油田企业物资采购管理内部控制的思考

夏万福

摘 要：内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务，是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规避生产经营风险，由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。本文认为，要通过加强内部控制管理工作的有效实施，来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求，即：正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些，并结合各项目实际，予以适当的完善和补充，才能真正达到通过加强内部控制管理来提高项目采购管理水平的目的。

关键词：物资采购 管理 控制

内部控制是现代企业管理的一项重点工作。而物资采购环节又是企业实施内部控制管理工作的重点，提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求，

1、正确认识，是加强内部控制管理，提高采购管理水平的前提

从公司管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识，是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。

2、制度保障，是加强内部控制管理，提高采购管理水平的基础

建立完善的物资采购内部控制管理制度，既是满足提高采购管理水平的需要，也是完善现代企业制度的需要，同时更是全面提升企业经营管理水平的需要。

3、程序合理，是加强内部控制管理，提高采购管理水平的重点

内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理，因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对等管控节点。

3.1采购计划、方案的编制与审定环节。

这一环节可以使公司最大限度地控制采购预算，其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要，提出物资采购的申请，仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划。采购部门根据采购计划编制采购方案，采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核，是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等，相关审定是否符合权限。

3.2.供应商的选择与价格确定环节。

这一环节是采购管理控制工作的重点，可以使公司的采购预算资金得到有效的使用，使公司经营成本降低，并直接关系到公司的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案，通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录，通过招标方式采购的是否符合招标管理规定，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式，应集中采购的是否有违规自行采购的现象，相关审定是否符合权限。

3.3.合同签订与管理环节。

这一环节可以规避采购风险，保证公司的合法利益。主要通过合同范本管理，提高合同管理工作的规范化，降低合同签订风险；通过资质信用管理，建立供应商诚信档案体系，降低了履约风险；通过合同风险点管理，强化合同履行的风险意识，减少合同履行风险；通过合同会签管理，提高合同审批效率，规范业务流程；通过合同履行管理，加强经营过程的控制能力，提升公司精细管理水平；通过合同统计分析管理，提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核，签订的合同是否送交法律等相关监管部门。

3.4.物资验收入库环节。

采购物资到货后，物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点，仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单，登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全，验收入库是否符合不相容要求，库存明细账登记是否及时。

3.5采购付款与往来核对环节。

财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请，填制付款申请单，附齐相关单据，经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核，财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续，采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全，暂估入账是否及时合理；检查采购款支付的依据是否齐全，与合同约定是否相符，相关审批是否符合权限。

3.6执行有效，是加强内部控制管理，提高采购管理水平的关键

在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上，是否能够有效执行就是关键。可以通过拓宽监督管理渠道，来保证内部控制管理工作的实施，公司纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用，对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变，并要充分发挥各部门、各单位监督的作用，督促和约束采购部门的工作效率和工作质量，促进内部控制管理的有效运行。另外，还可以通过制定内部控制管理制度及其责任追究制度来强化执行力，明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任，加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度，对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人员进行责任追究，并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识，以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。

总之，通过加强内部控制管理，来提高采购管理水平，是公司改革与发展的要求，是公司提升综合市场竞争能力的要求，需要我们在工作实践中科学运用，不断完善和提升。

参考文献

[1]朱荣恩.现代企业内部控制制度.中国审计出版社，1996（3）：96-96.

[2]馬崇明，贾成.论现代企业内部控制理论与实务的发展与完善《当代财经》，2000（12）：55-58.

[3] 郭海萍.企业内部控制制度的局限与完善 《华东经济管理》，2007，21（12） ：100-103.endprint