关于高职院校教学资料规范化管理的思考

摘 要：教学资料是再现教学过程，应对教学评估检查的重要内容，其中包括教学计划、课程大纲、教师阶段考核资料、实验报告等。但就目前而言，我国高职院校在教学资料规范化管理上还存在一定的问题，导致资料储存过于混乱、重视程度不足。新时代对教学管理提出了更高的要求，在分析原有管理模式与管理现状的同时，对高职院校规范化管理的路径进行了探索，旨在为相关资料管理人员提供经验借鉴。

关键词：高职院校；教学资料；规范化；信息化

教学资料是指高职院校在教育、教学、学生管理过程中形成的资料，包括教学大纲、教学目标、教师阶段考核资料、实验报告等，教学资料管理工作是指对各教师、各专业的教学资料进行统一整理、分类，并对其进行编号，可以为相关部门提供索引功能，查阅以往的教学资料，能够以科学的管理，提高资料的利用效率。教学资料管理是系统性的工作，是保障教学有序进行的重要条件。由于教学资料内容比较复杂，涉及数量也比较多，对其进行整理、分类、保存需要花费大量的空间资源以及时间资源，但同时要充分认识到它是迎接教学评估、反应学校教学能力和教学水平的重要基础。所以，相关教师必须优化管理流程、创新管理模式，实现教学资料的规范化管理。

1 高职院校教学资料管理中存在的问题

1.1 管理意识落后

高职院校各院系的教学资料均由院系教师统一整理、保管，属于二级单位保管。由于院系资源管理人员重视程度不足，管理意识落后，导致资料存在堆积过多、积攒了大量的资料，分类也不够明显。甚至资料管理人员还从事教学工作、学生工作，导致管理人员无暇分身，精力不足，是高职院校教学资料管理中存在的主要问题之一。

1.2 管理规范性不足

资料管理不规范会导致教学资料储存不当，部分资料遗失。一般情况下，科室资料是存放在资料柜中，而每个员工均需自行处理，统一上交，若出现人员离职、岗位变动的情况，则会发生资料携带遗失问题。另外，资料管理制度由院系自行制定，标准化、制度化要求不高，重视程度不够，容易造成资料丢失、损坏。最后，由于资料管理人员缺乏管理学知识、专业能力不足，缺乏管理经验与管理基础，从事资料管理工作的适应性有待加强[1]。

1.3 资料利用率不高

教学资料主要用于支撑各项检查工作，很多教学资料在库中长期保存，甚至堆积了大量的灰尘。由于学校、省市的检查工作不定期开展，检查形式以抽查为主，导致资料利用率不高，库中寄存了数年的资料，不仅在查找上存在一定的难度，而其在管理工作效率上存在明显的问题，甚至很多院系为了应对检查工作而重新准备资料，造成大量的损失[2]。

2 高职院校教学资料规范化管理思考

2.1 教学资料规范化管理思路

针对高职院校教学管理中存在的问题，强化规范化管理模式，管理人员可借助管理学中的分类法，可按照专业、教师，对不同领域的资料进行分类归纳，划分为统一个类别，并将其放置于指定的位置。按照不同领域的资料特征，对其进行排列，并制定二级类目。以某高职院校为例，在教學资料规范化管理过程中，将教学资料、学生资料分为两类，并将教学资料分为教学管理资料、教学实验报告、教学考核资料等。资料编号形式按照卷、年、类、盒等对其进行标识，每个类别为一个宗号。在资料的排列整理过程中，可按照年份对其进行纵向排列，并按照从里到外、从上至下的顺序对其进行排列。此分类管理方法具有很强的规范性，能够快速查阅需要的资料，在速度、效率上均具有一定的优势，需要管理人员在平时多给予重视[3]。

2.2 教学资料实行两级一体化管理模式

基于现阶段高职院校教学资料管理，管理人员可在管理模式上进行优化，为教学资料的规范化管理提供基本保障。管理学专家曾提出了两级一体化的管理模式，将教学资料与档案进行统一管理，并制定分级管理模式。学校主要负责一级档案的管理，各院系主要负责院系教学资料的管理，但以统一的管理模式、管理制度，实现对教学资料的一体化管理。例如，某高职院校在落实一体化管理模式过程中，学校建设了档案馆，而各院系设置了档案资料室，学校档案馆负责整体资料管理工作的指导，并通过颁布统一的管理标准、管理规范，对各院系的资料管理工作进行管理、审查，并对各部门工作进行培训。在此过程中，在学校的监督、管理之下，各院系会按照相关的标准以及规范，对资料进行统一整理以及搜集，并将具有重要价值的资料上交到档案馆之中，一些比较零散、价值较低的教学资料按照规范统一整理、保管，当资料价值期过去之后，对资料进行销毁[4]。

2.3 强化教学资料管理意识

为了保障教学资料管理的规范化，必须从全面角度出发，除了提高以上两种环节控制方法之外，还需要重视员工的意识提升，强化工作人员对教学资料管理的重视程度。而教学资料管理的目的在于保存、提供检索，使资料仍能保持原始的检索价值，能够真实的反应教学信息、教学水平。基于此，各院系必须加强对教学资料的重视程度，提高管理人员的管理意识，能够将更多的精力投入到资料管理工作之中。首先，在档案资料管理中，要引导管理人员发挥自身的主观能动性，可通过学习先进的管理经验、管理方法，优化资料管理模式。其次，在教学资料管理中，院系书记、院长要在教师会议中多次强调，认真讲述教学资料的重要性，能够让管理人员牢记于心、加强重视。最后，各院系可通过宣传手段，为提高教师教学资料管理意识提供保障，并可以为教师调动一些学生会的成员，帮助教师完成档案的管理、分类与搜集工作，使教学资料管理工作能够顺利开展，并保障资料管理的规范化。

