机关数字档案室建设研究

文 / 吴小竞

机关档案工作是国家档案事业的重要组成部分，也是检验考核机关履职尽责和科学决策、民主决策、依法决策成效的重要依据。随着国家社会信息化的全面深入推进，建设机关数字档案室，对接机关办公自动化系统及各业务管理系统，满足档案用户多样化个性化便捷化需求，已迫在眉睫。

机关数字档案室是信息化时代机关档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关OA系统及各业务子系统与区域综合数字档案馆建设的关键一环。［1］2014年初，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确指出：“各级各部门要加快推进档案信息化建设。要将档案数字化、现代化管理等方面的经费，列入同级财政年度预算。积极创造条件，加快实施数字档案馆（室）建设。”2014年7月，国家档案局发布《数字档案室建设指南》，进一步对数字档案室建设作出详尽描述和规范。进入中国特色社会主义新时代，全方位保全档案原始数据、高效便捷发挥档案凭证价值，对于全面依法治国和全面从严治党具有重要的意义。

一、建设机关数字档案室应纳入机关信息化建设总体布局

机关数字档案室建设是一项复杂的系统工程，既涉及组织架构、政策支持、部门协调等管理层面，又涉及基础设施、信息系统建设、档案数字化等技术层面。机关数字档案室建设不是一个孤立、封闭的系统。只有在确保档案安全完整的前提下，实现与机关OA系统、各业务管理系统和同级综合档案部门档案管理系统等无缝对接，具备智能化自动化“收集、整理、保存、利用”档案管理的“升级”功能，才能充分彰显数字档案室的内在价值和外在形象。

从安徽省科技厅数字档案室建设实践看，其成功经验及曲折历程尤为值得深思和借鉴。早在21世纪初，安徽省科学技术档案馆（以下简称省科技档案馆）就联合中国科技大学开发了当时较为先进的档案信息管理系统。但在相当一段时期，由于馆藏场地狭小及硬件设施跟不上形势发展需要，相关建设一直停滞不前。直到2012年底，档案信息化和数字档案室建设才再次被提上议事日程。主管部门省科技厅高度重视，先期相继安排网络服务平台、数字化加工设备购置等项目支持。为进一步打好基础，2014年颁布的《安徽省科学技术厅档案管理办法》明确要求：“将数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。”2015年12月，数字档案室被正式纳入《安徽省科技厅信息化建设总体方案》提出的重点建设任务之一，并作为政府采购项目完成招标。2017年8月，数字档案室建设三大重点任务即硬件部署、数字化加工和管理系统及网站构建通过省档案局专家验收。

二、建设机关数字档案室应通过充分调研设计符合自身实际的实施方案

筹备建设机关数字档案室，不仅要满足机关在履职过程中运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，而且要在确保安全保密的前提下，依托数字档案室管理平台并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务。［2］因此，在建设前，应充分调研论证；在建设中，应严格标准规范；在建设后，应落实运维保障。

首先，应充分调研论证。在省科技厅数字档案室筹划建设前，省科技档案馆根据国家档案局《数字档案室建设指南》，并结合厅机关档案资源及其管理实际，依托安徽省软科学计划项目《安徽科技档案馆数字化建设研究》，先后赴内蒙、河北、江苏等地调研学习，在广泛征求相关专家意见的基础上，提出《安徽省科学技术厅数字档案室项目建设方案》，并于2015年11月通过由安徽省档案局牵头的专家组可行性论证。随后，省科技档案馆以《安徽省科学技术厅数字档案室项目建设方案》为基础，在主管部门省科技厅支持下，制定了《安徽省科技厅数字档案室项目招标方案》，并按政府采购相关规定和法定程序完成了招标采购，目前省科技厅数字档案室建设已通过专家验收。

其次，应严格标准规范。特别是应依据机关数字档案室建设安全等级、档案资源及投入实际，严格遵循国家档案局《数字档案室建设指南》等相关标准规范，布局基础软硬件，开发应用系统管理软件，满足其长期稳定运行的硬件设施、基础软件及运维保障体系的要求。

在省科技厅数字档案室建设实践中，在基础软件布局方面，配备有正版基础软件，确保各门类电子档案准确和及时采集、捕获、保存，提供便捷高效的数字档案资源利用，包括Oracle数据库管理系统、操作系统、OCR识别、格式转换中间件等。［3］档案应用系统管理软件部分，根据国家档案局《数字档案室建设指南》，结合省科技厅档案工作实际，通过招标委托专业公司，开发能集成管理传统载体档案的应用系统，同时接收省科技厅OA系统、各科技业务信息管理系统的各门类电子和数字化档案资源，具备“收集、管理、保存、利用”四项基本功能，可确保电子档案真实、完整、可用和安全，可满足灵活扩展、简单易用等未来需求。

