高校原始凭证审核问题及对策建议

□韩伟杰

原始凭证是在经济业务发生时由经办人取得或填制的，用以记录和证明经济业务的发生或完成情况的凭证。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据。加强原始凭证的审核，严把原始凭证审核关，保证原始凭证真实、合法、完整、合规是提高会计信息质量的重要保证。

一、高校原始凭证审核工作中发现的主要问题

（一）原始凭证不合规

外来原始凭证是指在同外单位发生经济往来事项时，从外单位取得的凭证。如高校采购商品或劳务取得的票据，教职工出差、参加会议或培训等取得的车船费、住宿票票据，银行的收付款通知单等。在日常原始凭证审核中，我们会发现一些问题，例如：购买方名称填写的是学校简称或只填写了名称未填写纳税人识别号，货物或应税劳务、服务名称开具不规范，无商品明细或明细不是由税控系统开具的，未填写单位、数量、单价等，发票打印不清晰，发票专用章和开具单位印章不一致（不是代开发票），公务卡刷卡小票上商户名称与开具销售方名称不一致等。

自制原始凭证，是指在经济业务事项发生或完成时，由本单位内部经办部门或人员填制的凭证。高校的自制原始凭证主要有教职工绩效工资、科研补贴、课时费等，校外人员劳务，学生奖助学金及参加暑期社会实践费用报销等。在日常原始凭证审核中，自制原始凭证普遍存在的问题有：同类业务不同部门自制表格不一致，发放表中必须填写的发放人职称职务、工作内容、工作时间、发放标准、身份信息、银行账号信息、联系方式等填列不完整，无制表人或未审批，未加盖部门印章，暑期社会实践报销时未附参加社会实践学生名单、费用标准等问题。

（二）原始凭证不合法

随着国家税务总局对商业发票开具格式的逐步规范统一，发票的防伪手段和查询方式也在不断升级，从而有效避免了虚假发票的存在。但在日常的原始凭证审核中，也发现了一些问题。例如外出参加会议、培训存在不实开具的现象；在科研经费的报销中，个别科研人员法律意识淡薄，存在虚造劳务发放或虚开发票套取经费的现象。随着网络的发展，商品的网络化购买、电子发票的出现等，也出现了一些新的问题。在网络购买的过程中，一些商家开具的原始单据不合规，而经办人也无法当面对商家开具的原始单据进行查验，电子发票由于可修改、可重复打印，也存在重复报销等风险。

（三）财务报销审批不严格

无论是外来原始凭证还是自制原始凭证的报销，一般需部门负责人、财务负责人、分管领导等进行审批，有时还存在一个业务事项同时需几个部门进行审批。在实际原始凭证审核中会发现，经常存在审批不严格、职责权限不清楚的现象。例如：在业务事项的审批中，各审批人都签了字，但分管领导认为业务部门负责人和财务负责人会把关；业务部门负责人认为请示了分管领导，财务部门也进行了审核；财务部门对业务部门的有些经济业务并不是非常了解等。

（四）原始凭证报销不及时

根据会计准则的规定，原始凭证的报销原则上应与会计期间一致。这就要求部门或经办人对于发生的经济业务事项要尽快收集取得原始票据，整理粘贴后到财务部门进行报销。但在实际审核工作中会发现，仍然会有经办人员在取得原始票据后未及时进行报销，有些时长甚至在一年以上，这将影响学校会计信息的真实性反映。

（五）会计人员业务知识不全面

为保障财务工作的正常运行，财务部门会设置会计、出纳等岗位，且不相容岗位分离。在实际工作中，财务人员经常是各管一摊，各自负责自己的本职工作，对其他岗位的工作却不甚了解。有些高校财务部门没有进行定期或及时的轮岗，有些岗位几年甚至数十年未轮换人员，造成会计人员业务知识单一，基本技能不高，教职工在咨询有关问题时，经常是一知半解，不能准确的回答。造成经办人取得的原始票据不符合会计制度的相关规定。

二、提升高校原始凭证质量的建议

（一）加强财务管理基础工作建设

高校财务部门必须建立健全会计制度，并实时关注国家和地方新政策的出台，及时对相关制度进行调整。财务部门针对本部门各工作岗位制定详细的工作职责，确定岗位责任人，可制定部门管理手册、基础工作目录、便民服务手册、应知应会手册、工作流程图等，使财务报销工作清晰明了。相关的制度、岗位职责等可在财务处网站发布，方便教职工随时查看。

