企业应收账款管理中的法律风险及对策

景秋云,姚好霞

(山西省政法管理干部学院，山西 太原 030012)

应收账款是指企业因销售商品、提供劳务等经营活动,应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。[1]对于多数企业来说,都希望能以现销的模式尽快地回笼资金,但是在当前市场经济模式下,企业自身面临着很大的竞争压力,为了保证市场占有量、稳定销售渠道、给企业带来更大的收入,企业又不得不向客户提供赊销。这样一来由于应收账款的增加,从而给公司带来了一定的风险。应收账款的持有时间越长,回收的可能性越小,再考虑到资金的时间价值,应收账款的持有更是会扩大损失。因此,应收账款管理是企业管理的重中之重,[2]企业重视应收账款的管理,可以减少企业成本,有效提高资金回笼速度、降低经营风险,为企业带来效益。

一、应收账款管理不善带来的危害

应收账款是把双刃剑,应收账款的存在有助于实现账面上的销售额,提高产品的市场占有率。但如果管理不善,会使资金使用效率下降,现金流出增加,夸大经营成果,增加催收成本,对企业营业周期产生影响,增加应收账款管理过程中的出错概率,应收账款超过一定限度,甚至会关系到企业的生存。

1.降低企业资金使用效率。应收账款会让对方企业占用大量的流动资金,本企业无法充分的利用这部分资金,增加了企业资金周转的难度,甚至影响到企业正常的生产经营。

2.增加企业的现金流出。按照权责发生制,确认收入时就要缴纳相关的税费,应收账款的存在,使得企业不得不垫付相关税费,增加企业当期的现金流出,减少现金流入。

3.夸大经营成果,虚增资产。在权责发生制中,收入的确认时间是交易实现的时候,不是货款到账的时候,所以应收账款的存在会使企业的销售收入增加,利润增加,夸大了经营成果,出现有盈利却无资金的困境。同时,应收账款又反映在资产负债表中的资产中,由于应收账款的收回有不确定性,所以明面的资产大于实际的资产。

4.增加企业管理成本。应收账款的增加,增加了公司对客户资信调查以及催收账款的费用,还有可能增加相关工作人员,增加了员工的工资费用。

5.增加机会成本。应收账款的机会成本就是由于资金未能及时收回而失去再投资机会的损失。应收账款的大量存在,尤其是逾期应收账款的增加,意味着滞留在对方企业的资金越多,机会成本就越高。

6.产生坏账损失。坏账损失是由于付款方违约导致应收账款无法收回而造成的损失。应收账款余额越高,越容易产生坏账,给企业带来很大的损失,甚至会影响到企业偿还其他企业到期债务的能力,严重时导致企业破产。

二、应收账款管理的风险点

1.企业缺乏法律保护意识。发生应收账款后,有些企业只依靠电话催收、上门催收等自己的私力量解决,不借助法律的手段保护自己,疏忽诉讼时效,容易使自己的权利陷入难以实现的困境。

2.管理责任主体不明确。应收账款的管理会涉及到销售、财务、管理等部门,但具体该由谁来督办不是十分明确,容易出现相互推诿的现象。

3.信用管理机制与应收账款信用政策不健全。多数企业缺乏独立的信用管理部门,相关制度也不健全,没有专业的客户信用等级评价体系,再加之企业各部门之间沟通不畅,导致有些信息失真,致使企业管理者不能对客户做出全面的分析和判断。

三、企业应对应收账款风险的法律防控措施

(一)加强相关人员的法律意识培养

依法治国是我国的基本国策。企业在管理应收账款时从客户资信的调查,合同的签订,到应收账款的催收都离不开法律知识。要树立和提高相关人员的法律风险意识,注重管理层、财务、业务销售等人员对民商法、公司法、合同法等相关法律知识的学习,充分利用法律手段来保护企业财产安全。遇到金额较大、客户无力偿还等难以清收、存在较大争议的应收款项事项,应积极寻求法律专业人士的指导和帮助,以确保应收账款的收回,减少损失。

(二)事前管理

1. 设立专门的资信管理部门。该部门负责客户资信调查评估、客户资信档案的建立和管理、客户资信信息的定期更新等工作。

首先,要对客户的信息做充分的调查了解,这些信息包括客户名称、性质、营业范围、规模、资金状况、营运能力、偿债能力等;其次,注意调查客户的重大变动,及是否存在违纪违规的行为。第三,及时更新客户的信用信息,根据新的信息调整赊销方案。

2. 根据客户的信用级别采用不同的赊销策略。企业在销售时要对不同信用等级的客户进行分级管理,制定不同的赊销策略。企业对客户从五个方面进行分级评价,包括品德、能力、资本、担保和条件,再根据不同的信用度,制定不同的赊销金额和赊销期限。

3.建立健全的赊销审批制度。要建立与客户资信等级相适应的赊销审批制度。根据每笔业务发生的金额、需作赊销的额度,建立从业务经办人的申报,到销售部门经理签字审核、总经理的审批,整个审批流程要体现出与客户资信等级的一致,既要体现灵活高效,又要避免销售人员的草率和盲目赊销给后面的应收账款回笼带来的损失。同时要将报批手续以及后面发生的合同、发货单等材料,交给专职人员建立业务档案,以备之需。

