贯彻落实《实施意见》精神档案工作思考

李月华 副研究馆员

(中国科学院微电子研究所 北京 朝阳 100029)

《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，为我院今后长时期推动档案工作创新跨越发展的政策性、指导性文件。认真贯彻落实《实施意见》，进而提高我所档案管理工作是当务之急。通过学习《实施意见》和先进单位的档案管理经验，感觉我所档案管理工作还要不断的提升和进步，结合我所档案管理工作实际情况，思考如下:

1 建立完善的档案工作制度，实行档案的规范化管理

规范档案工作，首先要不断完善我所的档案管理制度，使档案工作逐步走向规范化管理。几年来我所制定了研究所档案工作的规章制度如有:《中国科学院微电子研究所文书档案建档规范》、《综合档案管理规范》、《中国科学院微电子研究所综合档案室工作职责》等，随着档案管理工作规范化水平的提高，我所的档案管理制度也要不断完善，才能适应新形势下档案管理工作的需要，所以建立完善的档案工作制度才是推动我所档案工作规范化管理的基础。

2 提高文书归档材料的齐全性和完整性

在文书档案收集归档工作方面，我所还存在改进之处，个别兼职档案员在每年的归档工作中延迟归档时间，不能够完整准确系统的完成文件材料的归档;很难做到应收尽收。

我们要重点加强各部门文件材料收集、整理、分类等预立卷工作的开展。兼职档案员需按照有关规范及时收集已经办理完毕的文件材料，每季度将预立卷材料进行分类:文书档案各职能处兼职档案员平时应注重文件材料的收集积累、分类存放和电子目录，年底完成整理立卷，于第二年三月底前进行归档移交。

3 加强科研过程材料的收集，确保科研关键技术文件归档

科研档案平时不注重档案过程材料的积累工作，项目归档往往缺少科研关键技术、研制过程材料。今后项目组需重点将科学研究过程形成的技术文件材料进行收集整理、编目，同时形成电子目录，具体工作由兼职档案员定期(建议每季度)与课题组成员沟通材料收集情况，按阶段准备并完成材料归档，并将归档材料由课题负责人或相关完成人员签字、盖章、标明日期，在项目结束后三个月内完成归档工作，确保我所各类档案归档材料齐全、完整和规范。

4 建立全所项目档案的归档制约机制，使归档工作符合规范要求

《实施意见》中强调“加大项目档案收集归档力度”，对照实施意见要求，我所项目归档工作重点改进之处有:不重视把档案工作纳入项目整体工作，不好做到档案归档工作与项目管理同步实施，同时缺乏归档的制约机制，也影响着档案归档的齐全完整性。

结合我所档案管理工作，明确科研项目(课题)档案管理职责，具体如下:

(一)科技处职责:

1、进一步推进科研项目(课题)档案管理工作。

2、科研项目(课题)立项时应对承担任务的课题组提出科研课题预立卷要求;通知综合档案室，综合档案室负责下发科研课题文件积累袋;同时科技处按科研课题管理过程积累有关的科研课题管理文件，负责本课题管理文件材料建档工作。

3、研制过程之中，随项目(课题)的进展，按阶段检查科研课题进展情况和技术文件同步归档情况，检查时通知综合档案室共同进行，综合档案室负责指导、检查科研课题文件的形成、积累和预立卷工作。

4、项目(课题)准备验收之前，项目(课题)管理人员与档案人员共同检查科研课题归档材料是否齐全、完整。

5、验收会结束后，将验收意见及时归档。

6、结题时，通知综合档案室;同时通知课题组在三个月内完成课题归档工作，由科技处负责检查，依据任务书和合同提出要求，检查其课题完成情况，课题材料是否齐全、完整(综合档案室配合)。

7、课题结束整理后全套材料与电子版目录一并送交综合档案室。

8、课题结束后如有成果申报时，应由科技处负责留存全套申报材料，申报批复后，将申报、获奖材料统一归档，个人奖项可留存复印件归档。

9、如项目产生产品、推广材料，需科技处督促项目组补充归档。

(二)研究室职责:

1、课题组长、科研人员、兼职档案员加强档案归档意识。

2、新开科研课题课题组要做好各自分工，并由专人负责研究材料归档工作。

3、定期(建议每月)将科研过程记录由课题负责人签字归档保存。

4、随时更新科研过程相关材料，如材料有变更要及时更新归档材料。

5、上报到上级管理部门材料需准备一式两份，1份交给上级部门;另1份应归档保存。

6、科研课题结束，要在3个月内将研究过程材料交给科技处，经科技处审核后，移交档案室。

7、填写归档说明书，在规定时间内将全套材料进行移交。

(三)档案室职责:

1、新开课题发放档案积累袋、科研课题文件归档范围和保管期限表。

2、协同科技处，跟踪进行科研过程预立卷检查。

3、课题结束接收科研材料，检查其完整性、准确性、真实性。

4、按时装订、组卷。

5、填写备考表。

6、编写案卷目录。

5、加强培训，落实科研、文书等档案的预立卷工作

我们将分层次进行档案工作培训，提醒兼职档案人员和相关工作人员注重文件材料的平时积累，做好日常归档材料的收集，确保科研项目关键技术材料、文书重要文件材料的归档，做到各类归档材料齐全、完整和规范，提高档案收集和预立卷水平，促进预立卷工作开展。具体方法如下:

1、集中培训:针对全所各职能部门和各研究室兼职档案员，以讲座形式进行关于科研课题档案和文书档案收集和预立卷工作培训，要兼职档案员了解各自收集范围和时间。

2、现场指导:依据科研项目特点，分别对项目管理人员、课题负责人、课题研究人员分层次进行关于科研项目档案管理和预立卷工作现场培训和指导，增强科研人员档案意识，提高科研档案预立卷水平，保证科研项目归档质量。

档案是研究所工作的支撑和基础，是研究所文化的记忆和传承，我所档案管理应紧抓契机，积极作为，加大各类档案规范管理力度，确保档案的完整性、准确性和系统性，推动微电子所档案工作再上新台阶。