事业单位人事档案收集归档工作思考

黄慧颖

摘 要：人事档案在事业单位的改革发展进程当中发挥着积极作用，为了更好的为单位的发展营造良好环境，必须要重视人事档案管理，尤其是要做好人事档案的收集归档工作，把握好档案管理的关键环节。事业单位要深化对人事档案收集归档工作的认知，构建完善的档案收集归档体系，实现档案收集归档的规范化和制度化发展，为人事档案管理的全面进步注入活力。下面将重点就事业单位如何做好人事档案收集归档工作进行探讨。

关键词：事业单位；人事档案；收集；归档

人事档案管理是事业单位管理环节不可缺少的一部分，而在档案管理过程当中认真收集鉴别以及归档是档案管理的基础，而且只有确保档案收集归档的真实性以及完整性，才能够保障档案质量，为深层次的档案利用奠定基础，更好的发挥档案信息的利用价值。针对这一情况，事业单位要全面突破固守的传统档案管理理念，有效把握档案收集归档的动态性以及全面性特点，明确档案收集归档重要性的同时，还需要表面创新改革档案收集归档策略，确保收集归档工作的实施质量。

1 提高檔案收集归档重视程度

事业单位人事档案收集归档工作是影响档案管理有效性的重要因素，同时也是一项关系到单位长远发展的大事，所以做好档案收集归档工作是档案管理工作的重中之重，要想进一步制定工作策略，贯彻实施工作方法，首先就需要从思想上深化认知，增强对档案收集归档工作的重视和认知程度，用正确的思想认识来指导实际行动的落实。第一，事业单位领导者要创新自身的管理理念，站在事业单位战略性发展的整体角度来认真思考和分析档案收集归档的重要意义，加大对档案收集归档工作的重视，在此基础之上在这一方面给予强有力的支持与保障，增强档案管理工作的活力，确保档案收集归档的执行力。同时，事业单位领导要做到以身作则，充分发挥自身的榜样和带动作用，保障各项管理信息资料的上传下效。第二，事业单位要做好档案收集归档重要性的宣传，使得单位的广大员工都能够深化对档案管理的认识，并做好自己力所能及的工作，给予档案收集归档良好的帮助与支持，形成强大的工作合力，降低档案收集归档工作的实施难度，充分激发档案管理者的工作热情，为工作效率的提升提供支持。

2 健全档案收集归档工作制度

大量的工作实践证明，制度建设是开展事业单位人事档案收集归档工作创新发展的根本保障，要想确保档案收集归档的工作成效，满足档案管理的多元化需求就必须要根据档案收集归档工作的实际要求健全相关的规章制度，加强制度建设力度，有效发挥制度的权威性，让各项工作的处理都能够将制度作为依据和处理准则，协调指导各项收集归档工作的开展，推动档案管理规范化和制度化发展。第一，严格贯彻执行人事档案收集、鉴别、整理、保密、保管等规章制度，严格借助制度来规范档案管理工作的执行，确保档案信息的质量，为档案的利用打下基础。第二，健全档案登记和转递工作。在转递档案材料的过程当中必须严格依照统一规定的要求进行登记，登记完成之后需对档案资料进行密封包装，之后再完成一系列的转递工作。收到档案的单位，需要对档案信息进行认真核查，在确定无误之后，需要在回执上盖章签名，把回执单寄回原单位。第三，健全档案材料的审核制度。在收集归档材料的过程中必须做好材料审核，分析审查材料当中记录的信息是否和档案记载一致，审查材料是否完整齐全，审查各项手续的完备性，从源头着手把控好档案收集归档工作的质量。

3 规范人事档案收集归档操作

规范人事档案收集归档的相关操作是事业单位档案管理工作的重点以及难点，在实践当中必须要做好以下工作：第一，制定严格科学的工作标准，有效把握档案收集归档的工作重点，严格依据档案管理标准做好档案材料的收集、鉴别与归档，确保各项实践操作的规范性和标准化。在收集档案材料的过程当中必须要认真分析材料形成规律与特征，采用多元化的收集方法来保障资料的及时收集归档。对收集到的信息资料还要做好全面鉴别把关，做到去伪存真，保证人事档案可以全面系统以及精准的展现个人全貌。第二，有效增强档案归档工作力度，在归档实践当中做好档案的分类管理，保障分类准确，在排列以及层次安排方面也需要做到清晰有序。为了确保归档材料的真实可靠和手续完备，必须在归档的过程当中，做好筛查和甄别，保证归档当中所使用的材料全部准确真实。除此以外，要做好人事档案材料的清查工作，逐一做好材料的登记和索要，在档案信息录入方面必须统一规格与标准，保障档案归档的规范与美观。第三，做好档案收集归档审核工作，审核档案材料的完整性，对于缺少资料的档案必须要做好详细记录，并要求有关单位和个人补充收集。

4 实现人事档案的信息化管理

在社会日新月异和时代迅速发展的今天，事业单位人事制度改革已经进入到了关键阶段，事业单位的改革步伐也在不断加快，人事档案的收集归档工作显得更加重要，评优评奖、人才选拔任用、保险缴纳、工作调动等多个方面都对人事档案收集归档工作提出了更高的要求和迫切的需求。在信息时代到来的社会背景下，传统利用手工方式进行档案收集归档管理的模式已经无法与当前实际工作要求相适应，也无法满足社会各个层面对于档案信息的大量需要。那么作为事业单位人事档案管理者需要做到与时俱进，积极探究怎样利用网络信息技术来做好档案收集归档工作，以便提高工作效率，全面提升档案管理的网络化和信息化工作水平。第一，档案管理者要积极利用现代信息技术开展档案收集归档工作，有效发展以及完善电子档案，同时为了适应档案信息化管理的要求要结合工作实际进行档案信息管理平台建设完善相关的软硬件设施，实现数字化和信息化的高效管理。第二，档案管理者在做好信息化的档案收集归档同时，必须积极防范网络风险，做好档案信息的保密工作，维护档案材料的安全性，推动档案信息化管理的健康持续发展。

5 提高档案管理人员综合素质

毋庸置疑，事业单位人事档案的收集归档工作离不开高素质档案管理者的全力付出以及才智支持，而且事业单位管理者面对的是广泛、复杂以及来源广的档案信息资料，如果他们不具备高超的业务素质，不能够用以身作则和爱岗敬业的责任意识全身心投入的话，那么神是档案收集归档工作也将无从开展，各项工作质量得不到保障，那么事业单位的人事管理也将面临严峻的发展形势。所以，事业单位注重对档案管理者综合素质的培养成为当前优化档案收集归档工作的重要工作策略，也是保障档案管理者适应工作岗位，满足档案管理要求的重要举措。一方面，事业单位要定期对档案管理者进行业务能力和职业道德素养的培训，提高他们档案收集归档业务处理的质量，培养他们的责任意识和事业心，让他们能够在实际工作当中主动积极的投入。同时还需要做好考核工作，完善奖惩措施，有效增强档案管理者的工作积极性。另一方面，事业单位要做好人才引进工作，将内部人才培养和外部的人才引进联合起来，不断充实和完善档案收集归档工作队伍。

档案收集归档工作是事业单位人事档案管理的基础工作环节，直接关系到档案信息的质量，从而影响到档案利用的质量与效率。因此，事业单位为了进一步优化档案管理，全面推进事业单位改革进程，必须切实提高对档案收集归档工作的重视程度，健全档案收集归档工作机制，规范人事档案收集归档操作规程，实现人事档案的信息化管理，提高档案管理者的综合素质，为工作质量的提升提供强有力的保障。

参考文献

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