浅议电力工程监理档案存在的问题及改进措施

孙白玉

（山东诚信工程建设监理有限公司， 山东 济南 250101）

0 引 言

工程监理档案是监理单位在履行监理合同过程中开展监理工作的真实记录，是工程建设及竣工验收的必要条件，也是评价监理工作、界定监理责任的重要依据。因此，做好档案管理工作，保证档案资料的完整性、成套性、原始性和安全性，尤为必要。

1 工程监理档案的重要性

在工程建设中，档案资料管理并不是一项额外的工作。作为工程建设的原始记录，每一项工作的完成都有对应资料的生成。要形成一套完整、符合规范的工程档案，并非一朝一夕即可做到的。它取决于前期完备的工作策划、切实可行的管理制度、标准统一的日常操作，以及各参建单位、各级工程管理人员对制度的充分执行和相互配合。它是从工程开工直至竣工，在不断的形成、收集、整理、检查和修正的过程中日积月累的结果。

基于档案的凭证及参考价值，从工程建设的角度来看，工程项目档案记录了工程建设的全过程，是全面考核工程建设成果、检验工程质量的见证和依据，更是竣工验收、达标投产、工程创优的重点检查环节。监理档案更是其中不可缺少的组成部分。

从监理企业的角度来看，完整有效的档案资料有利于界定企业在工程纠纷中的法律责任，维护企业的合法权益；为技术管理工作提供详实的参考资料，便于借鉴经验、提炼技术、提升核心竞争力；为企业的资质提升、市场开发提供业绩证明；也为员工个人资质的提升，提供个人履历支撑文件。

因此，做好档案管理工作无论是对工程项目建设，还是监理企业自身运营都有着非常重要的意义。

2 工程监理档案工作中存在的问题

2.1 文件无原件

部分归档文件形成的份数不足，在向建设单位归档后，无原件向本单位归档。GB/T 50328—2014《建设工程文件归档规范》中要求“归档的工程文件应为原件”。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第 69 条规定“无法与原件、原物核对的复印件、复制品”不能单独作为认定案件事实的依据。

在工程初期，未对归档份数要求做好充分的预估，造成了后期归档文件原件的份数不足。

2.2 文件签字、盖章不规范

在归档验收时出现的问题包含：印章漏盖或用章不正确；审批意见、签字漏签；笔迹过于潦草无法辨认签署内容；签字人职责与文件规定的签署权限不对应；签字方式不正确，未对应文件条款逐行签字；文件代签字，同一签字人在多份文件的签署笔迹不一致等。此类问题会大大降低文件真实性，从而影响其法律效力，降低档案的查考、凭证价值。GB/T 50328—2014《建设工程文件归档规范》中要求“工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备”。此项要求，不仅是文件质量的基本要求，也是各类考核、检查的基本审查项。

签字、盖章的不规范，一般是因为对文件质量的审核不到位，文件签署人对档案的重视程度不足，对文件质量要求的了解不到位造成的。文件代签是因为文件形成进度滞后，工程人员调离前未能将职责范围内的文件处理完毕造成的。

2.3 归档文件不齐全

(1) 缺少闭环文件。如监理工程师通知单、设计变更通知单、检查通报等文件，关系到工程质量，需要施工单位整改关闭问题，形成回复闭环文件。而缺少闭环的文件是由于未及时对需要闭环的文件进行盘点、关闭；待工程结束时，部分参建单位已离场或相关人员已调离，难以弥补缺失文件。

(2) 文件或文件的附件有缺失。产生这问题，一是由于对文件收集、归档制度的执行不够严格，文件管理人员不熟悉业务知识，未保留文件；二是由于交接工作的不到位造成文件遗失，项目部人员调动频繁，新、旧管理员的工作交接不清，或原文件管理人员调离时暂无人接替，形成工作空档。

2.4 归档文件分类、组卷系统性不强

此类问题体现在文件的排列未按施工工序或文件形成规律排列，破坏文件成套性，文件内容无法相互支撑、相互对应。如工程质量报验，单位工程质量验收文件的卷内排序与项目划分表中单位、分部、分项、检验批的划分层次不一致；报审文件与监理过程审查记录、需闭环文件与其闭环回复未对应保存。

产生此问题，一是由于资料的管理未能做到全员参与，文件管理人员得不到专业技术人员支持，无法针对文件的专业特点进行整理；二是文件管理人员缺乏业务知识，没有成套性、系统性的管理意识，只注重单份文件的收集。

