物质集中采购存在的风险及对策

路　光

(武钢有限采购部(国贸公司)，湖北 武汉 430080)

集中采购被越来越多的大型公司所接受，它能为公司降低采购成本，实现公司高性价比采购目标。本文以武钢有限协同宝钢股份进行物质集中采购为研究对象，分析武钢有限协同宝钢股份进行物质集中采购的必要性及存在的风险，并对未来发展提出建议。

一、集中采购定义

集中采购适用于特大型企业、股份公司或跨国公司中能够形成一定规模优势的批量且标准化程度较高的同类货物和服务，如大批量原燃料、资材备件、工程设备等。集中采购是将一定时限内不同需求主体重复和分散的同类货物或服务需求进行整合归并，形成集中批量采购的规模优势，实现采购需求、采购时间、采购人员、采购地点以及供应商的适度集中，实现需求标的及服务高性价比的采购组织形式。

二、武钢有限协同宝钢股份进行物质集中采购的必要性

1.战略调整的需要

宝钢武钢整合后，宝钢股份四个生产基地服从总部整体的管理要求，总部对原燃料、工程设备、资材备件的集中采购成为宝钢股份的采购战略选择。

2.宝钢股份自身特点

宝钢股份的四大生产基地采购需求具有一定的通用性，宝钢股份可以从集中采购中得到高性价比的物质，可在与供应商的年度谈判中获得更多的价格谈判话语权，可以通过集中采购保障资材供应的平衡性和连续性。

3.物质集中采购能帮助宝钢股份降本增效

2016年中国粗钢总产能超过8亿吨，若不能大量淘汰落后产能和关停地条钢，中国钢铁很长时期将处于供大于求的局面。在这种形势下，宝钢股份对外主动拓展市场，对内强化集中采购一体化管理，持续开展降本增效活动，这成为宝钢股份应对恶劣市场环境的主要策略。武钢有限协同宝钢股份稳步推进集中采购降本增效工作， 2017年1-7月份，原料、资材备件及工程设备集中采购业务协同降本创效1.7亿元。

三、武钢有限协同宝钢股份进行物质集中采购存在的风险

武钢有限协同宝钢股份进行物质集中采购之前，采购体系存在的风险可以从组织体制、业务流程、信息化建设与电子商务、物料代码体系、供应商管理、监督管理等方面进行分析。

1.组织体制

武钢有限公司采购职能分散到其内部各部门，它们分别为采购部(国贸公司)、工程设备部、设备管理部、计控公司、机电总公司、金资公司、运输部、技术中心等。这些部门使用不同的管理办法、采购流程及政策，为公司物质集中采购管理带来一定的障碍。

2.业务流程

业务流程方面存在的风险主要有：1)武钢有限内部各公司的采购业务流程都不完全相同，流程控制也有区别，存在一定的风险；2)通常，备品备件从计划申报到签订采购合同并送货，周期长，备件库存周转率低；3)武钢有限内部各部门供应商选择决策过程不公开、不透明。

3.信息化建设与电子商务

信息化建设与电子商务方面存在的风险是武钢有限内部各单位信息化发展水平不平衡，无论是办公系统、财务系统，还是产销系统，各单位的系统未对接，信息不能互通。这些都影响集中采购信息化建设一体化进程。

4.物料代码体系

物料代码体系方面存在的风险主要有：1)部分单位虽然有物料编码系统，但是物料分类缺乏一定的科学性和严谨性，不能适应采购一体化物料编码的要求；2)由于部分采购物质的分类界定模糊，不同业务部门之间经常对此争论不休。这些因素影响到集中采购业务的正常开展。

5.供应商管理

供应商管理方面存在的风险主要有：1)部分单位的供应商中独家供或中间商比例大，供应的连续性与稳定性受到供应商生产风险以及投机风险的威胁较大，采购物质价格很难降低； 2)每个单位对供应商的评价标准不统一，对供应商管理水平参差不齐，供应商的进入门槛有高有低。这些因素影响到集中采购的质量、价格。

