基于信息系统的行政查房实践

王洪忠，陈宇宁

（南京市胸科医院院部，江苏 南京 210029）

南京市胸科医院自2012年开始，对行政查房工作持续改进，已逐步形成一套基于OA（办公自动化）系统，以目标为导向，以问题为抓手的行政查房新模式。

1 传统行政查房方式的不足

医院行政查房就是检查各临床科室围绕医院的年度目标和科室的委托管理目标而组织的各项工作开展情况，并给予具体的指导，促进医院年度总目标的实现［1］。传统查房方式是由院领导带着职能后勤部门到备查科室去听汇报，科室提问题，职能后勤部门逐一发言，最后院领导总结。归纳起来有以下几点不足。一是查房无重点，更有甚者在查房时根本不知道要查什么。二是查房形式单一，时间长，陪查现象严重。三是对查房认识存在误区，认为家丑不可外扬，只说成绩不说问题，起不到举一反三，学习借鉴的作用。四是查房只查无果，对反映的问题不能及时解决，无督促考核，无成效，导致科室对查房失去了信心［2］，慢慢地查房成了走过场，成为了负担。

2 创新行政查房的主要做法

针对行政查房存在的问题，医院从2012年开始，利用PDCA管理工具，基于OA系统的信息化平台持续改进行政查房。

2.1 修订行政查房规定

成立领导小组与工作组，明确查房时间、内容、形式与参加人员。如参加人员要求备查病区医护人员全部参加查房，即体现科室医疗护理的统一性，做到医护患三方互动交流［3］；制定科室行政查房意见建议表，意见建议汇总表，问题分解表，问题落实表，科室反馈打分表等。

2.2 改革创新查房形式

以前是每次查一个科室，现在把相同和相近的科室合并起来分组分批次集中查，并确定查房日期，每年从三月份开始，每个月第二周的周三下午查一个组。

2.3 规范查房流程

每月第一周备查科室按照院办通知，科室召开会议收集议题，并通过科务会讨论决定后填写科室行政查房意见建议表，于第二周周一下班前交院办；院办把意见建议汇总，呈送院领导；周三下午查房开始，科室汇报只说问题建议不谈成绩，由主持人及分管院长分解已明确意见、建议到具体职能与后勤科室，涉及多科室的问题，明确牵头部门与分管领导；涉及的科室与牵头科室要当场给出解决问题的时间承诺，无法解决的要在规定时间内拿出调研方案，并与提出问题的科室沟通取得理解；院办根据会上明确的分工填写意见建议分解表转送到相关科室，相关科室按照承诺的时间进行落实，落实完毕后向提出问题的科室反馈，并填写问题落实情况表报院办；提出问题的科室根据责任科室的落实情况进行打分，成绩汇总到院办，纳入到每月科主任目标绩效考核并与年底科室评先评优挂钩，整个过程由院纪委与审计科负责督促。

2.4 基于信息系统持续改进

基于信息化平台——办公自动化（OA系统），利用PDCA管理工具，持续改进优化行政查房形式，力求提高解决问题的效率。每月第一周院办通过OA系统通知备查科室进行查房前的准备工作；第二周周一下班前，备查科室通过OA系统提交查房意见建议表，OA系统自动汇总意见与建议；院办根据所提的问题与建议通过OA系统分解到相关职能与后勤科室。简单的问题，责任科室直接处理并反馈到提出问题的备查科室，备查科室根据解决情况，直接打分，分数汇总到院办，简单的问题在查房前，通过信息系统很快就获得了解决；复杂的或者需要多科室协作的问题，在行政查房时，院领导明确责任科室、责任领导与办理时限，院办在通过OA系统发布专题任务，责任领导与责任科室进行办理，办理的时间节点在OA系统上都有记录，让备查科室与院领导随时掌握落实情况。最后信息系统将直接把对责任科室落实情况打分评价结果汇总到责任科室的考核结果中。

2.5 总结成果，举一反三

针对同一科室反复出现、屡禁不止的问题，不同科室普遍存在的问题进行追踪，抓问题的落实［4］。医院还责成科室制定出解决问题的标准化流程（SOP）；对于暂时无法解决的问题，相关科室拿出的合理化调研报告，医院通过每月出版的《行政查房简报》在全院公开，力求举一反三，持续改进。

3 取得的成效与体会

3.1 解决了存在的问题

传统行政查房中重点不突出，形式不创新，只查无结果等问题得到解决。现在临床医技科室提出问题，责任到科室，承诺有时限，落实有监督，考核有打分，奖惩有举措。行政查房从以往的走过场，负担，变成了现在的期待，是暴露问题，解决问题的好形式。

3.2 提高了管理质量与效率

所有行政查房流程都在OA系统上体现，备查科室—院办—责任科室，每次落实处理、反馈监督、打分考核，OA系统上都有记录，一目了然，任何科室、任何人一有松懈，都有记录，都有考核，大大地提高了解决问题的效率。另外通过制定标准化流程，印发简报的形式，进一步规范管理。

3.3 改善了职能后勤部门的工作作风

问题分解后，责任明确，承诺解决时限明确；问题带回去之后，积极设法解决，认真调研拿出方案，积极与提出问题的科室沟通，提出问题的科室对责任科室办理情况打分考核，整个过程有监督，有考核，有奖惩，避免了多头管理，职责不清，推诿扯皮现象的发生，促使职能部门工作前移，提高了服务效率［5］。加强科室之间的沟通交流，改善了工作作风。

3.4 利用PDCA工具，提高了管理水平

PDCA是管理学中重要的管理工具，坚持不懈地运用该管理工具，有利于提升医院管理水平。通过四年多的实践探索，利用PDCA循环“发现问题—解决问题—追踪反馈—发现新问题”持续改进行政查房，推动了医院管理的持续改进，效果显著。

3.5 利用信息系统，提高了管理效率

办公自动化系统（OA）有利于规范管理，提高效率。在持续改进行政查房的前三年实践中未使用OA系统，各流程都是人为控制，效率低，规范性差，往往制度规定都很好，但在落实执行上会出现很大的偏差，效果也很不理想。第四年运用了OA系统，各流程通过系统控制，既规范又顺畅，效率大大提高，避免了人为干扰。

3.6 从日常工作着手，提高了管理水平

医院管理千头万绪，制度多、规范多，落实难、执行难。很多好传统要继续发扬光大，有些不适宜的规定要创新改进。通过持续改进行政查房实践，从日常工作着手，耐心地运用现代化的管理理论，借助信息化的手段，坚持不懈的努力，就一定能取得满意的效果。