医院文书档案管理存在问题及对策

王立凡

摘 要：在医院的行政管理工作中，医院文书档案管理是非常重要的一部分，高水平的医院文书档案管理是医院日常管理工作制度化和规范化的重要标志，它反映着医院各个时期各项重要事件、重要活动以及重要工作等内容，记载了医院的整个发展历程，其对于医院的发展具有非常重要的作用，本文针对目前文书档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了加强医院文书档案管理的有效策略，希望能够为医院文书档案管理提供参考。

关键词：医院 文书档案管理 问题 对策

引言

在医院的运营过程中，文书档案主要是由各项行政工作的公文、文件等组成的，其记载着医院发展过程中经历过的重大事件或者重要活动等。在医院文书档案管理过程中，档案管理人员需要对文书档案进行文件的收集、整理、分类、归档等工作，它是整个医院档案管理体系的重要分支，见证了医院的发展。在医院未来进行医院院志、医院发展编年史等文件的编撰过程中具有重要作用，是其编撰工作的依据，同时，医院文书档也是医院取得进一步发展的重要支持依据。随着社会经济的不断发展，医院的管理理念也在不断的进行改进和创新，在医院的建设和发展过程中，文书档案的作用越来越重要。但是，就现阶段医院文书档案的管理工作来开，其中还存在很多问题有待解决，严重阻碍了医院的健康可持续发展。

一、医院文书方案管理存在的问题

随着市场经济的不断发展，医院也逐步加入市场化的经营模式，这就使得医院更重视医院的業务经济效益，而容易忽视文书档案的管理工作。由于医院管理层对于文书档案管理工作的重要性认识不够，就导致大多数工作人员都认为档案管理工作不重要，文书档案管理工作因而也不被重视，文书档案管理体系疏于健全，档案管理制度不够科学合理，以致文书档案管理工作者在工作时缺乏规章制度的约束，仅仅跟随自身意愿来进行文书档案的管理工作。这就会导致文书档案管理工作人员在收集、整理档案的时候不认真，缺乏责任心，档案的管理水平较低，无法保证档案的安全性和完整性[1]。

此外，随着社会价值观的改变，档案管理工作由于工作单调、枯燥而无法得到人们的认可。很多医院没有专门的档案管理人员，或者认为档案管理工作较为简单，档案管理人员较少，导致档案管理工作不能正常的完成。而且，档案管理人员的专业素质也比较低，职业技能不足，很多不能够胜任档案管理的工作，以致于医院文书档案管理水平较低[2]。

部分医院也存在将文书档案的管理工作进行外包处理，将文书档案交由专门的档案管理人员进行整理、分类和归档，然后在交由医院进行管理，这种方法虽然在一定程度上减少了医院文书档案管理员的工作强度，而且有专业档案管理人员整理出来的档案文件质量比较高，工作效率也很高，但是，由于进行外包档案整理工作的人员不是医院内部人员，而在文书档案中可能会存在一些机密文件，这就很难保证档案的安全性。且医院的档案具有一定的特殊性，档案管理人员不具备相关的医学知识，有的档案文件分类或归类可能存在错误。

二、加强医院文书档案管理的对策

（一）提高医院管理人员对于档案管理工作的重视程度

为了使医院文书档案的收集和管理工作能够更加顺利地开展，必须转变医院管理人员的管理理念，摒弃传统的管理观念，让医院领导层明确认识到医院文书档案的重要性[3]。医院管理人员要认识到医院日常运营管理中文书档案的重要性，还应该清楚地了解文书档案对于医院未来发展的积极作用，加大在文书档案管理方面的人力、物力的投入，建立健全的档案管理制度，实现文书档案的规范化管理，提高文书档案的管理水平。

（二）建立科学的文书档案管理制度

在医院文书档案的管理工作中，必须要建立起科学合理的文书档案管理制度，明确医院文书档案管理人员的工作职能，只有这样才能够保障医院的文书档案管理工作能够正常开展，做到有章可循[3]。此外，还应该结合《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等法律法规，结合医院文书档案工作的实际情况，制定档案管理人员的岗位职责，制定相关文书档案的保密制度，建立健全的档案保管制度、查阅制度以及档案鉴定制度等，并且要求文书档案管理人员在进行日常的管理工作的时候严格按照相关的管理制度来进行，同时，文书档案管理制度对管理人员的管理行为具有一定的约束和规范作用，使医院的文书档案管理工作能够井然有序的开展。

（三）加强文书档案管理的信息化建设

由于医院的文书档案在长期的收集和管理过程中累计数量较大，导致纸质文书档案需要占据非常大的空间来进行储存，而且查找、借阅等操作都极不方便，而且纸质文书档案都具有唯一性，在存储的过程中容易受到损毁。因此，医院可以建立完善的文书档案管理系统，实现信息化的文书档案管理。将纸质文件通过数字化扫描转变成数据信息，存储在医院文书档案数据库中，既方便档案文件的查阅，还可以将原始纸质档案进行封存保管，既能够节省档案的储存空间，保护原始档案文件，还可以让使用者在进行查阅的时候更加的方便快捷，提高档案的利用率，提高文书档案管理人员的工作效率。

（四）加强医院文书档案管理队伍的建设

随着信息化时代的到来，医院文书档案管理也需要逐渐实现信息化，这就对医院文书档案管理工作者提出了更高的要求，为了能够让医院的文书档案管理人员满足其工作岗位的需求，必须对其进行相关档案管理专业知识和专业技能的培训，提高其综合能力和职业道德修养[4]。同时，为了适应档案管理的信息化，还要对文书档案管理人员进行计算机技术的培训，使他们能够熟练的操作和应用医院文书档案管理系统，建立起一支专业素养较高的医院文书档案管理队伍，提高医院文书档案的管理水平。

结束语

综上所述，医院的文书档案管理工作是一项非常复杂繁琐的工作，同时，它还是一项需要长期坚持进行的工作，科学化的文书档案工作能够有效的提升医院的管理水平，针对目前我国医院文书档案管理工作中存在的问题，需要医院的管理人员能够加强学习，正确认识文书档案的重要性，建立科学合理的档案管理制度，加强对医院文书档案管理工作者的培训和教育工作，提升他们的档案管理水平，进而实现规范化、标准化的医院文书档案管理，为医院的建设和发展提供可靠的依据，促进医院的健康可持续发展。

参考文献

[1]和兴兰.医院文书档案管理存在的问题及措施[J].中国医院建筑与装备，2016，（08）：84-86.

[2]吴小艳.浅谈新形势下医院文书档案管理中存在的问题及对策[J].转化医学电子杂志，2015，2（01）：151-152+155.

[3]武洁.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].办公室业务，2017，（04）：126.

[4]高红艳.浅析医院文书档案管理中的问题及解决途径[J].办公室业务，2016，（03）：95.endprint