高校图书馆与二级学院资料室文献资源整合的思考

【摘 要】 本文分析了高校图书馆与二级学院资料室文献资源整合的意义及作用，结合西安财经学院图书馆与资料室文献资源整合的现状，提出了进一步完善文献资源整合的建议：馆室合作开展图书采购工作，共享图书采购信息，优化资源；加强编目数据质量的监控，为资源共享打下坚实的基础；派专业馆员定期对资料室的管理和使用进行业务指导。

【关键词】 高校图书馆；二级院资料室；文献资源整合；实践思考

教育部教高〔2015〕14号印发《普通高等学校图书馆规程》中指出“高等学校图书馆是学校的文献信息资源中心，是为人才培养和科学研究服务的学术性机构，是学校信息化建设的重要组成部分，是校园文化和社会文化建设的重要基地。图书馆的主要任务是：建设全校的文献信息资源体系，为教学、科研和学科建设提供文献信息保障；建立健全全校的文献信息服务体系，方便全校师生获取各类信息。”高校图书馆的服务对象是面向全校师生员工，二级学院资料室主要是为各院系教学科研服务的。随着互联网的快速发展，高校的学科发展，新时代高校图书馆应具有文献资源种类多样化、信息传递网络化及文献利用共享化的特点。但是目前图书馆与二级学院资料室大多是各自为政的管理模式，没有实现资源共享，已经难以适应高校学科发展的需要。

近几年，国内许多高校已经开始认识到文献资源共建共享的重要性，有的学校通过文献资源共建共享在本校的教学和科研中已经取得积极的建设性成果；有的学校仍在全校文献资源整合的探索和学习中。由于各高校的历史文化沉淀、图情管理人员特别是二级学院资料室管理人员的整体素质、学校专业跨度以及信息現代化建设等有一定的差异，我们可以学习借鉴他人好的经验，但不能照搬照抄。有的学校照搬了文献资源的“共建”，但不能达到真正的“融合”，最终也不能实现资源的共享。各高校一定要结合本校的实情，通过不断的摸索分阶段分步骤实施自己的整合模式。目前，西安财经学院正处在整合与共建文献资源的初期阶段，笔者通过学习和具体的整合工作对高校的文献资源整合工作提出几点思考建议。

一、高校图书馆与二级学院资料室文献资源整合的意义

1、文献资源整合有利于学校的教学科研全面发展

资源整合的目的是为了共享，是为了发挥资源的最大效益。将学校所属二级学院资料室的文献资料加入到图书馆文献资源管理系统并不是简单的数据整合，并不是为了仅仅增加校图书馆文献资料的数量，而是为了更好地利用有限的资源，使广大师生既能了解和利用学校图书馆和各自学院资料室的图情资料，还能很好的利用其他院系相关专业或交叉学科的文献资料，甚至可以通过系统达到二级学院资料管理人员与图书馆员的动态学习交流。由此图书馆员能更好地了解师生的实际需求，进一步提高图书馆的服务和建设；有利于提高二级学院资料管理人员的素质，从而形成一个动态良性的管理服务体系，为学校的教学和科研进一步提升提供及时快捷有效的服务，促进学校的全面发展。

2、文献资源整合有利于二级学院资料室的规范管理

由于历史原因，二级学院资料室的管理和资料的使用相对独立，由二级学院直接管理。首先其资料室管理人员大多不是图情档案管理专业且相对封闭，参加学习交流的机会较少；其次对图书资料的管理仍然停留在原始的手工方式，在实际管理中操作难度大，致使文献资料的损坏和遗失相对严重；最后管理人员服务意识淡薄，被动服务，师生查找不便，一定程度造成资源浪费。

将图书馆与二级学院资料室文献资源整合，首先能大大提高资料室管理人员的工作效率。将资料室和图书馆的文献资源集中到一个网络平台，建立统一的管理模式后，资料管理人员可以通过网络使用图书馆集成管理系统进行管理，由此资料管理人员可以从手工管理方式中解放出来，师生查阅更加方便快捷；其次，资料室管理人员有更多的时间和机会参与学习，逐步提高管理人员的整体素质。通过整合，他们与图书馆员的业务交流机会会更频繁，相互学习的机会会更多，同时使图书馆对二级学院的真实需求更加了解；最后，逐步提高文献资料管理人员的服务意识和服务水平。通过整合可以逐步将二级学院的文献资料管理人员的业务考核统一到图书馆的考试模式下，迫使资料管理人员提高自身的业务水平和工作能力，加强与图书馆馆员间的联系，从而提高其服务意识和服务水平，带动全校整体图书文献资料的管理和服务水平，为学校的教学和科研更好地服务。

