高校档案精细化管理的影响因素和对策

陈清钦

1　精细化管理对高校档案管理的意义

精细化管理来源于企业的管理实践，并逐步在经济、教育、文化等领域得到推广和应用，近年来影响力不断扩大，正面效果不断凸显.所谓精细化管理就是坚持以“精、准、细、严”为基本原则，在实际工作中，高度重视管理的制度化、标准化、流程化，充分强调各项工作的执行落实，并对结果予以科学全面的绩效评估.

21世纪以来，随着高等教育的迅猛发展和科学技术的持续革新，高校档案工作的内容、要求和任务发生了巨大的变化.原有粗浅的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技术，已经难以满足师生和社会对高校档案的需求.高校档案引入精细化管理，有利于高校档案工作促改革，创品质，惠师生，助发展.一方面，高校档案精细化管理能将复杂的工作简单化，把简单的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使得高校档案工作更加高效.另一方面，高校档案精细化管理将从思想意识、管理制度、工作执行和结果考核等方面入手，提升高校档案工作人员的责任和规则意识，努力“生产”高品质的档案.两方面的结合将最大程度地提升和实现档案的利用价值，更好地满足师生的需求，助力高校、社会和国家的发展，最终实现高校档案的历史使命.

2　高校档案精细化管理的影响因素

当前，高校档案管理涉及档案整理、档案管理、档案利用等诸多方面内容，要想把精细化管理顺利地应用到高校档案管理工作中，需要关注一些因素对顺利实施精细化管理的影响.

2.1　队伍素质影响高校档案精细化管理的品质

高校档案工作队伍是档案精细化管理的执行者，其职业观念、思想意识、职业技能等等素质直接影响了高校档案精细化管理的品质.如高校档案工作本身较为枯燥、重复性高、档案数量大、种类繁杂，容易让人在长时间的机械化工作中产生职业倦怠，降低自我效能感和身份认同感，导致高校档案工作队伍整体的职业观念弱化，动力不足，从而影响档案的质量.另外，随着科学技术的发展，高校档案管理人员原有单一的档案专业知识无法满足新时期档案工作的需求.复合型专业技术人才的缺失导致高校档案工作队伍创新力不足，高校档案信息化工作进程缓慢.

2.2　制度完整性影响高校档案精细化管理的效率

精细化管理理念强调流程的标准化、操作的规范化和执行的精准性，而这需要依赖于各项制度的约束.如高校档案管理办法是高校档案工作的统领性文件，是高校依法管档的重要依据，也是其他档案管理文件的制定依据.而高校档案整理细则和档案使用规定，则是高校档案精细化管理实施过程中，档案材料的收集、鉴定、整理、装订、归档、入库以及后续的查询和利用等环节的操作规程和执行规范.一旦缺失，档案归整就容易杂乱无章，档案利用就无章可循，安全性难以保证.

2.3　经费投入影响高校档案精细化管理的发展

经费是推动高校档案精细化管理工作的重要保证.高校档案精细化管理所需经费涉及档案馆（室）建设、队伍建设、信息化建设、办公设备购置、档案维护及安全保障等方面.如高校档案精细化管理离不开创新性的复合型人才，需要经费投入用于人才的引进、培养和深造；标准化的档案馆（室）的建设、档案资源的数字化、档案的信息管理系统等软硬件的投入也都需要大量的经费支出.如果缺少资金投入，高校档案精细化管理寸步难行.不过，当前许多高校档案精细化管理的经费投入多以信息化建设为主，但人才队伍建设的投入因受制于人员编制等问题，远远低于信息化建设的投入，从而导致了精细化管理因缺乏高素质的人才队伍支撑而出现了“短板”现象.

2.4　服务需求影响高校档案精细化管理的方向

精细化管理理论要求：把服务者的焦点聚集到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更高效益和更强竞争力.高校档案精细化管理的出发点和落脚点就是“满足师生的需求和助力高校的发展”.以服务需求为导向，高校档案精细化管理才能有针对性，才能体现档案的价值所在.当用户对档案的需求增加时，高校档案精细化管理就尽可能做到材料收集齐全，档案门类齐全；当用户对网络查档呼声高时，高校档案精细化管理就要创新档案的查阅方式，丰富查档渠道.

2.5　信息化程度影响高校档案精细化管理的水平

信息化是精细化管理的重要手段，缺乏信息化的精细化管理是低水平低层次的管理.高校档案精细化管理势必会产生庞大的数字档案信息，传统的纸质存档和单纯的人工管理是难以满足高校档案的管理和使用要求，需要在书面档案资源数字化的前提下，采用强大的信息管理系统对档案数据进行统一规范和有效管理，实现自动化、智能化、网络化，从而提高管理效率，提升精细化管理水平.

