数字化背景下声像档案管理问题的探讨

申飞月

摘 要：随着科技进步的日新月异，网络信息技术影响力不断扩大，诸多行业的运行模式发生转变，档案也不例外，需要结合网络信息技术的优势，全面提升档案现代化管理水平。声像档案是档案管理的重要内容，自身管理存在难度，一旦管理模式不科学，很难实现高效的档案管理。为此，信息技术与声像档案的结合成为必然。笔者通过对数字化背景下声像档案特点的阐述，指出当前声像档案管理中存在的问题，并给出加强管理的意见建议，以期推动声像档案价值和作用的发挥。

关键词：数字化；声像档案；管理

声像档案是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中形成的具有一定保存价值的，以音像为主要反应方式，以感光材料或磁性材料等为载体，并辅以文字说明的历史记录。这些档案资料以其图文并茂、声像俱全、真实生动等独特形式，真实而鲜活地记录着各地不同时期的社会、经济发展的历史面貌和各行各业众的重要活动，是时代的原始再现，更是留住文明足迹、维护历史真实的原始资料，是国家的一笔宝贵财富。作为整个档案资料的重要组成部分的声像档案，随着事业的发展和全媒体时代的到来，声像资料的内容越来越丰富、种类越来越多，存储量越来越大，社会对声像档案的共享利用的要求也越来越高，而现有的档案管理手段和方法已不适应时代发展的要求，必须采取措施，改进管理方法、提高管理水平，推动声像档案价值和作用的发挥。

1 声像档案的特点

1.1 收集的广泛性

声像资料内容非常丰富，种类繁多，涉及当地各个时期的历史风貌及当地社会各阶层的政治、经济、文化等活动，表现形式包含照片、声视频资料、录影带、光盘等，这些都是档案部门收集的对象，非常广泛。

1.2 内容的真实性

一般来说，声像档案主要是视频和音频录制，并附有一些文字来描述一些历史内容，诸如唱片、照片、文字等不同特点的材料，阐释的都是事实、史实。同时把具有巨大价值的音像资料进行定期系统收集整理和归档，因而在档案资料运用中，声像资料存储完整与否，直接影响到其是否真实、严密，是否可以客观地反映社会内容，充分展示历史舞台的形象，从而直接影响到其应用价值。

1.3 传播的专业性

一是声像档案可以直接显示社会各阶层的面貌，无论哪个阶段或时期都可以直接反映出来。二是真实性档案，不可替代，它不仅记录了已发生过的事情或现象，对于社会发展是一个重要的参考，丢失或损坏则是不可挽回的损失。三是声像档案的专业性，是公众舆论和宣传方向的主要传播者，反映了一个时代所呈现出来的主流意识形态和价值取向。[1]

2 声像档案数字化管理的现实意义

1）声像档案是档案管理的基础之一，应依据不同标准进行类型的合理划分。在整个档案管理中，声像档案具有基础性地位，发挥基础性作用。立足传统档案管理，纸质档案与实物档案的区分依据为档案载体。通常，声像档案隶属于实物档案范畴。另外，声像档案自身也可以进行细分，主要包含图片、录像以及录音等。随着社会生产方式的不断变化，声像档案主要凭借用途进行类型划分，但管理方式仍沿用传统纸质档案模式。

2）数字化声像档案的发展适应时代发展需求，与新阶段实践相契合。网络信息技术的发展离不开计算机与通信技术的支撑，传统档案管理深受影响，声像档案的管理与其关系密切。第一，在数字信息技术的应用下，数字资源规模与数量增大，类型多样，使以传统载体为基础的声像档案受到极大的冲击。同时，随着科技水平的不断提高，数字声像档案必将取代实物声像档案。第二，为了顺应时代发展趋势，强化数字化声像档案的管理，档案管理人员需要深入了解数字化管理模式和主要应用方式，掌握运行手段，推动声像档案数字化建设进程，强化计算机统一管理的作用。