3、文献资源整合能更有效地合理利用有限的经费

资料室的资源不能与图书馆共享，不纳入图书馆统一的管理系统，各资料室就不能快捷有效地统计出自家的“家底”，更不用说清楚其他二级学院的文献资料情况。大合校原因，二级学院资料室的文献资料有与本院专业完全不符的文献资料在该资料室沉睡，恰恰是其他二级学院的专业需求，造成资源的浪费。馆室不进行整合，不纳入统一系统，在历次采购前的查重中各资料室是凭印象，凭感觉，图书馆则是只能查重本馆数据，造成大量的图书重复采购现象。

资源整合后，资料室可以通过数据库了解图书馆和其它资料室的收藏情况，也能快速有效地统计出本资料室的藏书情况，由此各二级学院可以更有针对性提出文献资源的采购计划，从而将有限的文献资源采购经费使用到更需要、更紧迫、更合理的学科建设和专业需求方面。图书馆也可以通过数据库更清楚明了地掌握各资料室的情况及反馈信息，真实地了解各院系的专业文献需求，才能明确采购方向，制定详尽有效的采购方案，才能有计划、有重点地安排、调整和改进整个文献信息系统。这样，既解决了文献经费短缺问题，提高有限经费的使用效率，又能及时有效地满足各院系不同层次的用户需求。

二、西安财经学院图书馆与资料室文献资源整合初见成效

西安财经学院为迎评促建和更名大学工作，达到教育部对普通高等学校本科教学水平的评估对图书资料总量的指标要求，加大对图书馆和二级学院资料室图书资料的经费投入，并决定由图书馆负责指导文献资源建设相关事宜。西安财经学院图书馆和二级学院抓住这一契机开始合作共建，进行文献资源整合，经过近2年的资源共建工作已初见成效。endprint

西安财经学院共有二级学院资料室13个，截止2017年9月二级学院资料室图书资料共有15多万册，但各院系资料室的存量并不是相对均衡，既有合校后遗症原因，也有阶段性专业建设和领导重视度原因，致使有的院系藏书多达4万多册，有的则只有3千余册。各院系根据专业发展需求征订报刊的种类相对比较均衡，且近三年呈逐年上升态势，全校2015年征订报刊621种，2016年746种，2017年761种。

从2016年3月开始，西安财经学院正式启动图书馆与资料室文献资源整合工作。为了使该项工作顺利有序地开展，为了使文献资料整合后达到真正的目的，校主管领导亲自挂帅组成相应的工作组，一方面摸清图书馆和二级学院资料室的家底，另一方面派人到先进经验的兄弟院校学习，在此基础上经多次讨论，确定从实际出发结合未来专业发展需求先从三个方面着手开展文献资源整合工作。

第一、加强硬件设施建设。学校首先投资更换了版本更高、更加方便快捷的图书集成管理软件，其次是为二级学院的资料室配置了一批新计算机，并开通相关院系和部门资料室校园网网络接点，接通与图书馆的内部网络。同时为二级学院资料室安装图书馆集成管理系统，管理模式与图书馆阅览室相似。资料室仍分布在各院系，资料室内文献资料的借阅、使用范围和规则必须与图书馆协调一致，资料室可根据各二级学院实际制定相应的管理细则，这样做的优势是并不涉及财产、经费的整合，只对文献信息资源整合，有利于初期整合工作的开展。

第二、培训、辅导、协助资料员完成图书加工与数据录入工作。二级学院的文献资料进入图书馆同一数据库，就是以同一标准统一分类、编目，建成一个全校统一的书目文献数据库。为此图书馆除了要求对口图书馆员跟进，还抽调专业人员分批次培训资料室管理人员相关专业知识，以及图书加工流程。二级学院资料室原有文献图书入图书馆的数据库工作主要是图书馆专业馆员指导并协助逐步完成。经过一段时间的培训、学习、实地指导和协助，各资料室管理人员已基本掌握了图书馆集成管理系统的应用和图书加工流程。截止2017年9月各二级学院资料室图书加工与录入图书馆书目数据库合计近11万册。

第三、联合采书。文献资料的整合是为了充分地利用有限的资源，将有限的经费用到更加需要和合理的地方，使图书资料对专业建設和科研发展起到真实的效果。为了让资料室管理人员能尽快了解图书采访流程，二级学院能采购到专业发展急需的图书，图书馆多次组织专业人员指导资料员、图情教授、各专业老师到中标书商组织的现场采书会采书和用电子书目采书。通过联合采书达到图书馆采编人员、资料员和专业老师相互学习，共享图书需求与采购信息的目的。

