中小企业内部控制存在的问题及对策

刘俊秀

(太原师范学院，山西 晋中 030600)

目前,我国的中小企业约有4 300多万家,占到了全国企业总数的99.3%,提供了75%以上的就业岗位。国家发布的《中小企业发展报告(2014)》显示，2013年中小企业新增市场主体数量同比增幅为10.33%,注册资本总量增速为18.21%。由此可见,中小企业在我国整个市场经济中所占的比重日益提高,为国民经济所做的贡献也越来越大。但是,2012年发布的《中国中小企业人力资源管理白皮书》显示,我国中小企业的平均寿命只有2.5年。特别是遇到经济波动、风险不可预测的时期,一些中小企业便会很快陷入困境。除了外部资金、政策环境等一些客观因素的影响外,中小企业自身内部控制如果存在问题,也会在一定程度上影响到中小企业的经济利益,阻碍其生存发展。因此,加强内部控制建设,可以促进中小企业健康、可持续发展,帮助中小企业发展壮大。

一、中小企业内部控制存在的问题

(一)内部控制制度缺失,职能混乱情况严重

我国中小企业的出现是基于早期的个体或私营经济,其投资者也是经营者。一些中小企业往往会存在权力集中于家族内部的情况,用人制度不合理,任人唯亲而非任人唯贤,企业中董事会、监事会的作用有限甚至形同虚设。在这种背景下,企业经营者在经营管理方面可能存在专业知识不足的情况,或是由于业务素质不高而忽视内部控制的建设工作。另外,有些中小企业由于对内部控制的具体设置流程认识不清,或者为了节省员工工资开支,出现了许多一人身兼数职、不相容职位尚未分离的情况。中山广播大学副教授谢晖曾对广东省中山市100家中小企业做了关于内部控制的调查,调查结果显示:只有30%的中小企业认为内部控制的作用很大,有11.54%的中小企业尚未建立内部控制,有5.13%的中小企业存在不相容职位尚未分离的现象。这充分反映了有很大一部分中小企业经营者还没有认识到内部控制对于企业健康发展的重要性,内部控制体系建设也不是很合理、完善。如果这种状态得不到改善,势必会导致中小企业内部控制体系的混乱,达不到应有的控制和管理效果。

(二)监督机制不健全

企业内部控制系统的建立、完善并予以实施,需要内外部力量的双重支持,如果没有外部各项机制、制度做后盾,内部控制体系再强大也是空谈。但是,我国现行的监督机制并不完善,导致企业同样也会忽视内部监督体系的建设和落实。可以看到,在一些中小企业中,管理者经常会对会计工作进行干预,要求相关工作人员按照他们的指示进行账目记录或资金安排,全然不顾相关规定和企业实际情况。部分中小企业的内部审计部门或监督部门只是做表面文章,专门应付检查,对事前监督、事中控制、事后稽核这三个基本要求更是执行不到位,监督职能也不强,甚至为了节省开支,尽量减少对内部审计部门的资金投入和员工投入,请其他企业代为审计或直接缺少审计部门。

恒源煤电是一家主要从事煤炭开采、选洗加工、销售等业务的企业,在当地小有名气，算是有一定成就的企业,但是该企业却未设立内部审计部门,其内部审计工作只是由其他公司的审计部门代为履行,这一做法显然不符合《企业内部控制基本规范》的相关规定,相关部门对其做出了警告。试想,一个企业若缺少一定的监督机制和相关的审计部门,那么企业内部的各项信息便无法得到核实,如果出现了资金短缺或是财产丢失等情况也无法得知,更不用说及时采取补救措施,这只会让企业的损失越来越大。

