做好办公室工作的实践与思考

田 颖

（中国石油化工集团公司人事部，北京 100728）

办公室是一个工作机构，是党政机关、社会团体和企事业单位内部设立的办理行政事务的综合部门，是本单位各项工作的“中心枢纽”，发挥着独特的作用。办公室能够正常高效运转，直接关系到一个单位的工作效能、效率、效果。习近平总书记曾在《摆脱贫困》一书中写到，“办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作如何，对党委乃至一个地方全面的工作影响很大。因此，每个地方的领导都非常关心、关怀和关注办公室工作。‘运筹于帷幄之中，决胜于千里之外。’办公室工作做好了，各项工作的顺利开展也就有了可靠保证。”

1 准确把握办公室的定位

办公室作为一个综合部门，是一个单位的信息中心、服务中心和参谋中心，它不仅是综合协调、上传下达的“指挥部”，还是服务领导、服务机关的“大后方”，也是单位形象、单位风采的“塑造者”，既具有执行上级任务命令、统筹本单位工作等宏观职能，又担负着文件收发、材料撰写、业务督办、对外接待等微观任务，地位特殊，作用重大。

1.1 办公室是“桥梁纽带”

对于决策中心来说，办公室是综合办事机构，对各执行部门来说，办公室是平衡协调的枢纽，对上下左右单位来说，办公室是信息网络中心。上级的指示、领导的指令、要靠办公室传达贯彻；下面的情况、基层的呼声，要靠办公室向上反映；左右的交流、内外的配合，要靠办公室沟通协调。因此，办公室要架好通向上级、横贯同级部门、下达直属单位以及员工的各类“桥梁”，做到要事上报、上情下达、下情集中、外情获取，确保每一项工作、各个环节合理、准确、及时地衔接。

1.2 办公室是“调度枢纽”

办公室是一个单位工作运转的轴心，既要参与政务、又要管理事务、还要搞好服务，起着总揽全局、协调各方的独特功能和特殊作用。既得充分了解掌握领导的意图，为领导顺利施政创造条件，又要协调各方准确把握单位、部门和领导决策，抓好落实，确保政令畅通。这就需要办公室要立足高度，树立强烈的全局观念，跳出小圈子、立足大集体，从部门乃至公司大局出发去思考、筹划、安排和处理问题，确保工作一盘棋；要拓宽广度，对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务，周密部署，统筹兼顾，确保工作无缝隙；还要掌握力度，工作到位而不越位、牵头而不当头，把准位置、定位思考，确保工作有效率。

1.3 办公室是“参谋助手”

为领导决策当好参谋者、智囊团，是办公室的一项重要职能。有的领导受分工所限，难以对每个方面都做到了解细致、透彻；有的领导对历史情况不甚了解；有的领导因事务缠身，对某些事情关注度不够，这就要求办公室必须熟悉本单位一个时期以来的工作安排和落实情况，掌握上级文件精神，了解职工思想情绪，并据此提出加强工作的意见和建议，供领导参考，为领导的决策提供支持。

1.4 办公室是“展示窗口”

到一个单位、一个部门办事、下级单位请示报告事项等，一般都是先找办公室，单位、部门的对外联系、对外交往也大多是通过办公室进行协调。办公室人员的作风形象、精神面貌、工作状态、沟通能力都直接影响着本单位的外在形象，人们也是首先从这个“窗口”来看待和评价这个单位。因此办公室以及办公室所有工作人员都要牢固树立“第一名片”的意识，以优良的形象、良好的作风、友善的态度、一流的业绩塑造自身形象，提升单位形象。

2 系统提升办公室工作

办公室承担的实务很多，包括文书处理、调查研究、会务筹办、对外交流、档案管理、机要保密、信访接待、后勤服务等，但综合来看，主要有“参谋助手”“综合协调”“督办督查”“服务保障”等四大核心职能，这“四大职能”也是衡量一个单位办公室工作成绩的主要标志。

2.1 当好“参谋助手”要有高度

领导决策需要大量准确、有效的信息支撑，办公室作为一个单位最重要的辅助决策机构，必须围绕大局找准方向，认真学习、领会、掌握党和国家关于国有企业发展的一系列方针、政策，切实把握中央对国有经济发展的新要求，结合分管业务领域加强先导性研究和前瞻性预判，先想一步，想深一层，为领导决策提供更多富有价值的建议和意见；必须围绕大局反映情况，经常深入基层调查研究，把掌握的一手资料、获取的一线信息、发现的潜在问题如实地反映给领导，使领导获得更多、更真实、更深入的信息，进而帮助领导作出科学准确的决策；必须围绕大局贡献智慧，站高一步想问题，提前一步谋大局，对领导提出的思路措施、工作部署加以细化、深化，做好“下篇文章”，增强工作的主动性、预见性和创造性。

2.2 做好“综合协调”要谋大局

工作的高效运转，需要强有力的协调。办公室处在上级与下级、内部与外部之间的连接位置、枢纽位置，是本单位工作正常运转、内外协调顺畅的重要保证，必须增强综合协调的原则性、系统性，不断完善工作制度、工作程序和工作规则，细化工作职责，厘清各方责任，强化各项工作的计划和统筹安排，使每项工作都有章可循，促进工作效率；另一方面要善于提高协调的艺术性、策略性，既要为领导分忧解难，又不能越俎代庖，既要理直气壮，又不能颐指气使，既要排除阻力，又要讲究策略，既要坚持原则，又要灵活善变，寻求各方共识，理顺各方关系，凝聚各方力量，全面推进各项工作高效、高质开展。