三、进一步完善文献资源整合具体工作的建议

通过文献资源整合具体工作的实践感受和经验，提出以下几点思考，以期进一步完善该项工作。

1、馆室合作开展图书采购工作，共享图书采购信息，优化资源

图书馆的图书采购工作是一个复杂而系统的工程，不能为了完成每年的采购计划任务而简单地实施，如不能将有限的资金用到专业发展和建设上来，这样采购回来的书就成了真正的“藏书”。高校图书采购是一个动态的过程，必须在充分了解图书出版情况、采集本校师生需求信息和学校未来专业建设和科研发展方向的基础上，经反复讨论，拿出切合实际的年度采购计划和采购实施方案。过去的惯例做法是完全由图书馆的文献资源建设部门负责，做的好一点的也是简单地征求各二级学院的意见和建议，而二级学院往往也是盲目的。馆室合作图书采购就是指图书馆的文献资源建设部门的人员必须走出图书馆，不仅要注重日常的图书出版动态信息，还要和各院系充分合作，组建一个以图书馆文献资源建设部门为核心，各院系资料室和专业老师代表等积极参与，共同协作的工作组织体系，当然还需要建立合理有效的沟通机制和良好的决策机制才有可能全面完成图书采购工作中的各项任务。

由于各院系的资料室大都与本学院的办公室在一起，这就在地理空间上和时间上给资料室老师与各师生随时交流提供了有利的条件，资料室老师与院系师生的交流比较多，资料室管理员及有关老师也比较了解本学院的专业设置，课程开设，以及科研项目的研究进展情况，也会掌握学院各层次水平，学生人数，阅读水平和文献需求内容等。所以，图书采购只有让资料管理员和教师代表参与进来，才能达到优势互补，既减少重复购置，节约更多的成本，又能充分地利用现有资源，与新购资源形成互补，来满足专业的需求，让有限的资源更好的服务于广大师生及科研人员。

2、加强编目数据质量的监控，为资源共享打下坚实基础

资料室编目数据的质量直接影响到全校的书目数据库质量，书目数据库质量直接影文献资源的共建共享。大部分资料室管理人员即使经过培训在短期内也无法独立胜任分编工作，因为他们大部分没有图书馆学专业知识，这些专业知识都是需要系统学习和具有多年的工作经验才能准确把握。所以，在资源整合初期，由于现实情况，资料室的书目数据库建立主要以图书馆专业人员指导、协助、监督资料员实际参与，书商具体操作完成，在整合初期书目数据库质量或大或小都存在着问题，建议在条件允许的情况下设立专人负责检查和修改，保证文献信息数据的准确、规范，以及数据库的安全。只有长期系统的做好这项工作，才能为校内资源共建共享的发展打下坚实的基础。

3、图书馆派专业馆员定期对资料室的管理和使用进行业务指导

由于种种原因，资料室管理人员的专业背景和长期的管理模式使得资料室管理员对广大读者的服务方式、方法，对文献资源的整理归纳能力等均相对滞后。所以在文献资源整合初期一定要将工作细化，针对图书馆管理人员和资料室管理人员以及学校管理实际，制定切实可行方案，不可一蹴而就，最后要么成空中楼阁，要么是半途而废。

在文献资料整合初期，一方面会增加资料室管理人员的工作量，另一方面由于采用新的管理模式，资料室管理人员肯定不适应，会有一定的心理抵触情绪。首先必须做好宣传工作，使图书馆的员工、各二级学院领导和广大教师，特别是资料室管理人员思想上认可该项工作的目的和意义；其次制定出切实可行切合实际的工作办法和步骤；最后图书馆应抽调专业专门人员具体负责推进。图书的加工、分类、编目、排架、借阅，以及集成管理软件的使用等是环环相扣，相互衔接的工作，工作前期的指导工作尤为重要。图书馆应指派专人负责指导具体业务工作，并分配到具体的资料室管理人员，根据各学校图书馆人员实际可以是一个专门独立出来指导各资料室的具有较强业务技能且熟悉掌握图书馆的全套工作流程的图书馆员，也可以由图书馆各部门的专业人员来兼职，分别负责各项业务的指导。

要在全院实现真正意义文献资源共建共享，就要对图书馆与院系资料室的资源进行全面整合，各学校可以根据实际情况决定在一定期限内全面完成，也可分步进行，如先整合中文图书和期刊，等各方面条件成熟了再完成全面整合工作。

整合高校图书馆与二级学院资料室文献资源，建立完整的文献保障体系是未来高校图书馆的发展方向，然而图书馆与资料室的文献资源整合是一项任务艰巨的工作，当前各高校大都只是刚刚起步，需要一个过程，它工作范围广、牵涉面大，目前仍有许多问题有待探索和解决，需不断改革、创新和努力。只有得到学校领导，特别是二级学院领导的重视，得到图书馆工作人员和资料室管理人员的高度配合和支持，并投入一定的人力、物力、财力以及配套的、完善的管理制度和相应的管理程序，才能真正实现全校文献资源共享，更好地为学校教学和科研的发展提供强有力的文献资源保障。

【参考文献】

[1] 教育部.普通高等学校图书馆规程.教高〔2015〕14号.

[2] 吕春. 高校图书馆与资料室文献资源整合的实践思考[J].楚雄师范学院学报，2009（6）.

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[7] 朱建军等.高校院系资料室与图书馆的整合途径和方法[J].科教文汇，2016（5）下.

【作者简介】

张润梅（1970-）女，硕士，西安财经学院图书馆副研究馆员.endprint