(三)实施内部控制的工作人员业务素质不高、法律意识淡薄

内部控制需要不断与时俱进,适当进行调整来适应企业在生产经营活动中遇到的各种问题,这就要求员工能跟上工作节奏,适应工作变化。但是在很多中小企业中,负责内部控制工作的员工缺少专业知识的补充、训练，业务素质不高,对业务不熟悉,工作能力也有限,不能及时有效地分析和解决问题。还有一些员工对国家和企业关于内控工作的相关规定和要求缺乏了解,使内控工作在企业内部的推广和执行受到了直接的影响。以上问题若得不到及时纠正或解决,就会导致部分员工法律意识淡薄,利用或寻找企业内部控制存在的漏洞,投机取巧,非法侵占企业财产。而更可怕的是,企业在一段时间内竟然对漏洞和损失无法察觉。

2006年,北京朝阳区青少年活动中心的会计郭某因贪污公司巨款被以贪污罪判处15年有期徒刑。经调查发现,郭某在6年间,仗着自己是公司老员工的身份,全然不顾相关法律的规定和公司内部控制的要求，私自设立工资账户,编造非企业员工的身份来领取工资,通过冒领工资将公司的473万元巨款据为己有。在此过程中,公司对她的违法违规行为浑然不知,直到公司安装了可以内部联网的财务软件,郭某的违法行为才被发现。如果公司内部能经常组织一些业务培训,以及会计人员职业道德和法律法规的相关培训,时常对员工敲敲警钟,或许郭某会很早就认识到自己行为的后果,减少或避免企业的损失,同时自己也免受牢狱之灾。

(四)内部控制环境建设较薄弱，导致企业会计信息失真

当前,我国中小企业内部控制环境建设的问题主要表现在:一是企业对内部部门的结构和职责的划分还不是十分明确,对于合理设置和操作内部控制也没有标准的规定和示范。一些企业即使部门设置比较健全也未能发挥出应有的作用。二是有些高层的道德价值观念发生偏移,为了公司和自身的利益,指使会计人员做假账,人为地操纵报表,冒险去钻制度和法律的空子。三是不注重激励政策的实行,无法调动管理层和广大员工的积极性,缺乏员工对企业的监督和控制力度。公司的组织结构不完善、惩罚机制不到位也是内部控制执行很难达到预期目标的重要原因。

2012年6月,上海公欣工程建设监理中心有限公司法定代表人、总经理吴小莉,因贪污公款被上海市第二中级人民法院以贪污罪一审判处无期徒刑。据了解,吴小莉在2002—2010年期间,通过签订虚假合同、虚增支出、指使会计人员姚某做假账、私设现金小金库、提供虚假报表等职务违法手段,侵占和盗取公司资金,使公司遭到严重损失。通过这个案例,我们可以想象到，如果连企业高层和管理者都无视内部控制的管理和约束,为谋求自身利益而去钻空子,那么普通的负责内部控制的员工就会更加无视规章制度,使企业的内部控制彻底失去作用。

(五)风险意识淡薄,对内部控制的重要性缺乏认知力

随着市场的不断扩大和变化,企业之间的竞争在不断加剧,同时企业在生产经营过程中面临的风险也在逐渐增加。当前,我国中小企业由于历史、政策等原因,其抵抗风险的能力相对较弱,有的中小企业严重缺乏风险意识,意识不到内部控制会对风险进行规避,企业经营者在规避和防范风险方面也缺少一定的经验,同时又缺少外部的监督,就会在不同程度上减少对内部控制制度的关注力度,这使得内部控制的作用大大减小。上文提到的对中山市100家中小企业的调查中,有15.39%的中小企业根本没有建立有效的风险控制措施,这就意味着这些企业在遇到各种风险时无法采取及时有效的应对措施,一旦无法应对便很容易瞬间崩溃。

