数字档案在档案信息化建设中的重要性探析

宋刚

摘 要：随着科学技术的不断进步，信息化技术已经广泛应用于各行各业。在档案管理工作中，运用高科技平台，采用数字档案将是非常科学的选择。就目前我国的情况来看，计算机技术的普及和自动化办公的不断渗透，数字档案已逐渐走入人们的视线。为此，本文主要分析数字档案在档案信息化建设中的重要性，以供广大同仁参考借鉴。

關键词：数字档案 信息化建设 重要性

引言

新时代条件下，档案信息化建设已成为必然趋势，如何将数字档案在档案信息化建设中的优势发挥出来，如何正确运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理中的问题，体现其在档案信息化建设中的重要性，将是一个值得探讨的话题。

1、数字档案在档案信息化建设中的重要性

信息时代，现代科学技术已经广泛应用于各个领域，作为档案信息化建设，数字档案的选用将是其重要的一环。它是实现档案信息化管理的必然步骤。数字档案应用于档案信息化建设中，对于档案的标准化和规范化来讲是非常有利的。对于一个企业来讲，随着员工流动性的不断增大，其档案堆积越来越多，如果运用现代企业档案信息管理技术可以在很短的时间内调查员工的各种状况，大大增强办事效率，再如对医院来讲，病人的资料和病史是一笔非常重要的财富，通常会存档保存，但日益增多的病例将造成医院档案管理部门工作量的不断增加，传统的纸质档案管理手续非常复杂，只有通过计算机网络下的数字档案系统才能解决工作人员的实质问题。

当然，数字档案在档案信息化建设中的作用还不仅如此。档案技术的人类的历史发展，一方面是对过去事件的记录，另一方面也是对未来事件的启发。所以我们在进行档案信息化建设的过程中，如何保证档案信息的有效性和准确性将十分重要。数字档案的出现使得这项工作变得非常方便，因为它是高科技产物，通过数字档案的管理可以实现所有档案及时管理和更新的效果，所以相对于以前的实体档案，数字档案在有效性和准确性上有其必然优势。

此外，数字档案在档案信息化建设中还有一个优势，那就是安全性比较高。这点尤为重要。虽然之前的纸质档案已经流传了几百年，但是其安全性往往没有数字档案高，因为数字档案可以采用安全密匙等高科技手段对重要文档进行加密，所以同相应的纸质文档相比，数字档案的优势显现的非常明显。

2、档案信息化建设存在的问题

2.1 档案信息化专业技术落后

档案信息化建设不是单单有几台计算机加之简单的系统软件就算开发完毕，而是必须要由健全的基础硬件设施，如计算湘以扫描仪，还要有全面的软件设施、档案管理软件和安全防护系统相结合，才能有效地开展信息化建设。此外，电子档案需要存储在介质上，存储介质的保护、防止数据信息的丢失、确保传输介质稳定及信息的完整传输也都需要专业的信息技术的应用才能实现。目前，我国不少机构虽有独立的软件平台，却没有统一标准的软件系统对接，而在信息化建设中又各行其是，无法实现信息资源的共享。

2.2档案信息安全面临严峻挑战

档案信息化的目的就是要达到信息资源的共享，但信息共享却存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范围，若要达到全社会共享，还存在一个信息安全保密的问题。网络病毒与网络黑客的出现，对于网络技术和计算机的应用是一个挑战，档案信息共享随时会出现信息漏洞的现象，这就会对档案工作造成威胁，在档案信息化的过程中，信息漏洞很可能是无意当中就会出现，无法保证信息的复制，这就出现了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基础上实现信息共享就是目前需要解决的问题。

2.3 档案工作人员信息素养不高

在信息时代，一个合格的档案管理者既要懂得计算机基础知识和运用技能，熟练操作办公软件，能把信息管理知识应用到实际工作当中，还要对现有的档案信息进行整理分析、信息归类，提炼加工有用的信息供档案信息需要者使用。而目前，我国高素质的复合型档案工作者比较少，大多只能满足一些基本的需要，不能达到信息化建设的要求，只是简单地进行计算机基本管理，而无法实现现代化技术的推广应用，一定程度上阻碍了信息化建设的深入。

3、档案信息化建设的对策

3.1提高档案人员的素质

档案信息资源的性质决定了它的管理人员必须拥有高素质。首先，在思想上，档案人员要对这项工作充满热情，并要有无私奉献的精神。档案人员不仅要懂得档案管理，还要拥有一定的科学知识，要具有优秀的沟通能力和表达能力。从各个角度提升档案人员的素质，包括提升管理能力，不断学习新的知识和技术，不断适应时代的发展。

3.2加强档案信息的安全保密工作

确保档案信息安全是档案信息化工作的重要内容，没有完善稳妥的安全防范措施，档案信息工作将成为无本之木。首先，建立档案信息的安全机制，要有层次分明的信息利用机制和严格的权限设置，保证信息的安全传输。其次，运用防火墙技术，由于网络病毒及黑客的手段很隐蔽，因此，要把这一技术广泛应用到信息化当中，阻隔因病毒侵害、黑客攻击等引发的不安全因素，保证档案信息的安全运用。

3.3 加快相关立法和规范化管理体系的建立

根据一些较发达国家的经验，以立法的方式确定对文件的管理，可以更直接、更有效地解决电子文件和电子档案的法律地位问题。我国的法制建设已经取得了很大进展，但是档案工作方面相关立法工作的步伐还是偏慢。国际上常见的做法是对文件的生成过程在法律框架中进行规范，使得文件从生成乃至生成之前就开始对其依法进行规范的管理，同时按照法定的流程监控文件的整个生命周期。这样一来，可以从文件管理的大系统着眼，以批量或较完整的集合处理方式确保电子文件的真实性、完整性和可利用性，从而避免了仅对单份电子文件采取管理措施及进行真实性、合法性鉴定和甄别造成的漏洞和不便。一些国际标准也体现了这种理念和方法，如ISO-18894等文件管理规范等。我国正在积极参与这些国际标准的制定和相关科研课题的研究，以促进我国的相关法规体系的建设。现在的问题是，我国与法制建设较发达的国家相比在管理体制上差距较大，立法工作又相对滞后，直接采用相关标准很不现实。这就需要我们面对现实，尽量使档案信息化的标准向国际标准靠拢。原则是面向计算机和网络技术的标准直接采用国际标准或国家标准：一般性的信息处理标准要优先采用国家标准，档案属性较为明显的信息技术要求制定行业标准。总之要尽量减少档案自定标准的数量，加快标准体系的形成提高标准化程度。这样利于与国家信息系统兼容，防比形成档案信息孤岛。

4、结语

综上所述，档案信息化建没是一种新的发展趋势，建设进程中难免出现一些失误，我们要运用辩证思维，既不能自目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前。只有掌握好这些，才能将自己的工作做到最好，也能将数字档案的优势发挥到最大，使其发挥自身社会价值，为社会提高经济效益。

参考文献

[1]杨巧玲.浅析档案信息化建设存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2015，（4）.

[2]高莉萍.浅谈对企业档案信息化工作的几点看法[J].黑龙江科技信息，2015，（7）.endprint