新形势下档案创新管理

◎梁 丹

（中国水利水电第六工程局有限公司 辽宁 丹东 118000）

随着网络信息化技术的普及，计算机的应用给人们的生产生活带来了便利。由于档案管理工作人员缺乏创新意识，在新技术开发方面表现的积极性较差，严重阻碍了相关工作的进步和发展。

一、档案管理工作存在的问题

（一）管理理念陈旧

领导层对档案管理工作的重视程度不足，认为其在实际工作过程中没有存在的意义，导致在日常工作中各部门容易忽视档案管理工作，认为档案管理只是单纯地抄录相关文件并封存起来。由此看来，陈旧的管理理念严重阻碍了档案管理工作创新的步伐[1]。

（二）管理手段落后

目前档案管理仍然沿用传统落后的工作方式，许多单位仍保留着手动操作，人工抄录、借阅、登记等各个环节大大影响了工作效率，且容易出现差错，影响使用者的判断。信息技术发展为管理人员提供了多种档案载体选择[2]。但由于缺乏信息开发、利用方面的投入,造成档案资料的内在价值无法充分发挥出来，使现有档案不能为单位发展提供有价值的资源。由于经费紧张等原因，自动化、数字化发展滞后，管理方式单一，无法达到新时期下档案管理工作的发展要求和建设目标。

（三）管理人才缺乏

档案管理人员的水平与企业的信息服务质量直接挂钩，目前大多数的企业的档案管理人员存在服务意识差、无法达到数字化的内在要求等问题，且近年许多档案管理人员开始向其他岗位流动，造成经验丰富的档案管理者流失。新入职的档案管理者仅依靠书本学到的知识进行整理工作，缺乏对业务的了解和掌握，且容易受到工作体制的限制，缺少创新性思维。

（四）管理制度缺失

许多地区没有形成健全完善的档案管理制度，容易造成相关工作人员在实际进行档案管理工作时缺乏制度章程参考，导致日常档案管理工作存在很大的随意性和不确定性。比如，工作者不能按照规范对相关资料进行收集和归档，也不能依照管理细则的规定分类保存档案，使得日常管理工作杂乱无章[3]。尽管有些单位已经意识到这一点，参考国外先进的管理办法建立了档案制度，但由于缺乏严格的执行力度，在日常工作中还存在职责划分不明确的现象，出现问题时管理人员相互推脱，互不担责。

（五）档案监管缺位

各种不利因素造成档案监管缺位的现象，各部门忽视档案收集的及时性和准确性，加上档案资料没有直接与全体人员的年终考核成绩挂钩，无法起到监管作用。任何一项工作的开展都需要建立强有力的监督机制，才能起到应用的作用，档案部门的工作也是如此。如若缺乏对档案管理工作的严格监管，就会造成资料管理不规范、不合规的后果，也就表明档案监管的缺位在一定程度上会造成单位管理工作的混乱。

二、新形势下档案创新管理策略

（一）创新管理理念，树立档案意识

企业领导应当起到示范作用，转变思想观念，重视起内部档案的管理工作，准确认识到档案资料所起的重要作用，支持引入信息化技术，创新工作方式，大力支持档案部门的工作。档案管理人员应当热爱自己的本职工作，遵守国家和企业制定的各项法律规范和制度规定，努力进行档案宣传工作，争取促进全体人员自觉树立档案意识，全心全意为企业服务。

（二）创新管理手段，提高工作效率

科技是第一生产力，只有紧跟时代发展的步伐，创新管理手段，才能从根本上提高工作效率。增加计算机在档案管理工作中的应用，提高信息化档案管理水平，建立电子信息库，帮助企业管理者准确地掌握各项信息。科学先进的档案管理办法能够有效促进档案管理工作的开展，档案管理部门要在实践过程中摸索经验，积极主动创新档案管理办法[4]。例如，在烦琐的工作中依据档案类别和性质进行管理，缩短工作时间，提高工作效率；档案管理部门的管理人员还可以充分运用计算机制定各类Excel表格，将相关资料打印保存留档供领导翻阅，有利于增加工作的灵活性。

（三）创新业务技能，提高服务水平

档案管理者要对自己的工作重视起来，正确认识自己岗位所起的作用，积极学习专业管理知识，努力做好每一个工作细节。档案管理者的业务技能水平关系着档案资料的质量，所以相关人员必须努力提升自身的服务水平，除了加强对专业知识的掌握外，还要提高计算机操作水平。部门领导也要根据科室情况合理分配岗位职责，争取达到“尽其才、尽其能”的目标。为了保证档案管理工作的先进性，企业应每年定期招聘新职工，充分提升整体的活力，提高工作效率。另外，要对档案部门人员定期开展培训教育，邀请专业水平高、管理技术强的讲师来分享经验，交流心得，提高单位员工的工作能力。

（四）创新管理制度，完善管理机制

新时期下，档案创新管理策略的制定还要在创新管理制度和完善管理机制方面下功夫，真正使管理工作有证可循、有法可依，使档案管理人员做到知法、守法。档案管理部门要想制定出科学的管理制度，需要做好以下两方面的工作：一方面，确定档案管理的规范性。档案管理工作具有连续性，确立档案管理的规范性能够为后期工作的开展提供参考借鉴。另一方面，制定严格的人员奖惩制度，建立目标责任制。为了提高档案管理人员的工作积极性，单位应当对在工作中表现优秀的职工进行物质和精神上的奖励，具体表现在年终考核、工作薪酬等各个方面，努力形成示范作用，鼓励部门内的其他职工主动向其学习，提高积极性。

（五）创新监督体制，确保档案管理长足进步

档案工作的开展需要建立相关的监督机制才能发挥出其宏观管理的职能，促使其朝着正规化、制度化、合理化、科学化的方向发展。创新监督机制，及时跟踪目标的实施情况有利于确保档案管理工作的长足进步[5]。此外，监督机制的形成有利于帮助档案管理人员更加认真严格的工作，向专业型人才发展。

三、结语

随着科学技术的发展，传统的档案管理工作方式已经无法适应当今社会发展的要求。各企业应当高度重视档案资料的重要作用，不断提升自身的档案管理水平，创新档案管理方式，努力做好档案的开发与利用工作。