6.监督管理

武钢有限各单位的监控制度仍不完善，公司监督管理部门行使职责不到位和监督管理队伍的工作能力和素养有时也会给物质集中采购工作带来不利影响。

四、防范武钢有限协同宝钢股份进行物质集中采购风险的主要对策

针对上述存在的风险，武钢有限协同宝钢股份进行物质集中采购时，主要采取下列应对策略。

1.建立集中采购的组织架构

武钢有限按照宝钢股份文件精神要求，对标宝山基地采购部门机构设置情况，对现有机构设置及职能进行调整，将工程设备部、设备管理部、计控公司、机电总公司、金资公司、运输部、技术中心的采购职能进行集中，统一由采购部(国贸公司)进行采购管理。为全面推进物质集中采购信息化工作，有效推动原料、资材备件、工程设备集中采购信息化对接，武钢有限抽出精干人员成立武钢有限集中采购信息化专班，接受公司领导直接管理，同时制定激励约束机制、工作流程和工作标准，提高集中采购的专业化水平和效率，保证采购实施和管控工作精干高效。

2.修订管理制度，规定集中采购工作流程，规范集中采购目录

对照宝钢股份的管理制度，武钢有限采购部修订了相应的管理制度，先后下发了资材备件供应商管理制度、原料供应商管理制度、采购方式管理办法、供应商二方审核管理制度、采购供应链系统物料基本信息管理办法等制度。同时，武钢有限采购部还重新梳理了专业化、标准化的集中采购工作流程，使得各相关部门紧紧围绕集中采购工作程序，协同配合、规范运行，确保集中采购质量和成效。

另外，武钢有限采购部根据集中采购整体情况，合理确定集中采购的范围、规模、标准，定期分析需求变化情况，及时进行动态调整。

3.建立集中采购信息化管理系统

依托宝钢股份物质集中采购系统和标准财务系统，宝钢股份建立物质集中采购信息化管理系统覆盖武钢有限，它能规范、透明、高效地完成集中采购任务及共享采购交易信息。

同时，欧冶采购平台配套物质集中采购系统覆盖武钢有限，主要内容包括：

1)能完成在线寻源，实现拟选、询价、报价、拟签、中标结果全流程在线交易。

2)与物质集中采购系统对接实现电子合同业务，替代传统纸质合同。

3)与物质集中采购系统对接实现结算发票录入、查询与打印功能。

4.构建宝钢股份物料代码体系

关于物料代码体系，武钢有限采购部对标宝钢股份资材备件采购部，对现有的物料分类进行梳理，整理出原料物料叶类数量为31类，资材备件部物料叶类数量为769类。下一步，武钢有限采购部按照宝钢股份提供的物料清单来梳理现有20余万条料号，能够匹配宝钢股份的物料代码的直接引用，不能匹配宝钢股份的物料代码则要新增物料代码。对于分类界定模糊的物料代码，遵循如下原则来判定：先看物料代码名称，再看物料代码属性，最后看物料代码的生产厂家。四大生产基地最终实现统一使用宝钢股份的物料代码体系。

5.引入宝钢股份供应商管理经验

武钢有限优化现有的供应商渠道，加大取消中间商力度，打破独家供，引入宝钢股份优质供应商，采用宝钢股份的供应商管理办法来管理武钢有限的供应商。同时，武钢有限效仿宝钢股份，建立采购成果总结评价机制，修订供应商年度评价制度和供方二方审核制度，将供方产品技术性能、质量、价格竞争性、履约结果、经营动态、售后服务等评价记录在供应商档案中。

另外，武钢有限借助宝钢股份欧冶采购平台可完成供应商在线管理，内容包括供应商在线注册、信息管理、资质管理及预警、供应商自荐入围、禁入名单管理、合格供应商的启用、停用等。该采购平台与物质集中采购系统在线协同，实现供应商信息同步统一管理。

6.建立健全监督管理制度

武钢有限建立与集中采购体系相适应的监控制度，公司内控部门不断提高监督管理队伍的工作能力和素养，加强对集中采购实施前、实施中和实施后的监督控制，结合集中采购组织架构、岗位职责以及业务流程环节，科学设置监控节点，借此规范采购行为，避免法律、商业和廉政风险，杜绝腐败交易。同时，依法必须招标的项目要接受有关行政、社会公众的监督。

参考文献：

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[2]卢青，王捷，林锦国.B2B企业电子采购的探讨[J].商业研究，2004(22)：173-177.