二、中小企业内部控制问题的成因分析

(一)管理者认识不到内部控制的重要性

中小企业不管是资金、技术还是其他资源,与大型企业相比都十分有限,在企业的生产、经营、管理等方面,企业的经营者和管理者就必然会把成本作为首要考虑的因素,而缺乏对内部控制制度和体系的建设。甚至有一些中小企业的管理者认为内部控制建设是大型企业才需要考虑的问题,中小企业几乎不会遇到大型企业可能遇到的问题,只需要把精力放在控制成本、做好生产和营销获利等方面即可,没有认识到建立和完善内部控制的重要性和必要性。当一项业务的成本较高时,管理者便会想方设法减少开支,或者干脆将其取消。特别是像内部控制这种比较细致繁琐的工作,需要设置的部门比较全面,同时,由于不同职位互不相容的原则,各部门需要的专业人员也会相对较多,这便会给企业增加支出,使企业管理者放弃对内部控制的建立和完善。如果这种状态得不到改善,在中小企业中长期存在负责内部控制的部门与其他部门出现职能重复的情况,分工不明确、职能不清晰,就会出现多头领导、业务交叉混杂、管理混乱、会计信息不能反映真实情况、会计核算不到位等后果。有些企业根本没有设立单独的、专门负责内控的职能部门,导致责任划分不明确,事后核查监督机制不完善。这些都使企业建立的内部控制制度成为一种外在形式,发挥不了原本应该具有的功效。

(二)中小企业的固有缺陷

从外部因素来看,中小企业的发展存在一些限制,比如垄断现象导致一些领域尚未允许中小企业进入,在市场准入、融资等方面的政策支持也比较匮乏,这些使中小企业在生产经营和部门设置等方面不得不考虑成本因素。而且,由于中小企业的资金、技术等资源不是十分充足,大部分中小企业的业务比较单一,业务量也不大,客户来源也比较有限,遇到突发状况的时候相对较少,因此这些中小企业的内部控制设置具有稳定性,只能应对平常频繁发生的业务。但是随着市场经济的波动,一旦发生临时的经济业务或从未出现过的突发状况,原有控制就可能不适用或者不能全面、根本地解决问题,从而影响到内部控制的效率和效果。

(三)企业文化落后,忽视对管理者和员工的业务培训

企业文化是一个企业的价值观、信念、处事方式等的集中表现,能对管理者和员工起到鼓励和示范作用,但是很多中小企业只是一味地追求经济利益和市场地位,而忽视了企业文化建设。即便是建立和明确了各种规章制度,把国家的相关规定时常挂在嘴边,但是却并没有很好地执行,企业的文化、背景、工作行为标准都与这些制度有一定的脱节,不能做到与时俱进。在这种落后的、缺乏创新的企业文化下,员工自然不能端正态度,严格要求和规范自己的工作行为、工作作风,更不用说在内部控制建立健全方面能严谨细致,为其出谋划策了。

在建立了良好的企业文化之后,需要提高管理者和员工的素质使企业文化得到落实。然而,许多中小企业为了节省培训开支而减少或者取消对内部控制相关工作人员的业务培训,再加上不到位的招聘制度、不合理的奖励和惩罚机制,以及管理者缺少对员工业务能力的定期检验和考核,使得大部分员工缺乏主动学习、提高自身业务水平和素质的意识,在工作岗位滥竽充数,对待工作消极怠慢,忽视内部控制的作用,即使有规章制度的约束和要求,也不能按规定执行,犯了错误也无人察觉。这样长期下去,内部控制的漏洞会越来越大,失去其应有的作用。

(四)忽视内部审计的职能

内部审计与内部控制密切相关。内部审计是对内部控制的监督和规范,可以帮助中小企业的经营者和管理者发现问题,并及时地解决问题,与内部控制体系相互协调,共同应对企业面临的风险。尽管有不少中小企业设置了内部审计机构,但是并没有发挥出其应有的职能效果。有的中小企业内部审计机构丧失独立性,与其他部门随意地融合在一起,导致一些中小企业的员工,甚至高层管理者想方设法利用内部监督和审计的漏洞,为自己谋利,完全不顾及此行为带来的严重后果,如果漏洞越来越大,却没有人弥补,那么企业必定不会长久生存下去。而且中小企业若存在一人身兼数职的情况,各部门出现的漏洞和违规行为便不能及时发现,更是为他人侵占企业财产等违法违规行为提供了机会,使企业蒙受更多的损失。

