如何做好档案管理中的保密工作

赵文博

摘 要：近些年，随着信息技术的不断发展，档案就是信息资源，从当前档案管理的现状来看，保密工作已经得到了广泛的认可，保密管理是档案管理的重要内容，其有赖于保密制度的建设与完善，然而，就当前档案管理中保密制度的现状来看，存在着一些问题，比如密级划分不科学、制度内容不完善、规章条款不细致、违规惩戒不严格，针对这些问题，文章给出了针对性的建议，如科学划分密级、完善制度内容、细化制度条文、加强执行效力等。

关键词：档案管理；保密制度；完善对策

1 档案管理保密制度中存在的问题

1.1 密级划分不科学

根据《中华人民共和国保密法》以及其他相关规定，档案的密级主要有三个层次，绝密、机密、秘密，不同的密级其保密程度有着很大的差异性。绝密是最高的密级层次，多和国家以及企业安全有着密切的关系，绝密档案的泄露很有可能给国家、社會、企业等带来巨大的损害，因此，必须采取最为完备的保密措施。由于当前并没有关于绝密档案划分的严格标准，导致档案管理中很多本應该划分为绝密的档案被人为的归类到了机密乃至秘密，降低了保密等级。保密等级的降低势必会影响到档案保密的资源配置，影响了档案的安全性。

1.2 制度内容不完善

对档案管理而言，档案泄密可能发生在任何一个环节，因此，保密制度的建设必须立足档案保密的实际需要，尽可能做到完善，这是降低档案泄密风险的先决条件。随着我国档案保密工作的深入开展，制度建设所涵盖的内容也越来越宽泛，但仍然存在着一些不足的地方，比较典型的便是库房保密工作存在严重的欠缺。库房作为档案存储的地方，对位置、环境以及安保措施均有着较高的要求。部分单位仅仅重视档案内容的保密，对库房建设却缺乏应有的重视，库房环境恶劣的现象不载少数，部分档案甚至出现发霉的现象，而安保措施的欠缺也使得档案被盗的风险无限增加。

1.3 规章条款不细致

如前所言，在档案管理中，泄密可能发生在任何一个流程中的任何一个环节，一旦泄密，其所造成的负面影响是难以预估的，特别是对于绝密文件而言，更是如此。因此，在保密制度的建设中，必须紧扣保密工作的实际需要，从细节层面着手，尽可能降低泄密发生的可能性。但就当前档案保密现状来看，规章条款不细致的现象是客观存在的。绝大多数单位仅仅从宏观层面制定了一些保密总纲，没有从档案可能发生泄密的环节着手细化档案保密的具体要求以及操作要点。由此导致的直接后果便是档案内容意外泄密的现象始终得不到有效的遏制，比如在档案查阅中的信息泄露。

1.4 违规惩戒不严格

世不患无法，患无必行之法。档案保密工作的开展除了需要完善的保密制度以外，更需要强大的制度执行力，否则档案保密制度只能沦为一纸空文，影响档案保密的效果。时至今日，绝大多数单位已经就档案保密的实际需要出台了相关的制度，并且在不断完善制度的内容。但制度的执行力并不容乐观。除了部分涉及到国家安全以及单位核心利益的档案，在制度执行中有着较强的执行力，大部分单位在档案管理中完美没有意识到制度执行的重要性，存在违反制度不予惩戒的现象，致使违规操作行为长期得不到有效的纠正。

2 档案管理保密制度完善对策

2.1 科学划分密级

在档案管理中，密级的划分是最为基础的内容，合理的划分密级不仅是优化保密工作资源配置的前提条件，也是尽可能降低绝密、机密档案泄露的客观需要。因此，管理部门需要根据档案的实际内容以及泄密可能导致的影响来划分密级，对可能影响单位、社会、国家利益的档案要设置为绝密，并做好专门的保密工作。

