为一种工具书，其编纂离不开一定的体例规范。体例反映一部年鉴的编纂水平和成书质量，是年鉴编纂出版质量高低的标志。各类年鉴有不同的风格和特色，高校年鉴是集文字、数据、图表于一体的专业年鉴，要做好编纂工作，笔者认为要从以下几方面作出要求。

（一）框架设计要科学、合理。年鉴的框架是年鉴编纂的骨架、基础，具有框定年鉴内容、明确信息资料归属和层次的作用[1]姚敏杰.对地州区县年鉴编纂出版质量的点滴思考——第十六次全国地州区县年鉴研讨会主题报告[J].年鉴通讯,2015,(2).。高校年鉴框架设计要科学、合理、严谨、层次清晰，要能很好地贯彻高校年鉴体例。因此设计时，不但要全面系统客观地反映学校现实，还要与时俱进，突出体现时代精神、年度特点和高校特色。高校年鉴一般分为类目、分目、条目三个层次，年鉴框架设计要求：（1）类目要全，做到横不缺项。（2）类目要相对稳定和连续，不能每年都有大的变动。（3）要与时俱进，要根据学校发展情况，在保持框架相对稳定和连续的基础上，对分目、条目作适当的调整、优化，必要时还可对类目作适当的调整和增减。

（二）条目编写要规范。条目是年鉴的基本单位和主要表现形式，年鉴的主要内容是由条目构成，一部年鉴质量的优劣、水平的高低，很大程度上取决于条目编写的质量和水平[1]。因此，条目的编写要遵循一定的规范，如标题设置的规范、内容记述的规范、文体使用的规范、语言文字的规范等。写作上，要求：（1）标题要简洁、准确，既要以事实为依据，又要精准地概括主题。（2）内容重在纪实。要用事实说话，如实记录，不夸大也不回避，不包含作者个人主观因素，不能因个人好恶取舍资料、改变结论，也不加入个人的评论、推理、预测评价等。（3）文体一般采用说明体或记叙体。要求短小精干，内容要素、记叙程序规范。一般不同类型的条目，内容要素不尽相同，但同一类型条目，内容要素和记述程序则大体是一致的。（4）语言文字要规范。语言表达要简朴精练、开门见山、直陈其事，避免一切穿靴戴帽式的套话、空话、废话。称谓一般使用第三人称，如“我校”要用“学校”或学校全称。时间表述要用准确的年月日，避免使用模糊不清的时间代词，如今年、去年、明年、当前、前不久等。此外，应站在学校层面来阐述，反映学校各项工作的发展面貌，切忌从部门层面着手来编写条目内容，等等。

（三）信息内容要丰富、有效。资料是年鉴编纂的基础，提高年鉴质量和实用性，关键在于丰富年鉴内容，增大年鉴信息含量，特别是有效信息的含量。这就需要编辑工作者，（1）要拓宽信息渠道，广泛收集资料。年鉴内容越丰富，信息量就会越高。因此高校年鉴取材时，在对馆藏档案进行分析、研究、整理、加工编纂的基础上，还应善于从学校各部门的资料中去挖掘有价值的信息，要充分利用校园网、报纸等媒体、渠道去搜集、发掘信息[2]康云霞,安聪娥.编撰高校年鉴的实践与思考[J].兰台世界,2009,(7).。当然，对于搜集到的各类信息还要注意去伪存真、剔除冗余，从而最大限度地提高年鉴信息的密度、深度和有效性。（2）要做好图片、表格配套，充分发挥图表的作用。表格具有一目了然，便于读者利用，作纵、横向对比的特性。图片可以使读者直观形象地获得信息，起到“一图胜千言”的作用。当今，图表的运用已成为年鉴内容不可分割的重要组成部分，它对于丰富年鉴的表现形式，提升年鉴的实用性，有着重要的作用和意义。表格的使用，一般要根据各部分内容的需求而定。图片的选择一般要求既要力求反映新事物、新趋势，突出学校特色、年度特色，又要贴近校园和师生实际、生活，同时还要有一定的艺术性。（3）要增加特色信息。要增加反映学校历史、现状的专题栏目，如校址变迁、特色人物、媒体报道目录等，从而提升高校年鉴的可读性。封面设计上，要考虑实用性和鉴赏性，既要美观大方，还要能体现学校的特色，能适时传递学校历史建设发展的信息。

（四）审校、出版要把好关。年鉴工具书的性质，对所含内容和数据的准确性要求较高。由于高校年鉴编写人员众多（大多兼职），涉及的信息量较大，在编写过程中难免有错漏。因此，必须加大年鉴的编审校力度，把好年鉴质量关。要坚持多级编校制度：（1）供稿过程。供稿单位要对所供稿件负责，要仔细核对所提供信息、数据，按要求规范写稿，努力提高稿件的准确性和规范性。（2）编纂过程。编辑部门要进行多次编校，首先编辑要对所负责版块内容的有关材料、数据负责，除进行内容编辑外，还要进行校对核实，必要时要通过档案或有关部门对相关信息进行核实。全书初稿完成后，要进行编辑间互校，并由主编或执行编辑串校，最后由有关领导或主审审定。（3）出版过程。公开出版的高校年鉴，出版部门的责任编辑还要进行编校，并与年鉴编纂部门进行“三校三审”。对出版部门返回的清样，编纂部门要进行分校、串校，最终由主编或相关人员通览全书，审校定稿，签署审稿意见后方可付印。

三、需要思考的几个问题

（一）要处理好规范与创新的关系。规范是年鉴的共性要求，俗话说“没有规矩不成方圆”，没有规范，年鉴就难以“众手成书”，整个年鉴编纂行业将自行其事，一通乱象。创新是年鉴编纂的个性要求，是年鉴编纂在规范基础上可持续发展的必然选择。规范与创新是一个矛盾体的两个方面，高校年鉴要适应时代发展的需要，就要做到在规范基础上有所创新，在创新的同时保持应有的规范。

（二）要充分考虑年鉴出版的时效性。年鉴作为一种信息载体，需要及时反映、及时出版，才能发挥其时效性和利用率。现在高校规模都比较大，基层单位多，需要编写的信息比较丰富，而编辑人员大都是兼职，因此编校出版的流程周转也较长。从信息传播时效性来看，编纂周期越长，年鉴信息的价值就越低[1]盛况.高校年鉴编纂工作中的问题与对策[J].兰台世界,2007,(5).。因此，高校年鉴编纂工作者要在“早动手、早编辑、早出版”上下功夫，努力做到在保证年鉴质量的前提下缩短编纂周期，在缩短编纂周期的情况下确保年鉴质量。

总之，高校年鉴编纂是一项意义大、作用强、涉及面广的系统工程，积极研究、探索、实践年鉴编纂方法和途径是高校年鉴编纂工作者应该长期思考的课题，这对于不断提高年鉴编纂质量、更好地发挥高校年鉴资政、存史、积淀传播文化的作用有着十分重要的意义。