3　高校档案精细化管理对策

高校档案精细化管理的受制因素很多，但只要紧紧抓住精细化管理的特征和内涵——即以人为核心，以健全制度为保障，以满足需求为导向，以信息化为手段，加大经费投入持续不断地改进和创新，就能实现高校档案精细化管理.

3.1　以管理人员为核心，提高高校档案精细化管理的执行者素质

高校档案精细化管理的核心在于档案管理人员.管理人员是工作的执行者，其思想境界和专业技能决定了档案的品质，也决定了档案管理工作的水平.

（1）树立正确的档案职业观念.高校档案工作是长期处于幕后的服务性工作，长时间与材料打交道，工作内容较为单一，工作流程较为死板，操作规范极其严格.其特殊的岗位性质决定了从业人员需要具备正确的职业观念.这就要求高校一方面要“选好苗”，即要通过科学严格的选拔程序，挑选出责任心强，乐于奉献，甘于平凡并常葆热情的人员加入到档案工作队伍中.另一方面要“勤育苗”，即要帮助档案工作人员从工作中发掘乐趣和价值，不断提高自我效能感，强化职业身份认同感，努力让每个档案工作者将档案职业当成自身事业来做.

（2）深化牢固的精细化管理意识.高校档案推行精细化管理，容易使管理人员产生“档案的精细化就是增加工作量和工作难度”的误区.因此高校要深化各级人员的精细化管理思想，统一认识和观念——即档案的精细化管理，是要通过管理上的细化规范、服务上的精雕细琢、技术上的精益求精，从而更好地服务于学校的教育、教学、科研和管理等各方面工作，这是档案工作的最终目标.在实际工作中，高校要加强督查和考评，促使档案工作人员接受、认同并自觉执行精细化工作.

（3）掌握全面的专业技能.高校档案精细化管理要求档案管理者必须具备多方面的专业化的复合型知识，如档案专业知识、管理学知识、计算机和通信技术等.高校要支持和鼓励档案工作人员攻读更高学历学位或考取职业资格证书，积极参加各级各类专业培训，自觉开展业务工作研究交流，全面提升自身的专业技能水平，为高校档案精细化管理服务.

（4）落实科学的考评机制.高校要制订档案管理人员的岗位职责、考核指标和结果运用.首先，制订合理的岗位职责.高校要根据自身实际，科学设置档案管理岗位，合理分配人员工作，让档案管理人员明确自身所承担的工作内容，做到尽职尽责.其次，建立科学的考评制度.高校要结合档案工作实际，从“德、能、勤、绩”等方面入手，重点考核档案整理的数量、质量和档案利用的效率效果，以量化指标的形式进行考核，提升考核的科学性.再次，公平运用考核结果.考核的目的在于运用，高校要坚持考核工作与结果运用相结合，避免“轮流坐庄”，切实通过奖励先进、鞭策落后，形成公平、有序的竞争机制，为高校档案精细化管理提供可持续性的动力保障.

3.2　以健全制度为保障，推进高校档案精细化管理的执行效率

执行效率是精细化管理取得成效的关键因素.建立健全各项管理制度，执行才能有依据，效率才能有保证.高校的档案精细化管理制度需要以《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）为指导，建立相关的规章制度.

（1）制定高校档案管理办法.这是高校档案精细化管理的基础性和指导性文件，明确规定高校“由谁建立档案”“建立什么档案”和“怎样建立档案”，统领着高校档案工作的全局.因此，高校要从精细化管理角度出发，以上级档案管理部门制定的规章制度为基础，制定符合本校实际的档案管理办法.

（2）制定高校档案整理细则.这是高校档案落实精细化管理，做到“精、准、细、严”的业务实操“说明书”，涵盖各类资料从“原始材料”加工成“有价值的档案”的每个过程.如材料的收录、鉴定、分类、立卷、归档、保存以及借阅使用等各个环节的具体操作规范、流程、要求和标准.

（3）制定高校档案使用规定.档案的最终目的就是为了使用.制定高校档案使用规定，使精细化管理所“生产”出来的高品质档案能为人所用；同时，保证档案使用符合权限，不随意使用，不越界公开，保证高校档案的信息安全.

3.3　以经费投入为保证，推进高校档案精细化管理的可持续发展

高校档案精细化管理的“质”需要经费投入的“量”作为保证.加大经费投入是高校档案精细化管理可持续发展的动力所在.为此，高校档案精细化管理要紧紧围绕着“人才、硬件、软件”三个方面，统筹各方面的资金投入，有序推进精细化管理.