再次，应有持续运维保障。数字档案室运行维护及安全防护、升级都必须从制度、经费、人才队伍等方面给予充分保障。制度保障方面，应制定保障数字档案室正常运行的各项规章制度，并切实监督实施。相关制度包括各门类电子文件归档管理制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运行维护和安全管理制度、机关电子文件形成部门、信息化技术支撑部门和机关档案馆（室）职责分工及奖惩制度等。［4］经费保障方面，应将机关档案馆（室）各门类电子（文件）档案的归档管理、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理以及数字档案室应用系统的运行、维护、升级等费用纳入机关年度预算，给予长期的经费保障。队伍保障方面，除在机关档案馆（室）为数字档案室运维配备满足工作需要的不少于2名既懂档案管理又具备计算机应用技能的专职管理人员外，还应建立机关各档案形成部门兼职档案员制度，明确分管责任人和兼职档案员职责；定期举办或组织参加电子文件管理系统应用培训班，使档案信息化工作融入机关各部门日常工作。［5］

三、建设机关数字档案室应把档案信息安全摆在突出位置

档案安全是档案工作的底线，是健全档案工作“三大体系”、构建国家基础性战略资源的重要保证，是档案事业科学发展的前提。从省科技厅数字档案室建设实践看，注重严格遵循国家档案局《数字档案室建设指南》《档案信息系统安全保护基本要求》等标准规范，从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。

对于已建成的数字档案室，不仅应遵循国家计算机信息系统安全安全等级保护工作的要求，实行“谁运行、谁管理、谁负责”，还应严格依据国家档案局《档案信息系统安全保护基本要求》，不断完善档案信息系统安全保护的规章制度和操作规程，建立本机关档案信息系统安全管理机制，明确领导责任和岗位责任；应以档案数据为核心，对不同安全级别的档案数据实行区别管理；应以预防为主，制定应急预案，定期开展定级、测评、整改、检查等信息安全工作和应急演练，查找档案信息系统安全隐患，堵塞安全漏洞，妥善处理应对突发事件，切实不断提高安全防护水平。

首先，健全安全管理制度体系。这要求建立健全并不断完善涵盖档案信息系统建设、运行维护各个环节的安全管理制度、操作规程。特别是对安全管理制度从制定到发布的全过程必须经过充分调研，并定期开展评估检测，对存在的不足或需要改进之处应进行及时修订完善。

其次，建立健全安全管理机构。这要求根据机关数字档案室信息系统等保级别，明确安全主管、安全管理责任人的岗位设置，配备系统管理员、网络管理员、安全管理员等；对系统运行、网络接入和重要资源访问等关键活动进行授权和审批。一般情况，可由机关档案馆（室）领导负责对系统权限控制、档案数据处置等重要操作活动进行审批，同时对重要审批授权记录应存档备查，并建立安全检查通报机制，对系统日常运行情况进行安全检查和通报。

再次，严格规范人员安全管理。这要求切实加强内部各岗位人员安全意识教育、岗位技能及相关安全技术培训和考核，对关键岗位人员应签署安全保密协议，如若离岗，需将其工作内容信息保留1年以上。同时，应通过身份认证、访问控制、责任认定等措施，严格审批或授权外部人员访问管理。

第四，严格规范系统建设管理。这要求根据数字档案室信息系统安全等保级别，设计科学合理的信息系统安全建设方案，严格落实系统建设中产品采购与使用、软件开发、工程实施、测试验收、系统交付、系统备案、等级测评、安全服务商选择等全流程，［6］特别是应严格测试验收、系统交付阶段的安全防护措施。

第五，严格规范系统运维管理。本着安全节约原则，机关数字档案室机房宜纳入机关网络运维部门中心机房统一管理和维护，一般只需确立专人负责系统网络、存储备份等日常安全管理。但对电子文件的形成、流转、处理等环节必须全程监控，避免电子文件在加工、传输、存储过程中遭到泄密、非法篡改、调换。同时，对档案数据还需进行本地和异地备份。［7］

最后，严格规范查询安全管理。这要求研究制定机关数字档案室电子文件查询使用规范，对电子文件的查询权限、范围、选项设置、要求和管理作出明确规定，确保在安全保密、风险可控前提下，由机关内部有关部门兼职档案员，经其主要负责人批准，可通过数字档案室客户端，查询授权范围内的电子文件资料。电子文件管理系统自动记录查询操作过程，机关档案馆（室）应定期对兼职档案员查询电子文件的操作进行核查，及时纠偏纠错。而除了对机关外部档案利用人员提供查档指南外，现时的安全措施比较适宜在线开放电子档案资源目录。