3 存在问题的原因分析

3.1 对档案资料管理的重视不足

(1) 将档案资料管理作为事务性工作对待，繁忙时甚至忽略，造成资料问题积压。

(2) 没有全员参与的理念和机制，资料人员处于“单打独斗”的工作状态，得不到专业技术层面的支持配合。

3.2 资料管理人员业务能力不足

(1) 资料人员一般为兼职或临时招聘，上岗条件宽松，人员流动频繁。新上岗的资料员处于边干边学的状态，不能及时发现出现的问题，或发现问题时找不到有效的解决措施，造成资料质量缺陷。

(2) 资料工作呈现“事附于人”的状态，资料管理水平取决于资料员的工作经验，新上岗人员的业务知识也只是通过老资料管理员的帮带培养。长此以往，容易造成工作方法陈旧，管理水平低层次循环。一旦有经验的资料员离岗，管理水准就得不到保障。

3.3 资料管理不重视前期策划

(1) 工程开工前对文件质量、形成份数、典表格式、文件编码规则等未做详尽考虑，未与各参建单位就统一的文件标准进行交底，造成各参建方的文件质量不统一，后期难以协调、修正。

(2) 制定的工作制度和工作标准不能指导具体工作。项目监理部虽制定了管理制度，但内容大多照搬规程条款或其他项目制度条款，缺少具有针对性的流程设计和问题处理措施。

(3) 对于技术人员与资料员管理责任的界定不清晰，导致出现工作相互推诿、议而不决的现象。

3.4 过程控制不到位

(1) 考核机制难以落实，制定的考核标准与实际工作环节不能对应衔接，造成考核制度成为一纸空文，缺乏考核约束机制。

(2) 资料管理运行的关键性节点不明确，造成文件质量审查、内容关闭和归档整理等责任不清晰，工作状态含混不清、效率低下，工作问题难以及时解决。

4 解决问题的对策及建议

4.1 提高对档案工作的重视程度

档案资料是监理工作的实时记录，是界定工作责任的法律凭证。根据监理责任终身制原则，档案资料的管理是各级监理人员实施监理工作的基础。因此，应加强档案工作法制性、重要性的日常宣传教育，制定相应考核措施，以便提高各级监理人员的档案意识，提高对档案工作的重视程度，形成全员参与、全过程管控的工作思想。

4.2 提高档案人员的素质能力

档案管理人员是档案管理的主体，是工作运行的核心力量。随着国家、行业对档案要求的提高，档案人员发挥的作用也在不断提升。这对档案人员的管理意识、从业条件、业务能力有了更高要求。

对于提高业务素质有以下四点要求。

(1) 定期对档案人员进行专项业务培训，包含新入职员工培训与项目部在职员工培训。培训内容包含职业道德、法律法规、业务标准、学科理论及与实际工作问题的结合。

(2) 对于档案人员需要掌握的业务技能，不只限于文件收发，而应深入工程建设第一线，了解工程进度及各专业的工作内容，掌握各类文件形成的规律和特点，明确文件意义所在，并在此基础上不断探索精细化、规范化的管理方法。

(3) 不断提升工作的协调能力和个人的语言表达能力。对于需要多部门、多专业配合的工作必须能够讲清楚、会归纳。

(4) 熟练掌握和应用各类信息管理软件，适应现代化的管理手段。

4.3 重视前期工作策划

在实际工作中，对前期工作的策划应做好充分的考虑，将档案资料管理纳入工程项目管理程序中，确立工作目标，统一工作要求，规范操作流程，与工程项目的实施同步管理。

称取一定量的纯化后的玫瑰茄花色苷冻干粉，配制成1 g/L的花色苷溶液，用0.2 mol/L Na2HPO4和0.1 mol/L柠檬酸缓冲液配制成pH=2.2的花色苷溶液，分装5个带帽试管中，每个试管中的花色苷溶液体积均为20 mL，其中海藻酸钠、CMC和β-环糊精均按浓度比取 1.0%，分别放置在 80 ℃、90 ℃恒温水浴锅和100 ℃的恒温油浴锅中，避光加热150 min，每隔30 min测定5组花色苷含量的变化。为避免溶液在加热过程中水分蒸发而引起浓度变化，每次取样后，标记好水位线，下次取样测量前用相同温度的蒸馏水将花色苷溶液补充至前一次取样后的水位线。

