关于加强物业档案管理工作的思考

文/陈洁 眉山市房地产服务中心 四川眉山 620010

1、加强物业档案管理工作的必要性

物业管理作为一个新兴行业，工作对象涉及千家万户，管理水平的高低不止是衡量城市管理水平的重要标志，对于改善人民群众的工作和生活环境、扩大就业、维护社会稳定还将发挥越来越重要的作用。

物业档案管理作为物业管理的重要组成部分，是企业开展正常经营和服务活动的原始记录，主要包括：物业管辖范围内人员基础信息、物业资产登记档案、物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案、物业信用档案记录、物业公司行政管理档案等。对各种物业管理行为产生的材料做到及时的收集、整理、归档和利用以及进行规范化、科学化的管理，不但是维护企业合法权益的法律凭证，而且是提升企业管理水平的重要参谋；不但是企业信用的真实再现，而且是评估物业服务质量和效果的重要参考；同时还为各种投诉和纠纷的处理提供最直接的依据。总之，加强物业档案的管理，对规范物业管理行为、提高物业服务质量、密切与服务对象的关系、提升企业形象和城市管理水平的作用是不言而喻的。

2、当前物业档案管理存在的问题

由于物业管理覆盖面的不断扩大，行业规模发展迅猛，但物业管理水平却参差不齐，物业档案的管理更是薄弱环节甚至是空白。主要表现在以下几个方面。

2.1 档案管理意识薄弱

物管企业对物管档案重视程度不够，认为档案管理不但不能为企业创造经济效益，而且会增加企业成本，浪费人力物力。在此思想支配下，对档案管理的投入不够，管理制度也形同虚设。

2.2 档案材料不完整

由于档案意识差，物业企业在工作开展过程中，大都只注重具体工作的落实，并不在意企业经营活动中形成的各类资料进行收集、归档和保存，导致档案材料质量不高、内容单一。

2.3 档案管理方式落后

一是无专门档案管理场所，档案大都与办公室混在一起，档案管理要求的防火、防虫、防湿、防霉、防鼠、防盗等设施更无从谈起；二是档案资料散乱存放，大都未按要求进行整理，甚至连简单的目录都没有；三是档案管理信息化程度低，目前基本停留在纸质档案，档案的信息化、智能化程度低。

2.4 档案利用率低

物业档案是在物业管理活动中产生，与人们的日常生活息息相关，在实际工作中，由于平时对档案材料的收集不够和管理不善，当工作需要查阅相应资料时既费时又费力，导致档案利用率低，档案的作用难以发挥。

2.5 档案管理人员素质不高

物业公司的档案管理人员大都是兼任，档案管理的专业性程度较低，对档案收集、整理、归档、保管等方面的业务了解不透彻，很多时候将档案存放入档案盒中就了事，很少对档案信息进行深层次的研究和开发，导致档案管理水平低。截止2018年底，我市共有物管企业239家，但没有一家有专职和专业的档案管理工作人员。

3、加强物业档案管理工作的措施

3.1 提高对物业档案工作的认识

物业管理企业的档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业的发展需要,在观念、体制机制、管理方面进行创新。物管企业领导要提高认识，加强领导，将物业档案工作与日常工作开展相结合，同其他工作一样进行考核和奖惩；物业管理主管部门要督促物管企业建立健全各项档案工作管理制度，并将物业档案管理纳入物业管理服务的等级标准，将物业档案管理工作作为物业企业考评的重要内容。

3.2 建立健全档案管理制度

一是配备档案工作专门人员，专职档案管理工作职责；二是明确档案工作职责和任务，使涉及归档工作的各个方面都有章可循，有据可依，三是落实档案管理专门场所，并按要求配齐相应设施；四是明确归档制度，要求相应部门工作人员在工作中形成的文件资料和各种凭证及时整理移交归档，档案管理员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合；五是不断丰富档案内容，不断拓宽档案工作范围，特别是对涉及企业生存和发展的核心信息资源要注意及时收集归档。

3.3 创新档案管理方式

一是规范传统纸质档案的管理。按档案管理要求配备各类档案所需设备，如：档案保管柜、空调机、温湿度计、灭火器、灭菌机、消毒柜等设施设备，确保防火、防虫、防湿、防霉、防鼠、防盗，保持档案整洁，确保档案安全。二是加强档案管理信息化建设。专门配备电脑及打印机、扫描仪、复印传真一体机等现代化设备，建立数字档案，实现房地产物业信息收集、整理、查询、利用、管理的现代化，进一步完善电子档案，充分利用计算机等现代化手段整理档案，提高档案的管理水平。

3.4 注重档案利用

档案的开发利用是是档案工作的最终目的，也是为业主利益、企业发展乃至为社会和谐稳定提供服务的直接手段。一是开展档案信息咨询，编制索引目录、案卷目录等必要的检索工具，将收集到的档案信息资料重新组合汇编，为用户提供高效、快捷的服务。二是对重要的档案及时备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用，确保档案安全的同时得以充分利用。三是不断创新服务理念和服务途径，提高档案利用的质量和水平，更好地发挥档案的作用。

3.5 提升人员素质

一是选配素质好、责任心强、做事仔细踏实的同志从事档案管理工作。二是对档案管理人员进行专业培训，定期不定期组织学习《物权法》、《档案法》、《档案工作条例》、《四川省物业管理条例》等法律法规和业务知识的学习，提高档案管理人员的思想认识、业务能力和管理水平。三是用制度规范档案管理工作人员的行为，用标准规范档案移交、审核、整理、分类、归档、入库等业务操作程序，明确各个环节的工作要求，切实做到职责分明、各司其责，确保档案管理的规范运行，为业主利益保障、企业发展和社会和谐稳定发挥物业档案的积极作用。