2.4 重视管理人员素质提升

基于上文提到的两级一体化管理模式，需要协调大量的人员参与到档案管理工作之中，即使在日常的工作中，也对管理人员的素质提出了很高的要求。所以，提高管理人员的素质是势在必行的，其目的不仅在于满足管理人员日常管理需求，还必须满足资料管理工作的有序性、规范性。基于此，高职院校必须致力于员工的职业素质、专业素质提升。首先，应制定各项制度，强化档案管理工作人员的精神素养，提高管理人员的待遇，并将管理工作开展效果与薪资挂钩，提高资料管理人员的工作积极性。其次，需向资料管理人员灌输先进的管理理念，重视管理人员的能力培养，通过指导、培训等手段，提高资料管理人员的专业能力。在培训时，可将集中培训模式与一对一培训模式结合，为资料规范化管理提供人才保障[5]。

2.5 资料管理考核管理机制

在教学资料管理中，由于管理制度缺失、管理重视程度不足，导致管理人员资料管理散漫，无法满足规范化管理提出的要求。基于此，高职院校需通过健全资料管理机制的方式，为学生的教学资料管理工作提供保障。在此过程中，需要将资料管理工作纳入到人员素质考核、教师工作评估之中，并通过设定阶段化考核目标的方式，对各院系的资料管理工作进行评估，了解各院系的资料管理现状。若管理模式优质、档案分类清晰、排列整齐，能够随时查阅的管理人员，各院系需给予一定的表彰，若管理存在不合格因素，有关部门需对其进行惩罚，责令其改正，若仍然无法满足规范化管理的要求，则需要更换管理人员。通过考核的方法，能够提高各院系资料管理工作的竞争意识，通过竞争调节的方式，为档案管理工作的健康发展提供保障。

2.6 创新教学资料管理制度

在高职院校教学资料管理中，很多院系均设有独立的科室，由专门的管理人员负责教学资料的管理。而每个科室会负责不同类型资料的分类与管理，基于高职院校的资料管理现状，有关部门需对管理制度进行创新，并参照档案立卷管理制度，由各科室负责不同类型资料的分类以及整理。例如，某高校在资料管理制度上进行了创新，各院系的办公室负责教学资料的整理与保存、学工办负责试卷材料、考试材料的搜集与整理，综合办负责学生资料的搜集与整理。此管理制度不仅优化了管理流程，还明确了各科室的职责，能够实现各科室的协调竞争，并可以有效减轻整体的工作负担，材料交接工作也可同步进行。此外，在管理制度上，高职院校需严格落实个人责任制度、绩效考核制度、激励制度等，以健全的管理制度，为高职院校的教学资料规范化管理提供制度保障，并通过制度监督的方式，保障各项制度的严格落实。

2.7 重视教学资料分类整理

由于教学资料的复杂性，很多资料的功能在于迎接上级检查与审核，主要负责迎检工作。很多院校将教学资料检查作为重点工作，旨在以此为依托，提高院校的教学能力与教学水平。基于此目的，高职院校在教学资料管理中，要充分迎合检查审核的需求，并以此为契机，提高档案管理工作的地位，为规范化档案管理提供保障。所以，高校资料管理人员需要重视日常教学资料的积累，重视日常资料的环节控制，为资料检查、审核工作奠定良好的基础。在平時资料积累过程中，需要对资料进行编号，上级部门在对教学进行审查，查找教学资料时，只需要根据相应的编号，按照编号目录上的内容，对所需要的资料进行查阅即可。所以，提高资料管理规范性、有序性的同时，管理人员必须做好环节控制，并重视对不同类别、时期资料的分类。

2.8 强化信息化教学资料管理

信息化资料管理具有很强的便利性，在资料分类、索引、整理上均具有很强的优势。有关部门可强化信息技术在教学资料管理中的应用，强化信息基础设施建设，以电子资料的方式对必要信息进行保存，并借助信息系统对资料进行管理。例如，某高校在教学资料管理中引进信息技术，并建立信息系统，教师可通过电脑编制教学资料、学生资料，将其上传至信息系统中，由管理人员对资料进行审核。此外，针对数量比较庞大，内容较为复杂的教学资料，无法将其转化为电子材料，可借助信息系统的索引功能，按照每类目的文件编号，结合纸质资料储存的位置，通过信息系统目录索引的方式，快速对其进行查找，当资料位置变更时，系统参数需要更改。

总之，资料管理是反映高职院校管理能力、教学能力的重要内容。基于现阶段的教学资料管理中存在的问题，管理人员必须创新管理模式，优化管理流程，在提高资料管理效率的同时，优化资源利用效率，为科学开展教学工作提供保障。此外，高职院校教学资料规范化管理仍然在路上，相关人士需不断对其进行优化与完善，才能适应高校可持续发展的需要。

参考文献

[1]葛良芬.学校图书馆图书资料管理现状及图书管理信息化建设的意义[J].山西青年，2018（10）：119+118.

[2]王华.强化统一管理 突出共享服务 保障数据安全充分发挥海洋观测资料的应用价值——《海洋观测资料管理办法》解读[J].海洋信息，2018，33（02）：6-10+44.

[3]杨东燕.高校档案资料开发利用效率的提升策略[J].办公室业务，2018（08）：147.

[4]郭敏.网络信息化时代下中学图书馆资料有效管理研究[J].河南图书馆学刊，2018，38（02）：108-110.

[5]尹海林.共享云上的日子——基于“百度云”学校资料管理模式的应用研究[J].江西教育，2016（12）：8.

作者简介

汤铭春（1969-），男，汉族，广东梅州，本科，行政人员，研究方向：教育管理。