(三)事中管理

这个阶段主要表现在合同的签订和履行环节的风险防范

1. 规范合同的订立行为,防范合同风险。企业进行赊销时往往要订立合同,合同文本要规范、严谨,最好由专业的法律人士起草,应明确企业销售人员在与客户洽谈、签订合同,催收货款等方面的权限,不得随意签订合同。要注意防范合同风险,合同风险主要涉及到合同诈骗、合同瑕疵、合同不履行、合同纠纷等风险。合同签订时要严密详细,要尽可能的核实对方的资信状况,防患于未然。审查对方法人主体是否适格,对方代理人身份是否真实,妥善保存对方授权性文件,避免欺诈和无权代理的情况;如果对方是设立中的公司,要以其出资人或发起人的名义签署买卖合同,或者要求其出资人或发起人做出书面的付款担保,要求出资人或发起人提供经确认无误的地方地址。调查了解对方的被授权人是否滥用权力,是否超越代理的权限,代理的权限是否已终止,避免表见代理,表见代理订立的合同虽然有效,但是会加大坏账的风险。无论初次订立还是后期变更合同,尽量用书面形式对合同进行确认,避免口头合同,书面合同最好使用自己的合同文本。如确实需要采用口头合同,应注意收集交易的证据,如信函、转账单、对账单、收货单、发票等经济交往的单据,也可以合法的收集录音录像等视听资料。审核合同的条款,避免语意模糊,产生歧义。明确履行期限。履行期限的确定,关系到公司应收账款何时回收的问题,关系到判断交易双方是否逾期及如何承担逾期付款责任的问题。所以在订立合同时,要以具体的时间或明确的时期对付款时限进行约定。明确争议解决方式。出于避免地方保护主义和节省费用的考虑要明确发生合同纠纷时由哪个法院或仲裁机构解决,在何地解决。选择法院时,注意要符合级别管辖及专属管辖的规定。货到后要求收货人在收货单上签字并加盖公章,妥善保管交易凭证。

2.加强合同履行环节的管理。按照合同的约定按期准备商品的数量、规格、型号。安排专人负责发货,遵照合同约定的供货时间、地点及时发货,并在发货单上附规范、详细的产品信息,及时和客户确定收货信息,并把相关资料归档。收款时,有专人负责,付款方式要安全,收到的汇票、支票等应及时办理转账手续,杜绝业务人员私下收取现金货款,对于付款方式应尽量选择快速、安全的付款方式。开票时应遵照合同约定的客户名称、金额,避免虚开的风险,同时在送交客户时,应让客户作签收,形成发票签收书面记录。

(四)事后管理

1.设立专门的清欠办,成员可由销售部、财务部、管理部组成,把追款的工作具体到个人,追究经手人的责任,将追回的欠款作为员工考核的指标之一,建立奖罚制度。企业的高层负责人要结合财务部、销售部等各部门的信息,从全局把握,为管理应收账款提供整体思路,指明方向。

2.完善应收账款的催收制度,针对每笔应收账款的不同情况,确定合理的讨债方法,先语言婉转的催收,再频繁的电话催收,上门催收,必要时采取法律的手段,如申请支付令、提请仲裁或诉讼。同时要注重保留催讨的事实证据。

3.诉讼时效。根据最新《民法总则》规定,诉讼时效期间为三年,起算点是从知道或应当知道权利被侵害时。所以企业要注意诉讼时效的问题,在法定的时效期间内及时行驶自己的权利,如果超过诉讼时效期间再起诉,债务人就具有了诉讼时效的抗辩权。为了避免这个问题,我们可以采用一些措施来中断诉讼时效,使诉讼时效期间重新起算。如:(1)及时履行合同到期权利,催促债务人还款,并留下要账的资料,方便将来举证。(2)在约定时间内欠款人没有还款或没有全额还款,可以让债务人重新签订还款计划书,注明还款期限。债务人愿意还款,就说明承认债务,视为成立新的欠款,诉讼时效重新计算。(3)定期和客户对账。每年编制对账单,和对方企业核对确认收款情况及欠款金额,并签字盖章。对账可以明确双方之间存在赊欠关系,可以中断诉讼时效。如果欠款方拒绝在对账单上签字盖章又不履行债务,说明欠款人品质有问题,早做诉讼的准备。(4)如果客户还款有困难,或有能力还款却还款意愿不强,可以直接采用法律手段,如依法申请支付令、提起诉讼、申请仲裁,也可中断诉讼时效。

3.盘活资金,借助应收账款出售与融资渠道提高变现能力。(1)开展债务重组, 欠款一方如果确实有财务困难,可以做出一些让步,比如,用欠款方的资产来清偿债务,把债务转化为对欠款方的投资,修改原来的还债条件,也可以采用三者相结合的方式。(2)建立应收账款的保理业务。 如果符合一定的条件,企业可以把没有到期的应收账款转让给有保理业务的金融机构,获得流动资金,加快资金周转。[3]保理业务主要有融资, 买方资信调查, 应收账款管理、催收和坏账担保等功能。[4](3)进行应收账款证券化,应收账款证券化是把不具备流动性的应收账款量化,使其具备更强流动性,把其未来的现金收入出售给投资者的过程。应收账款证券化的前提是符合期限合理,合同条款质量高,信用记录良好,未来能产生相对稳定现金流等条件。

总之,企业应当充分重视应收账款的风险防范,应通过建立和实施有效的法律防范机制,把应收账款所带来的风险降低到最低的限度,实现有效的规避和减少损失,最终实现企业利润的最大化。