信息化时代医院人事档案管理探讨

张月秋

长春市中心医院图书室，吉林长春 130051

目前，我国医院的人事档案管理问题十分杂乱，首先医院人事档案管理方式十分落后:由于人事制度的不断改革，医院的人才录用规则不断被简化，人事档案的条件要求不断被降低，就导致档案的信息不全等问题，进而转移档案时不能够及时被完善和修补等等，这些都是由于管理机制不同，进而使得档案资料得不到统一管理；其次医院管理人员缺乏人事档案管理理念：医院的管理人员大部分都没有经过正规培训，缺乏专业知识，对档案的管理没有经验等原因使得档案得不到恰当的管理；最后便是医院的人事档案管理存放管理不严格:医院办公地方有限和大量的档案堆积使得具有专业性、机密性和真实性的人事档案得不到合适的安放。虽然这些问题十分显著，但是档案管理工作也在不断地发生改变，不断提高对档案管理的要求，努力朝向信息化时代发展。该文就对信息化时代人事档案管理做了研究分析，现将探讨的人事档案管理做了以下总结。

1 在信息化时代做好人事档案管理的重要性

在传统的人事档案管理中，一般都采用人工处理档案，例如人工记录和保存人事档案，大部分资料都是依靠纸张来保存，这种管理不仅耗费大量的人力资源，也耗费了大量的管理资源，还使得人事档案资料得不到有效保存和利用，通常结果是得不偿失；而信息化时代抛弃了人工管理，多采用计算机技术、多媒体技术、数据库管理技术、互联网技术等，将这些现代化科学技术结合起来，使纸质化的人事档案变成了电子版人事档案，将复杂化的人事档案转变成了及时化、简单化的档案材料，使得人事档案的处理变得更加容易[1-2]。但是需要具体完成信息化档案管理的工作，就需要完成以下3项工作。

1.1 信息化的档案数据采集

信息化时代中，数据的采集使档案管理的关键之处，医院人事档案管理人员通常将档案的文字图片使用扫描仪扫描等方法获取，在进行一定的特殊化处理，将扫描进入计算机的图片文字转变成文本格式，最后在对其分类整理，核对完成的工作即可。

1.2 信息化的人事档案查阅

在信息化时代中，医院人事档案管理的工作人员要有会使用数据库技术的能力，通过数据库完成对人事档案数据的储存、备份与修改等工作和拥有使用电脑对档案数据的远程传输与修改的能力。

1.3 信息化的人事档案管理

在信息化时代中，医院人事档案管理的工作人员需有以下几项能力：①能将档案资料进行分类；②熟悉档案管理的流程，包括收集、查阅、整理、储存、传送和统计；③具有专业化的知识[3-5]。

2 信息化时代医院人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案管理观念问题

在传统的人事档案管理中，档案的信息量较小，工作人员只需要将档案分类整理好，做好档案记录，直接归档即可完成工作。而在信息化时代，大量的人事档案意味着大量的信息需要处理，对于工作人员要求也有了更高的标准，不仅需要对档案进行分类整理，还需要将档案资料详尽直观地展现出来，这就需要工作人员转变观念才能适应信息化时代的档案处理。

2.2 人事档案管理的意识问题

有些领导和工作人员对人事档案的管理不够重视，对于档案资料的丢失并没有太大的关心，认为再重新创建一个即可，但是他们不知道档案的重新建立使非常麻烦的，这些错误的思想使得最后的档案资料与当事人不符合，进而导致档案资料的各种不完善，也增加了工作的难度。

2.3 人事档案的管理体制问题

传统对于人事档案资料的质量要求并不是很高，故而当时的管理体制十分不完善。人事档案数据的采集、整理、修改等都没有具体的方向与要求，对于档案资料的存储手续更是一无所知，而在信息化时代，这些不完善的制度是根本行不通的，必须建立完善体制，才能处理好大量的档案信息[6-8]，否则，医院的人事档案资料的管理又会出现不少的问题。

2.4 人事档案管人员的素质问题

在信息化时代，大量的信息扑面而来，工作人员的工作量瞬间加大，这也就使得对工作人员的素质有了高要求，不仅能够完成日常的档案管理工作，还有处理紧急问题的能力和看待问题的特殊见解。对高科技的管理技术能够熟练使用，对档案数的分析和研究，找到最有用的信息。但是现在的工作人员却缺乏这种能力，不能及时的档案资料进行分析研究，缺乏相关的管理手段，可见工作人员的素质也占了很大的作用。

3 完善信息化时代的人事档案管理的措施

随着医院规模的不断扩大，经济不断地发展，制度不断地改革，对人事档案的管理的要求也就有了改变。那就需要摒弃旧的没有作用的措施，完善医院人事档案的管理措施，实现其原有的价值。

3.1 增强对人事档案管理的认识

只有医院的人事档案管理的领导和工作人员认识到人事档案管理工作的重要性，才能把人事档案管理的基础打好。这就要求工作人员增强对这项工作的认识，充分了解人事档案管理的重要性，切实做好自己的每一项工作，树立正确的工作目标和服务意识，争取发挥自己的最大价值。

3.2 建立健全人事档案管理的制度

要想医院人事档案管理的工作正常的运转，就需要健全一系列的规章制度,同时严格按照这些规定进行管理。这就包括严格要求工作人员的工作程序、严格遵守保密的原则、落实监督的工作等，对于不同的管理工作实行不同的管理措施，进行分类管理，健全相关的管理措施，监督工作人员严格遵守这些规则，确保工作能够有条不紊地运行。

3.3 提高人事档案管理人员的素质

在信息化时代的形势下，就必须要提高工作人员的素质，包括扎实的专业知识和良好的工作能力，同时也需要培养多素质的档案管理人才，才能提高档案管理的水平。①需要工作人员有良好的敬业精神，能够积极地学习新知识、新技术并将其运用于实际操作中；②要倡导以人为本的管理观念，充分发挥工作人员的价值，提高工作的效率；③工作人员对自己的工作负责，尽力认真完成每一项工作。只有工作人员的素质有了提高，才能确保管理工作的正常运转[9-11]。

3.4 改进人事档案管理的方法

①加强人事档案的信息化建设，加大资金的投入，提高档案管理的硬件设施，例如购买计算机管理软件、电脑、空调等硬件，使其适用于信息化的发展；②完善档案整理的工作准则，使档案资料更加详尽直观，为医院的档案的查阅更加方便快捷地打下基础；③合理分配管理人员的工作，尽量使每一个工作人员都有适量的工作，也使每一项工作也有专门的人员完成，避免某些工作的遗漏，导致最后的工作量加大，另一方面也使得工作能够更好地完成[12-13]。

4 结语

在21世纪，医院的人事档案管理已逐渐从传统的手工管理方式转变为信息化、网络化管理方式，不仅提高了人事管理人员的工作效率，也提高了档案资料的利用率。虽然目前信息化的档案管理仍然存在不少的问题，但是也正在不断地被更正、被更新、被完善，逐步走向一个完整的管理体系。也可以看出信息化的管理手段在信息化时代是非常重要的，因此医院更要加强档案管理的信息化建设，跟上信息化时代的步伐是医院现在的目标。

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