3 数字化背景下声像档案管理问题

3.1 声像档案管理制度不健全，导致管理无序

目前，档案管理制度主要针对的是纸质以及实物传统档案，涉及声像档案方面的管理制度很少，数量有限，缺乏针对性的引导，整体管理工作效率不高。即便制定相应规范，执行也经常难以到位。究其原因，主要源于管理制度的不完善，这种情况势必造成声像档案管理的无序，导致很多有价值的信息尚未得到及时、有效的保存。[2]

3.2 声像档案的价值尚未得到正确认识，处理与保管缺乏有效性

声像档案虽然处于基础性地位，但是很多档案管理机构对其缺乏深入与正确的认识。具体讲，一些单位虽然收集了大量图片，但是缺乏及时有效的分类与处理，甚至出现照片模糊、底板丢失、说明性信息模糊等情况，降低了声像档案保管的有效性。

3.3 声像档案管理人员专业能力有限，综合素养亟待提升

从本质上讲，声像档案管理质量与管理人员素质密不可分。目前，档案管理人员素质参差不齐，很多人员尚未经过专业档案管理业务培养，知识体系不完善，工作全凭经验，业务能力不强，水平不高。面对飞速发展的互联网技术，档案管理面临更高要求，但管理人员缺乏对多媒体知识的全面掌握，阻碍档案事业信息化建设顺利进行，导致声像档案开发与应用水平较低。

4 数字化背景下解决声像档案管理问题的措施

4.1 完善制度，規范收集整理程序

依照《档案法》等规定，结合实际建立相应的一整套管理制度，对声像档案从产生、收集、移交到归档都实行严格的统一管理。对收集上来的声像资料进行分类、整理、排列、编目，按照不同内容、不同载体形式的归档要求来确定归档范围，划分保管期限，然后刻录数据光盘，进行标识说明。归档的文字稿要求字迹清楚、规格统一；归档音像带要求声音清楚、画面清晰；图像资料要求进行数字化压缩储存，做出详细目录检索，并附文字说明。要对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定，并对长期或永久保存的声像档案定期向上级档案部门移交，防止损毁或丢失，确保档案的安全。

4.2 积极开展档案人员培训工作

积极开展档案人员培训工作，全面提升管理者综合素养，档案数字化建设专业性强、素质高的管理人员不可或缺。为此，要重视管理人员综合素养的全面增强。首先，管理高层要切实提高对声像档案的认识，增强重视程度，合理进行资金投入，完善与更新声像档案数字化设备。其次，积极开展培训与教育，有效提升档案管理人员的信息化管理能力，增强职业素养。最后，结合行业发展，多渠道引进先进管理人才，发挥人才对档案管理的促进作用。

4.3 提质升值，加快开发利用

随着数字化的不断发展，声像资料的规模和种类也在不断增加，我们要积极盘活现有的声像档案资源，进一步挖掘其内在价值。另外，在当前全媒体、融媒体迅猛发展的环境下，声像档案的开发利用还需进一步提质升值，档案资源不应仅受限于所属部门，还应与社会利用者更多的交流、合作和共享，使之来源于社会，回馈于社会，以达到效益的最大化。[3]

5 结语

信息技术的发展拉近了社会生产生活与互联网的关系，声像档案的管理也要紧跟时代发展，强化对传统管理模式的创新，以数字化为技术支撑，构建新型管理理念。深入剖析声像档案数字化管理中的不足，准确掌握原因，形成针对性策略，提升针对性，加强制度建设，有效提高管理人员的综合素养，推动声像档案的有序、可持续发展。

参考文献

[1]包英.基于数字化背景下声像档案管理的若干思考[J].办公室业务，2017（05）：89.

[2]周成龙.数字化背景下声像档案管理的难点及对策[J].兰台世界，2017（08）：57-60.

[3]宋茜.大数据时代实物与声像档案的数字化管理[J].管理观察，2016（23）：88-89+93.