（1）投入经费加强队伍建设.高校档案精细化管理对队伍的素质要求极高.高校一方面要舍得投入重金引进复合型人才，保证新进人员具备高学历、高起点、高素质；另一方面要提供充足的培训经费，持续不断地对现有在岗人员进行培养和深造，即通过“请进来、走出去”的形式，开展多场次、多层次、多方面的理论教学和业务技能培训，提升现有工作人员的理论素养和业务素质.同时，要实现“待遇留人”，保证档案工作队伍的稳定性.

（2）投入经费加强硬件建设.高校档案精细化管理离不开档案硬件的标准化建设.高校一方面要投入经费，建设标准化的档案馆（室），保证档案的生产、保管和使用环境达到规范要求；另一方面要根据档案精细化管理的需求，配备齐全的档案精细化管理设备，包括办公电脑、服务器、复印机、打印机、扫描仪、刻录机、装订机、档案盒、档案柜、抽湿机、空调等，提升档案管理的整体水平.

（3）投入经费加强软件建设.高校档案精细化管理需要依托各类信息技术的支持.高校要积极投入经费，自主研发或者购买所需的信息技术，如档案资源的数字化技术，用于档案资源的规范整理和收集；档案信息管理系统，可用于档案信息的存储、查询和共享；智能化档案馆（室）管理系统，可实现档案馆（室）的自动化智能化管理等.这些信息技术的实现将大大提升高校档案精细化管理的科技化水平.

3.4　以满足需求为导向，推进高校档案精细化管理的服务精准度

服务和满足需求是高校档案精细化管理的努力方向和奋斗目标.为此，高校档案精细化管理就是要根据需求，努力挖掘档案的价值，多渠道为需求者提供高品质的档案.

（1）抓好“生产”工艺，提升档案品质.不论是社会、高校还是师生大众，需求者对档案的要求一定是完整、有效和高质量的.高校档案精细化管理的过程实质上就是将杂乱无章的资料变为有序规范的档案的生产过程.这个过程的每道程序、每项操作都有明确的标准和要求，需要档案工作人员关注质量，注重细节，追求完美，将具体的、琐碎的事情做到精、细、实，从而保证每一份档案都能成为精美的“艺术品”呈现给用户.

（2）改进服务品质，提升档案价值.精细化管理的重要特点之一就是持续的自我改进和创新.高校档案精细化管理在面向需求者，走向需求者的同时，要努力思考如何改进和提升档案工作服务的品质.这包括优化档案查阅的流程，创新档案查询的渠道，改进现场查档服务的质量，为需求者提供快速、便捷、舒心的服务，实现高校档案的价值和社会效益.

3.5　以信息化建设为手段，提高高校档案精细化管理的技术水平

数据化是精细化管理的重要特征之一.信息化建设其实就是为了高效处理精细化管理过程中产生的庞杂的数据.高校档案精细化管理离不开信息化建设所提供的技术支持、数据支撑和效率效果保证.

（1）开展档案的数字化工作.信息化的前提是档案资源的数字化.高校实体档案的数量大、门类多.如教学部门的学籍档案、试卷、论文等，学生工作部门的评奖评优评先材料、资助材料等，财务部门的报销凭证.这些书面档案需要进行全面的数字化采集，变为可存储的计算机数据.这个过程中会产生大量的数据，需要采用精细化管理方法，将数据的命名、格式、描述按照统一的标准规范进行处理，从而为信息化建设奠定基础.

（2）开发档案管理信息系统.档案管理信息系统建设是信息化的重要标志，也是高校档案精细化管理技术水平的主要衡量指标.开发档案管理信息系统，可以对数字化档案进行智能化管理，提高档案数据管理的科学性、准确性以及档案工作的效率.同时，管理信息系统能把档案精细化管理的具体操作流程变为计算机程序，使精细化管理的执行更加可靠到位，降低了人为因素的影响.

（3）开放档案的网络共享.档案的网络共享是信息化建设的结果应用，是提高档案利用率的重要渠道之一.在确保安全的前提下，开放档案的网络共享，拓展了档案利用的渠道，需求者可以不受地域和时间的限制，通过网络渠道，快速获取权限范围内的档案信息，提高了高校档案精细化管理的效率效果.

高校档案精细化管理是高校发展的必然要求，是更好地服务和满足师生需求的必然选择，有利于全面提升高校档案的经济价值和社会效益，需要高校进一步研究和探索，努力化解各个制约因素对档案精细化管理的实施，循序渐进地提高高校档案精细化管理的水平.

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