如果内部审计工作不到位、不能深入到企业内部的各个角落,就会使企业的内部控制相对薄弱,建立起来的内部控制也无法发挥实质作用。另外,有些中小企业也会存在管理者对会计人员施压或是威胁的状况,这也严重阻碍了对企业进行监督和审计工作的顺利开展。然而这些行为却不能够及时得到制止和严惩,导致其他企业依此效仿,从而扰乱了市场秩序。

三、完善中小企业内部控制的措施

(一)营造良好的内部控制环境

内部控制环境主要包括员工的胜任能力、管理理念和经营风格、组织结构、权利和责任的分配、人力资源政策与措施、董事会与审计委员会以及反舞弊等内容,是内部控制的一部分。一旦某一环节出现漏洞,内部控制的实施效果就会受到影响，可见内部控制环境对于内部控制工作的重要性。企业内部控制环境的好坏可以直接影响到企业内部控制的贯彻和执行。基于绝大多数中小企业资本、人力都十分有限的现状,每一个中小企业都应该做好以下几方面的工作:

1.企业的管理者必须加强对内部控制的相关认识和知识,提高对内部控制建设的意识,不能为节省开支而忽视对内部控制的建设。并且应该充分认识到内部控制会对企业进行牵制和监督,从而为企业的资产提供一份安全保障,使企业的经营少了一份风险,为企业实现经营目标提供后盾。

2.必须重视企业组织机构建设,应有的部门一个都不能少,而且必须分工明确、职责分明,防止各部门互相串通,共同舞弊。在此基础上,要鼓励各部门相互监督,相互审查,保证内部控制信息能层层把关,准确无误。同时企业的组织架构设计要具有前瞻性,确保短时间内是稳定的,否则企业的控制环境也不会稳定。

3.改革人事和劳资制度,建立相应的激励和惩罚机制,提升员工的满意度和积极性。同时,要定期对负责内部控制的工作人员进行业务考核,督促员工严谨细致地工作,从而不断提高自己的能力,为企业经营出谋划策。对于员工的违法违规行为也要严厉惩处,这样可以起到一定的震慑作用,为企业创造一个纯净的用人环境。

4.定期对内部控制进行全面评价,总结之前的内部控制工作和成果,在企业内部进行研究讨论,然后根据企业的实际情况制定有效的方案,并及时予以实施,以便弥补内部控制在实际操作过程中的漏洞,必要的话请一些专业机构来帮助企业解决问题。

(二)完善内外部监督机制

大多数中小企业由于缺少内外部监督机制,使一些投机行为钻了空子,让企业蒙受损失。所以内部控制应从以下几方面来完善监督机制:

1.建立健全企业内部审计制度。企业审计包括企业内部审计和企业外部审计，企业的内部审计部门是监督企业内部控制的主要力量。内部审计不仅要监督和评价企业内部各成员的日常工作和经济行为,还应对企业的内部控制和经营管理活动提供意见和建议,对企业的风险进行评估,并进行管理和规避等。

2.确立社会审计的监督地位。1993年通过的《中华人民共和国注册会计师法》正式以法律的形式确立了注册会计师社会审计监督的主体地位。相关法律明确规定:“有关法律、行政法规规定,需经注册会计师进行审计的单位,应当向受委托的会计师事务所如实提供会计凭证、会计账薄、财务会计报告和其他会计资料等有关情况。”这一规定进一步确立了注册会计师社会审计监督的地位和作用。

3.联合其他监督体系,共同形成监督合力。对于企业内部控制的监督,我国国家监督的方式有很多种,比如财政、税务、人民银行、证券监督、保险监督等,我们要使这些部门合理分工,明确每个部门的管辖范围和职责,加强对企业内部控制的了解、检查与监督,并且加大执法和惩罚力度,对于违反规定的企业要起到一定的震慑作用。同时,要注意各部门之间信息沟通及时、通畅,保证监督合力的最大化。