4.3.1 统一文件标准要求

DL/T 5434—2009《电力建设工程监理规范》中规定：“为保证监理文件的完整、分类有序，工程开工前项目监理机构应与建设单位、承包单位对文件的分类、格式、份数达成一致意见。”实际工作中，由于各参建单位对标准的理解不同及工作习惯等原因，造成了文件在分类方式、典型用表、编号规则、形成份数等方面执行标准的不一致。在开工前作出统一规定，可避免文件编制不规范的现象，有利于日后工作的开展，更为创优迎检、整理归档工作打下良好的基础。

4.3.2 制定文档管理制度

DL/T 5434—2009《电力建设工程监理规范》规定：“项目监理机构应制定文件资料签收、送阅与归档及起草格式、打印、校核、签发、传递等内容的文档管理程序。”监理部建立文档管理制度，结合过往工程经验和现场工作特点，对各项工作内容进行流程设计，可以细化、明确管理标准和规范日常操作，对实际工作起到有针对性的指导作用。另外，根据现场工作的变化，应适时升版，确保制度与实际工作的良好衔接。

4.3.3 明确档案资料管理职责

DL/T 5434—2009《电力建设工程监理规范》规定：“项目监理机构应在工程项目开工前建立监理档案资料管理制度，指定专门人员随工程施工和监理工作进展进行监理文件的收集整理和管理工作”；“总监理工程师职责：主持整理工程项目的监理文件”；“专业监理工程师职责：负责本专业监理文件的收集、汇总及整理”。在工程建设各项活动的关键环节和各项流程中，应建立全员参与的思想，做到“明确责任、专人负责”；总监理工程师应指定专门人员管理档案资料，主持建立档案管理网络体系，并监督运行；监理工程师对自身职责范围内的文件资料，应与工程进度同步形成并及时收集，注意对文件内容合规性审查；鉴于工程资料的专业性较强，在资料交予资料管理员后，监理工程师要予以配合与支持；资料员要掌握工程信息资料的交流方式和文件收发、传阅的方法，建立文件管理台账，做好文件资料的收发登记、跟踪闭环、整理保存，并掌握文件格式用表、编号规则、签字盖章手续等基本质量要求，做好文件质量合规性审查。

4.4 加强过程管控

4.4.1 重视档案工作交底

对于档案工作交底，一方面，档案管理人员参与开工前交底，了解工程建设程序及文件形成内容，便于建立管理框架，做到主动管理；另一方面，档案资料管理人员对各级监理人员进行资料管理的交底，明确文件的归档范围、质量要求、编制要求以及日常传递流程。通过工作交底，使各级监理人员了解文件在形成、流转过程中需要注意的问题，建立档案人员与技术人员的沟通渠道，便于工作配合。

4.4.2 建立档案资料管理网络体系

项目监理部人员流动频繁是常态，但也给档案资料管理带来了难度。建立档案资料管理网络体系，一方面便于对文件资料的形成和流向实行跟踪管理；另一方面能够明确管理职责，强化分级管理，逐级落实管理措施，便于对档案管理工作的监督检查。

4.4.3 严把质量审查

对于文件的审查分两个部分，一是文件形成过程中的质量审查，二是档案移交前的质量审查。

在文件的接收、签审、发送、保存等各环节，资料管理人员和各级监理人员要在职责范围内履行对文件完整性、真实性、有效性的审查义务。

档案归档移交前，对档案编制及案卷质量进行审查。监理工程师进行技术审查，对应工程管理程序、施工工序审查文件形成的完整性；根据现场施工情况审查文件记录的内容真实性；依据国家、行业标准审查文件签署程序的规范性。档案人员进行档案审查，对应归档范围审查档案完整性及文件质量；按归档整理要求，审查文件分类的合理性、组卷排列的系统性、编目的规范性。

4.5 实施考核制度

建立考核制度，一方面可以检验工作效果，便于发现问题、总结经验；另一方面能促进相关管理人员对各自的职责的履行。此外，考核标准应量化，应统一制度要求、考核内容及工作流程，避免考核流于形式。

5 结 语

电力工程监理档案管理是一项涉及到多部门、多专业、多个参建单位配合的复合性、系统性的工作。要保证归档文件的质量合格，就要注重全过程的管理及全员参与配合，不断提升档案人员的业务素质，并且在工程竣工后形成一套有价值的监理工作成果记录。