创新开展档案信息资源开发利用工作

金英杰

档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，最大限度地服务于社会，创造档案的社会效益和经济效益。在市场经济条件下，经济要发达，事业要发展，唯一的出路就是要依靠科学技术，注重信息开发。信息作为一种资源已被越来越多的人所认识、所重视，开发和利用档案信息已成为档案工作为政治、经济、科学、文化以及其他各项事业服务的手段。

一、挖掘利用档案信息资源亟待解决的主要问题

（一）档案基础业务工作不够扎实，馆藏资源不够丰富。档案基础业务工作是档案利用、档案服务的前提条件，档案利用、档案服务又反过来带动档案业务基础工作的积极开展，他们是一对相辅相成的关系。在档案收集过程中，普遍存在着三多三少的现象，即文书档案接收多，科技档案、专门档案接收少；政治领域方面的档案接收多，经济领域方案的档案接收少；宏观方面的档案接收多，而微观方面的档案接收少，直接造成了综合档案馆档案不综合，馆藏结构单一，制约了信息化资源的开发利用。

（二）档案宣传的力度不够、深度不广。档案工作往往出现这样的情况：在档案系统内搞得轰轰烈烈，有声有色，而与档案界之外的单位接触则显得冷冷清清。目前社会上往往以经济效益明显的工作为重，对于价值相对滞后的档案则没有充分认识到，甚至有人认为档案部门是没有什么事可做得清闲部门，与档案的宣传力度不够有直接的關系。

（三）档案工作者的素质有待于进一步提高。有些档案工作者由于多年来档案工作人员在观念、意识、经验、能力以及结构上都存在着一定的差距，尤其是在知识素质、信息意识和分析判断能力上都急需充实和提高，档案信息服务方式仍以传统模式为主，很少提供深层次开发的服务，这严重影响了档案信息资源的开发利用。

二、提高档案信息开发利用价值的几条措施

（一）丰富和优化馆藏是开发利用档案信息资源的基础，是满足社会各方面利用的前提条件。通过研究档案的内容和成份，掌握馆藏结构，把反映本地区自然、社会、历史以及经济、文化的档案资料征集进馆。特别是要注意对经济科技方面档案的接收，加强经济、科技等信息的储备，增强为经济建设服务的能力，使档案的征集接收工作向深度和广度进军，馆藏结构得以优化，储备的信息更加合理，以适应新形势下档案信息资源开发利用的需要。

（二）加强馆藏内容的宣传，提高全社会开发和利用档案的意识。档案信息的开发利用同其他工作一样，需要良好的社会环境和大气候，这种环境和气候需要我们去创造，为此，我们就必须开展广泛的舆论宣传和畅通的信息交流，通过报纸、电视、图书等多种形式的宣传，拉近政府和百姓的距离，提升档案部门的形象，激活沉寂的档案信息资源，使档案更好地服务中心、走向社会。

（三）建立公共关系是开发档案信息资源的最佳方式。档案工作是个开放系统，必须与社会建立密切的协作关系。就当前来说，档案部门要与机关、企事业单位及社会各界等加强业务联系，建立开发协作关系，订立开发项目，讨论研究有关的课题，使档案开发得以有组织、有领导、有计划地进行。要创造良好的利用条件，使广泛的利用成为可能。随着档案工作为经济建设和为现实工作服务的深化，我们要围绕党和政府的中心工作，在档案信息和利用者之间架通高速公路，高效、快捷、节省地满足各种利用需求。即利用手续要简便，利用方式要多样，减少利用成本，提高利用效益，尽可能将所有的利用需求全部转化为利用行动，最大限度地发挥和实现档案的价值，真正为现实工作服务。我们还要不断地探索完善档案利用的方式方法。可通过举办档案展览，公布开放档案目录，搞信息需求调查预测，编制好检索工具，编研“适销对路”的档案参考资料等不同形式，积极主动、有针对性地做好档案提供利用工作。同时，还要积极地做好档案反馈信息的收集和综合分析工作。档案利用信息的反馈分析，是加大档案信息资源开发的力度，提高开发质量的重要措施。通过反馈信息的收集、汇总、分析和加工，可以及时地了解和掌握社会的需求，调整档案工作方针和工作计划，更好的开发档案信息资源，服务于经济社会发展。

（四）建立健全档案信息利用制度和服务体系。为了提高档案信息的利用率，就要建立健全档案信息利用制度和服务体系。首先，必须突破“自我服务”的传统编研方式，根据本地经济建设、技术进步、科研生产以及各项社会事业的需要，进行档案编研，要有计划的编研一些适应形势需要的信息资料，不能只顾资料积累、文化财富堆积。要把编研工作重点放“精、管用”的基础上。其次，要建立档案信息利用预测制度，通过对档案信息利用的可行性的分析预测，从而掌握社会各业对档案信息的需求动向和发展趋势，特别是要加强同有关部门的联系，掌握他们需求的重点，建立需求信息预测点和预测网络，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。同时，也应经常对档案信息利用率进行分析，通过信息反馈，明确每一个阶段的利用重点。第三，要建立信息销售制度。要主动出击、服务上门，推销档案信息，推广编研成果，与广大用户加强联系。我们在推销信息方面，可以采取“拉、推、沟通”等方法，使档案信息的利用工作既有成效，又规范科学。

（五）档案工作者不断强化自身的素质，及时完善知识结构。各级档案管理人员除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代化知识的学习，如计算机知识、网络知识、数据库知识及电子文件的管理知识等等。因为只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。

（六）运用现代信息技术手段进行档案信息开发。现代高新信息技术的发展已经对档案信息资源的开发利用产生了巨大的影响，电子文件归档、电子档案管理以及电子技术处理，为档案信息资源开发利用提出了新的课题。因此，我们应重点抓好以下工作：（1）高度重视信息技术的规范化，大力扶植相关理论的研究，如档案信息开发、档案数据结构、档案数据库等。（2）积极推进档案部门计算机管理系统的建设。目前，档案部门人员少而馆（室）藏量大，使用计算机对档案信息进行检索、编究、统计，可以使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，大大提高工作效率和档案信息开发效益。现代化技术设备、手段，是高质量快速进行档案信息开发的重要手段，它可以为档案信息开发创造优越的条件，是大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为将来人类共享档案信息资源打下基础。endprint