2.2 完善制度内容

一直以外，我国在档案保密工作中都坚持的是档案中心思想，将档案内容的保密作为各项工作开展的核心，一定程度上忽略了外围的保密，尤其是存放环境的保密。事实上，由于库房环境本身不佳，导致档案损坏乃至被盗的现象并不少见，因此，必须完善制度建设的内容，根据保密工作的实际需要来丰富制度内容。比如，将库房保密作为保密制度建设的要点，将选址、环境、安保等均纳入保密制度建设的范畴，提高保密工作的实效性。

2.3 细化制度条文

对档案的保密工作而言，开展起来有一定的难度，因为保密工作的范围非常广泛，凡是可能涉及泄密的环节，都是保密工作所必须高度重视的地方。而目前的保密制度并没有就各个环节的保密操作以及注意要点做出明确的规定，影响了保密工作的开展。因此，在保密制度的完善中，必须将细化制度条文作为完善的重要内容，根据保密工作开展的实际需要，制定更多地二级保密规章，与保密总章构成完整的保密制度体系，降低泄密发生的可能性。

2.4 加强制度建设，建立责任追究机制

安全保密工作仅仅靠员工意识提升是远远不够的，还需要建立严密的保密制度，才能约束员工们的行为，为管理者的工作指明方向。单位建立保密制度要从自身需求实际出发，结合保密的需求建立相应的制度。比如针对接收档案，可以制定具体的接收标准；针对查阅档案资料，可以设定查阅的制度等等。制度内容应完善，具有实际操作性。在制度建立之后，应杨哥的贯彻落实。档案管理的负责人应定期根据制度规定，检查每个部门的档案管理情况，及时发现管理中的安全漏洞，并提出整改。在档案管理过程中应加大监督力度，严格档案的查阅手续，禁止外来人员或者非该岗位职工复制或者拍摄档案内容。在借阅档案的时候，管理者应明确借阅人的借阅目的和动机，主要靠以下三个步骤：一是靠嘴。通过嘴上询问了解利用者的查阅意图，掌握他们的动机；二是靠眼，主要是观察每个利用者的举动，一旦发现可疑人员应立即询问；三是靠手。当利用者查阅了档案资料之后，管理者应及时整理档案，查看是否有遗漏或者缺失。

除了制定档案管理的具体制度，还应当建立责任追究机制，明确管理者的具体职责，同时也督促管理者和责任人提高安全警惕。以往许多单位都没有责任追究机制，这造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出现了许多渎职案件，给单位造成了巨大损失，因而现在针对这些行为应追究责任到个人，并且做出相应的处罚，其行为主要包括以下几种：一是当管理者因疏忽大意或者玩忽职守造成档案资料泄露；二是违法制度规定私自向他人提供档案资料或者销毁档案资料；三是伪造、涂改档案内容；四是违反制度规定将档案据为己有。

2.5 提高从业人员素质

档案管理者从事档案日常保管与维护工作，其工作岗位决定了他们具有知秘早、知秘多、知秘深的特点，因此，培养并提高档案管理者的职业素质至关重要。档案管理者的职业素质包括职业道德与专业技能，在职业道德方面，档案管理者应该树立历史唯物主义哲学观，甘于寂寞，安心本职，具有高度的事业心与强烈的责任感，具有积极主动、周到细致的服务态度；在专业技能方面，档案管理者必须掌握四种技能：1）档案专业知识；2）业务管理知识；3）现代化设备操作技能；4）书法技能。另外，档案管理者还要学会“善忘”，在非工作场合善于忘却工作内容，防止自己在不知不觉中泄露秘密，避免说者无意，听者有心。无论在什么时间什么场合，档案管理者都要把维护档案安全视作自己的第一要务。

3 结束语

不可否认，当前我国档案保密管理中仍然存在着不少的问题，尤其是在保密制度的建设中，制度内容不完善、制度条款不细致、制度执行乏力等现象的存在，严重影响了档案保密的实效性，因此，必须紧扣档案保密工作的需要，不断完善保密制度，提升保密效果，降低泄密风险。

参考文献

[1]李秀莲.浅谈企业档案管理过程中的保密问题[J].办公室业务，2014（53）：58.

[2]吴金桐.谈档案管理工作中的保密问题[J].现代农业科技，2009（24）：371-371.