东莞开放大学教务管理“一站式服务”研究

马俊玉　易平　张润阶　莫懿君　熊瑞云

【摘要】东莞开放大学正在打造教务管理“一站式”信息化服务平台（即一个账号和密码在手，招生、学籍、注册、排课、选课、考试、成绩、办证、教材等信息均可直接在平台查询）。教务管理信息化从学校层面，能够提高管理质量，减少人为失误；从学生层面，能够快捷获得学习支持服务，提升学习满意度。

【关键词】开放大学 教务管理 “一站式”服务

随着东莞开放大学办学规模扩大，学生人数增多，专业细化，导致教务管理日趋复杂，工作量成倍增长仍无法满足学生需要。我校正在搭建信息化管理平台，如何把教务支持服务的各个环节：学籍、注册、考试、成绩、办证、教材等嵌入到平台中，并突出对镇街教学点和学生的统一管理，实现在平台上提供“一站式服务”的目标，需要教务部门在工作实践的基础上给出针对性强的建设性意见。

一、我校教务管理的现状和问题

（一）信息化水平不高

目前我校教务管理工作的各个模块相对独立，数据各自独立，无法做到资源共享。例如，招生工作结束后，招生管理人员把新生人数转给学籍管理人员，然后逐步做出各类统计表格。这种运作方式，不仅效率低下，还容易出现失误。

（二）平台过多，无所适从

由于考核要求不同，部分课程需要在平台上完成测评。由于国家开放大学和广东开放大学不同的课程给出的平台不同，学生要完成测评，必须找出相应的平台，给学生带来很多的不便和困惑。

（三）多头管理，交叉重复

对学生的管理存在多头管理的情况。例如，某门课程的考试信息，教务人员、教学点班主任、任课教师都通过各种途径通知学生。学生只是被动的接受信息，没有发挥其主观能动性。

二、打造“一站式”服务平台。实现智能化管理的建议

教务支持服务工作是学校顺利运行的核心部分，教务管理信息化能更好的促进学校的发展，提高服务水平。“互联网+教务”，即教务支持服务体系信息化成为亟待解决的问题。随着我校智慧校园的实现，教务支持服务信息化系统将涵盖教务教学中的各个环节：招生、学籍、注册、排课、选课、考试、成绩、办证、教材等，这些环节将构成一个有机的整体，真正实现对使用者（学生、教师、教学点管理人员等）“一站式”服务（即一个账号和密码在手，以上信息均可直接查询）；而对教务管理人员，则可以通过信息化平台，减少人工操作的时间，避免工作重复操作，并避免出现人为的错漏，实现教务信息处理的自动化，大大提高工作效率与准确性。

（一）实现考试工作智能化管理

1.开发东莞开放大学报考平台。对广开的数据进行细分处理，根据我校实际情况，分类并独立操作各教学点、考点和学生的数据，使组考过程的报考、订卷、考场安排等环节智能化，减少人工统计的出错，保证数据的准确性。避免出现漏报考，少订卷，学生走错考场考试等情况。

2.开发考试通知单、成绩单网络打印平台。将考试时间和考室的编排融合在一起，学生可一次性打印出自己考场数据，清楚自己的考试时间安排和课程安排。通过平台可以打印自己的个人成绩单，了解自己的成绩，做好考试的报名工作，顺利完成学业并毕业。

3.开发“教育部统考网”平台，简化报名程序。学生只需输入学号、密码，选择自己需要报考的科目、考试时间，完成网上缴费工作。准考证打印、成绩查询、补考等工作均可以“一站式”完成。

（二）实现成绩、学籍工作智能化管理

1.成绩智能化管理。对教学计划与考试成绩数据进行匹配融合。教学计划导入平台，管理员通过查询筛选，便捷整理出各学期的开课情况，考务人员据此整理考试数据。学生通过平台“一站式”操作，了解学习计划和进程，掌握考试成绩，及时做好个人学习和考试计划。避免学生因不了解、不清晰而错过考试，导致不能正常毕业的情况，减少学生与学校的矛盾，保证学生能按时顺利完成学业。

2.肄业生毕业申请智能化管理。肄业生是指由于各种原因没有按期毕业的学生。肄业生的帮扶工作尤其有必要，在成绩查询平台中增加“申请毕业”按钮，方便肄业生在符合毕业条件时提交申请毕业的请求，便于教务处导出数据审核。

3.本科学位申请智能化管理。开发“本科各专业学位申请”平台。便于学生根据自己学业完成情况，申请毕业、申请学士学位、暂缓毕业等的操作。

4.学生信息智能化管理。平台网页设置学生信息栏，学生本人或者教务人员及时更新个人的通讯方式。通过后台数据汇总，根据权限设置，班主任、教务处、教学处等部门能使用最新的信息，及时将相关学习、考试信息通知到位。

（三）实现教材工作智能化管理

实现数据共享，整合其他平台导入的教学计划和班级人数，统计当个学期开设某门课程的总人数。与省校的教材订单对接，自动生成所需要征订教材的数量。通过点击开课计劃，可以生成每个班的实际教材清单。设定教材达到一定数量后，自动分配到相关的班级，并打印清单，作为分发教材的凭据。录入学期课程注册人数后，可生成需要退补教材的班级清单。教材发放工作完成后，生成各班的教材费用，作为财务收费的依据。自动生成教材库存数据，用于后期教材征订。

（四）实现答疑服务智能化管理

教学点教务人员和学生在管理和学习中会遇到各种问题，快捷答疑是衡量服务质量的一个重要标准。在教务工作平台里面，设置答疑链接，学生输入问题，系统就会自动弹出解决方案。学生也可在上班时间点击相关链接，接通教务处的固定电话，及时得到帮助。

运用信息化技术，打造智能化管理平台，实现“一站式”服务，可节约管理成本，推进教务管理的标准化管理水平；可避免人工操作失误，提高工作效率；可整合各个教学点的各种管理资源，避免多头管理：还可为学生自主性学习提供便利条件。