(三)加强企业文化建设,培养内部控制人才

良好的企业文化在一定程度上能约束人们的行为,使他们能够按规矩办事,从而可以有效地解决公司治理和会计信息失真的问题。所以,即便是中小企业,也一定要有自己的企业文化,在全企业上下形成一种理念和信心,让广大员工能绝对服从企业的安排和管理监督。由于企业文化是一个企业在发展过程中逐渐形成的,所以经营者在企业开始生产经营之初,就应当严格要求自己和员工,同时要在以后的发展过程中根据企业的状况、政策和客户的要求使自己的企业文化不断充实,与时俱进。

在具备良好企业文化的同时,要经常对企业员工进行业务培训,提高员工的职业素养和工作能力,从而提升内部控制的效率,更好地为企业其他工作的开展提供可靠保障。特别是负责有关内部控制的员工,要定期对他们进行考核和工作检查,保证他们在工作上没有漏洞,能够继续胜任内部控制的相关工作,并为企业内部控制的进一步建设和完善出谋划策。同时依据企业的自身条件,吸引并招进一批优秀的,能具备财务知识、内部审计知识、企业管理知识的综合型、复合型人才,为企业注入新的活力,让企业在他们的管理和监督下准确无误地运行。

(四)完善信息化条件下的内部控制

在信息化高速发展的背景下,可以利用方便快捷的信息技术及时掌握企业的经营状况,了解企业业务的发展,对市场变化可能带来的后果采取相应措施,做到事前有效预防、事中高效控制,实现第一时间的业务处理,并实现集成化、价值化、智能化和网络化的管理。随着信息技术的不断进步,中小企业内部与之相配套的内部控制措施也要及时更新、改善和调整,将信息技术有效地运用到各方面的业务处理过程中,防范和控制经营风险,加强企业经营管理。在具体操作过程中,企业应当建立起完善的数据库,将企业的各项财务信息、交易信息、法律法规、政策信息等汇总起来,特别是涉及到内部审计的信息,要确保企业内各部门的信息都能够相互连接、互相监督,共同促进信息的真实性、准确性,为内部控制的贯彻落实提供保障。

(五)强化企业风险意识,提高企业抗风险能力

在全球经济一体化的过程中,我国的经济发展面临更多机遇,也必须时时应对各项挑战,这就意味着中小企业可能会面临更多困难和挑战。因此,中小企业必须提高自己的抗风险能力,根据自身的生产经营现状和管理特点,制定好应对措施,尽可能地发现企业当下可能存在的各种风险因素,包括内部风险因素和外部风险因素,并分析其可能发生的概率和今后会产生的影响,根据制定好的对策全面实施,让企业能够在短时间内躲过风险,减少或者避免损失。 另外,风险管理和内部控制是有内在联系的,可以相互配合,互相补充，所以要善于运用内部控制来降低企业面临风险的几率。而且内部控制本身就是企业制度的一部分,是为了保证企业各项信息真实准确,防止并及时发现企业中存在的造假、舞弊等行为。合理、充分地利用内部控制,可以帮助企业及时发现错误或问题,严格要求内部控制人员的工作作风,帮助企业避开风险。

四、结语

在中小企业健康发展的过程中,内部控制起着至关重要的作用。中小企业要全面认识到自身的特点,并结合自身实际建立与之相配合的内部控制,从而为其在现有的经济环境中持续成长和发展壮大提供保障。虽然目前我国大部分中小企业内部控制的现状不容乐观,在内部控制过程中存在会计信息不透明、管理不到位等问题,但随着中小企业自身的努力、经济体制改革的深入和现代企业制度的建立完善,中小企业的内部控制一定可以得到较大程度的完善,在提高自身经济效益和管理水平的同时,也为我国社会主义经济建设贡献自己的力量。