在原始凭证审核中如遇到无据可依，或是部门经济业务中发生的一些新情况新问题，财务部门也可建立部门议事机制，财务部门全体人员参加的同时，也可聘请校内外专家进行指导，确保提出的解决办法科学、合理、有效，保证其能顺利运行，并发挥应有的作用。

（二）注重审核工作日常问题整理

对于外来的原始凭证，财务部门可对在取得外部原始凭证时（包括网络购买）应注意的事项进行整理、汇总，表述要详细、清晰、准确；对于自制原始凭证，可对学校经常发生的涉及自制原始凭证的经济业务进行整理分类，针对这些经济业务设置规范的原始凭证样表，对于需注意的事项可在备注项详细列明。以上这些都可在校园网或财务部门网站发布，方便教职工随时查看和下载。

（三）加强财务审核和内部审计

加强财务审核，应注重审核报销原始单据是否合理合规，经办人办理经济业务的过程是否符合国家相关规定，如是否达到了政府采购标准，票据是否合理合规，是否用公务卡或转账进行支付等。应充分发挥高校内部审计部门的作用，加强支出日常审计，可对于政府采购或大额资金的支出进行事前审计，不定期对发生的某类经济业务进行审计，提出有效的审计意见。

（四）强化财务信息化管理手段

财务部门应加强财务信息化建设，对财务软件功能进行完善，可联合使用相同财务软件的多家高校，和软件公司进行沟通，尽可能降低发票验证系统等的价格。财务信息化管理不应只限于财务软件的信息化，还可以利用门户网站、公众号、教职工微信群等，发布一些会计制度、会计知识等，通过信息化管理手段的提升，大大加强财务管理工作。

（五）规范财务报销审批工作

针对审批权限等问题，财务部门应向学校领导进行汇报，提出解决的工作方案。可首先查找收集整理可借鉴的相关资料，同时可向学校领导、部门领导及相关人员征求意见，联合各部门，必要时可聘请校内外专家，共同对审批中各审批人的权限和应承担的责任进行明确的划分和说明，并报学校校长办公会议、党委会议等审议。

（六）加强会计制度并宣传工作

为保证会计制度“深入人心”，学校可借鉴广告宣传策略，对会计制度进行“铺天盖地”的宣传，通过多种多样的的宣传方式，如校园网、财务网、校园电子屏、宣传栏、宣传页、公众号、教职工微信群等，使广大教职工耳熟能详。高校也可以利用课程录制中心，录制一些实务操作视频，使教职工在学习时有更好的直观体验。

对于会计制度的“深入人心”，笔者觉得有个很重要的环节就是会计人员和报销人员的一对一详细讲解。在日常工作中，教职工对于会计制度只是有一些了解，并没有进行深入的研究，在实际报销中，如每个会计人员对经办人员在取得原始凭证及报销过程中遇到的问题都能进行面对面详细讲解，不但可以使经办人员“豁然开朗”，还能使会计制度深深扎根其心中。

（七）不断提升会计人员基本技能

一是强化业务学习。要不断提高会计人员的基本技能，不只是本职工作技能的提升，对其他岗位工作也要应知应会。要加强会计人员的业务学校，学习方式可以是鼓励自学、每周部门定期学、走出去学等。对于每周的定期学习，可以是学习相关的财务知识，也可以是每个岗位的会计人员对本岗位的工作内容、日常工作中容易遇到的问题及解决的方法等进行讲解。通过学习，不断提高会计人员的整体技能水平。

二是执行定期轮岗制度。定期轮岗要符合会计法的规定和内部控制要求，同时确保会计人员知识的更新和业务水平提高，从而为培养高素质的财务人才打下基础。为保证定期轮岗的顺利实施，还能保证财务工作的正常运行，可建立岗前培训、“AB”岗等相关机制。

总之，原始凭证审核工作是财务会计的基础性工作。财务部门应实时关注内外环境的变化，不断完善相关会计制度及财务运行机制，通过广泛的宣传，借助先进的信息化手段，不断加强会计基础建设，不断提升会计人员基本技能水平，强化原始凭证审核，保证原始凭证的真实、完整、合规，确保为学校提供高质量的会计信息。