2.3 抓好“督办督查”要求实效

督促检查、抓好落实是推动决策落实的重要环节，也是办公室的一项重要职能。在督办督查工作中，要敢于当“包公”、唱黑脸；对拖拉扯皮的要敢于坚持原则；对贻误工作的，要敢于动真碰硬。要结合本部门实际，创新督办督查工作思路，改进工作方式，完善工作流程，加强结果反馈，在确保事事有着落、件件有回音的同时，不断提高督办督查的严肃性和实效性，确保上级部门和本单位领导的重要决策落得快、落得准、落得实。

2.4 搞好“服务保障”要重质量

办公室作为重要的保障部门，不但要当好领导的“好助手”，部门的“大总管”,也要当好服务保障的“后勤兵”。一要为领导服好务，除了要为领导提供决策服务之外，还要注重提醒领导参加会议、提供发言素材、做好办公服务等工作，切实做到大事不误、小事不漏。二要为部门服好务，落实服务职责和功能，为本部门员工创造良好的办公条件、解决后顾之忧、推动文化建设。三要为基层服好务，提供更多更好的政策咨询和工作指导，热情对待各方面人员尤其是基层员工的来电来信来访，认真答疑释惑。

3 打造一流办公室队伍

扎实做好办公室的工作,除了要把握好办公室的定位，履行好办公室的职责，关键还要具有饱满的精神状态、优良的工作作风、一流工作能力，特别是要具有一流的办公室员工队伍。

3.1 自我要求上从“严”

办公室作为牵头拿总的重要部门，具有示范引导效应。办公室以及办公室全体工作人员惟有“严”字当头，从严要求，才能发挥出“标杆效应”。在纪律规矩上要从严，始终保持政治上的清醒坚定，在大是大非面前头脑清醒，在思想行动上同上级组织保持一致，在日常生活中注重一言一行；在思想境界上要从严，讲政治、讲大局、讲奉献，淡泊名利，甘为人梯，甘做幕后英雄，主动做一些消除误会、减少摩擦、化解矛盾的工作；在工作标准上要从严，不以事小而不为，不以事杂而乱为、不以事急而盲为，该干的事情干到位，会干的事情干出彩；在作为担当上要从严，始终保持有先必争、有优必创的工作激情，开拓进取、勇担当、接地气、抓落实、心系一线、身入一线，多往困难企业跑，多做雪中送炭之事，服务好基层。

3.2 干事成业上从“细”

办公室工作无小事，如果我们说错一句话就等于发出一个错误信号，误表一个态就可能形成一种错误导向，一点小疏忽就会可能带来无法弥补的损失，延误一件事可能就影响整个大局。办公室人员要牢固树立“细节决定成败”的思想，办文要经得起推敲，办会要经得起检验，办事要经得起核查，把每一项工作都真正做到周全细致、不出纰漏。要做好“细”字文章，关键要强化三个意识。一要强化责任意识，不论办任何事情，都以高度的责任心，以高度负责的精神，做到“百密而无一疏”。二要强化精品意识，以精心创精品，以精细创精品，以精准创精品。三要强化效率意识。做事不拖拉，案头不积压，形成“今日事今日毕”的好习惯，宁可牺牲业余时间加班加点去提前完成，也不留工作零尾。

3.3 工作风格上从“实”

始终怀着真诚的心去办事，怀着真诚的态度去服务，从被动服务向主动服务深度转变，想领导所想，急部门所急，帮基层之所需，解员工之所盼，尽心尽力尽责提供一流服务，做到让领导放心，让群众满意。要切实转变工作作风，吃透上情、了解下情，高调做事、低调做人，以真诚谦和做“润滑剂”。要树立良好工作作风，以理服人、以诚待人、以情感人、让来办公室办事的同志们感受到“门好进、脸好看、话好听、事好办”的愉悦。

3.4 处事节奏上从“快”

办公室工作繁杂，矛盾焦点多，工作量大面宽，如果没有高效的工作，就无法保证各项工作的完成，更不要说做出一流的业绩。办公室工作人员必须树立强烈的时间观念、效率观念，案不积卷，事不过夜，积极构建信息灵敏、反应快捷、优质高效的办公室工作机制。一要增强工作的预见性，优化工作流程，减少不必要的工作环节，使每一项工作都力争在规定的时间内、最短的时间内完成。二要增强工作的主动性，提前一步规划目标，提前一步制定计划，提前一步做好准备，做到兵马未动粮草先行。三要增强工作的实效性。在办文、办会、办事上，要分清轻重缓急，重要又紧急的事立即做，重要不紧急的事优先做，紧急不重要的事高效做，做好时间管理、精力管理，以最佳的效率保证最优的工作。

3.5 工作态度上从“恒”

办公室事务性工作多，有大量的事务性工作要做，工作千头万绪、责任重大，既要办文、办会、办事，又要沟通上下、协调左右，工作平凡而琐碎、枯燥而繁杂。办公室人员要稳得住心神、耐得住寂寞，放下身段、扑下身子、甘于奉献、乐于奉献，对待工作不敷衍，对待困难不退缩、对待同事不敷衍、对待误会不埋怨，在平凡的岗位创造不平凡的业绩。

3.6 品格行为上从“廉”

办公室人员在领导身边做事，有“近水楼台先得月”条件和便利。办公室同志要自觉克服经常在领导身边工作的“优越感”和“特殊”思想，严格执行工作纪律，严格遵守廉政规定，始终保持一颗淡泊之心，保持洁身自好。在苦累面前多思得，职务面前多思责，全神贯注抓工作，一门心思干事业。不该争的坚决不争，不该问的坚决不问，不能知的坚决不知，要以甘当无名英雄、甘做别人铺路石的境界做工作、干事业，坚决做到不打着领导的旗号办私事，不利用工作之便谋私利，保持一种积极向上的心态，谋求健康的人生。