融媒体视域下的档案管理模型建构

文 / 左永艳 安建梅

档案管理是档案馆或档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是国家档案工作最基本的组成部分。[1]近年来，信息化进程逐步推进，原有的某些档案管理方式出现相应改变，但是总体流程变化较少。以健康信息档案管理为例，在档案收集整理的过程中会更加侧重于建档者病史等方面的收集，在编目和检索过程中所需要完成的工作量也较大，而对于大多数企业员工的档案管理，内容则要单一得多。[2]可见，档案管理模型并不是一成不变的，而是在不同环境下都会有不同的建构方式。本文拟探讨是融媒体视域下的档案管理模型构建整体特征。

一、融媒体的产生与作用

狭义来说，融媒体是指充分利用媒介载体，将广播、电视、报纸等既有共同点又存在一定互补性的不同媒体，在人力、内容、宣传等方面进行全面整合，实现“资源通融、内容兼融、宣传互融、利益共融”的新型媒体。[3]可见，融媒体是当代媒体发展到一定阶段寻求市场突破的必然产物，也与信息社会中的信息高度融合分不开。在互联网技术快速发展、信息大爆炸的时代，互联网媒体高度发展而传统媒体式微。通过各类媒体的融通能够让传统媒体既发挥原有优势又搭上信息快车，因此融媒体的发展可谓是顺理成章。从广义来说，融媒体不只是各类媒体融合的产物，也不仅仅是一种信息传播方式，而是一种贴合当代信息社会的信息处理理念，是人们充分利用现有知识技术成果并进行高度整合以寻求发展最大化的追求。通过与互联网平台的融合，如今多数传统纸媒转向线上线下双向输出，这是传统媒体在面对新兴事物时的自身优化与发展。它不仅完成了自我蜕变，也在整体上推动了互联网环境的优化与发展。可见，在融媒体视域下，无论是档案管理还是传统媒体改革，都是通过新兴技术与传统手段的有机融合实现自我更新与突破。

融媒体的作用在于，不仅能够在技术上推动传统行业的发展，也为传统行业发展提供了更加广阔的思路和理念。在技术上，融媒体代表的是互联网时代高速发展的“云技术”，不仅能够在短时间内收集大量信息进行整理，也大大拓展了传统的信息储存空间，实现了人力、物力、空间的节省。在理念上，融媒体代表着互联网时代最先进的发展理念，能够不断督促传统行业借鉴当代互联网技术完成自我提升，让线上和线下共同发展。从这一点来看，融媒体理念的运用对于经济社会转型具有重要意义。

二、融媒体的产生与当代档案管理

（一）融媒体让档案管理内容更加全面

全面性是档案管理的一大追求。在传统的档案管理过程中，工作人员通过有限的方式进行线下收集和人工整理，受限于时间及人力物力，内容全面性和准确性都难以得到保证。这在传统语境中或许能够满足人们的档案利用需求，但由于当今的人才流动性、档案流动性、信息流动性都在不断提高，很难满足当代社会档案需求。[4]在融媒体视域之下，传统的档案收集与整理方式不再是唯一选择，工作人员可以充分利用手中的多媒体工具，实现档案内容的多方收集，整理过程也更加高效。以我国近年来推进的身份信息全国联网管理为例，汇聚各地基层机构收集的公民指纹、肖像的数据库，相当于一个大型的档案馆，而在进行身份验证的过程中，通过身份证刷卡或者身份证号的检索，就能够快速有效调动档案。对于传统档案管理方式来说，这样庞大的信息收集量通过人力来完成显然存在极大困难。在互联网数据技术之下，档案收集便能够做到全面准确，且使用更加高效。通过安全合理的程序设置，在某些特定的档案管理方面，甚至能够突破原先的档案实体，而将载体变成容量更大、内容更全的线上档案馆，这不仅是档案管理方式的突破，也是进一步推进信息化的力证。

（二）融媒体让档案管理方式更加高效

我国人口基数大、经济体量大，各行业、单位的档案管理汇总起来就是一个庞大的系统。为了实现系统的高效运行，必须寻求一个更加合理的管理方式。以高校毕业生档案去向为例，我国每年高校毕业生数量近千万，其档案派遣工作量十分巨大，多数高校所采用的档案派遣方式仍旧以人工为主，每到毕业季，高校毕业生档案派遣都会成为高校工作的重点加难点，随着高校毕业生数目逐渐增多，这项工作难度更高已成必然趋势[5]。反观如今异地就医系统，正逐步实现“让数据多跑腿，让人们少走路”，通过对患者建档的全国联网，异地就医缴费与医保报销都能实现及时办理，这正是融媒体思维的体现。通过当下最新技术的运用完成了医疗系统的自我优化。高校学生档案管理系统也可以对此充分借鉴，当今学生档案的线上版正实现全国联网，但是仅仅实现信息管理远远不能满足当下社会需求，还要充分考虑档案管理的服务性。通过对高校学生档案派遣与学生报到的智能化操作，能够为学生就业和人才流动提供极大便利。可见，在融媒体视域之下，通过对传统和新兴技术的链接，能够有效实现档案管理方式的双向推进。

（三）融媒体让档案利用过程更加有效

档案管理的最终价值实现在于档案利用。档案在社会与经济发展的过程中具有不可替代的基础性作用。传统档案利用方式的弊端在于档案数目多、排查慢，因此档案使用效率较低。这对于大量档案资源来说，是一项极大浪费，也是社会资源使用的缺位。以人才档案的管理为例，高校毕业生出现灵活就业等情况时，档案多数在当地人力资源和社会保障局留存，在毕业后的使用过程中往往因为信息的不对称容易出现档案使用的延迟。譬如，人事档案管理的总体职责在于当地人社局，其具体负责部门与办公地点等很容易在机构调整过程中出现机动性改变，而毕业生对此难以及时了解，因此在使用时易出现延迟，甚至影响毕业生就业。而在融媒体视域之下，通过传统档案保管利用方式与互联网方式的结合，让电子档案在实体档案运用过程中实现功能的部分替代，在实体档案需求难以满足时进行相应替代，在很大程度上便利了毕业生档案的使用。

三、融媒体视域下档案管理模型的发展方向

（一）档案管理充分结合信息技术

信息时代的档案管理应当充分贴合时代特征。电子时代和网络时代的到来，给信息储存和交流带来更大的延伸空间，使得原本不可能实现的信息超大容量变为可能。而档案管理原本就需要大量的储存空间与完备的交流平台。在此客观条件之下，通过与网络时代的充分结合，档案管理的广度也能够得到更加充分的扩展。事实上，信息化管理为档案管理节省了更多的人力物力，因此档案管理部门及管理者能够有更多的精力关注档案管理的维度扩展。通过资源通融，档案管理与现代化存储手段、与网络安全交流等进行充分整合，能够让档案在收集过程中获取更多信息，在整理过程中更加高效，保管过程更加便捷，价值鉴定的流程更加科学化，不仅实现了渠道拓展也让整个档案管理过程更加高效。因此，我们应当更加重视档案管理的信息化，充分拓展档案管理工作外延，与现代信息技术、网络安全技术以及智能存储管理技术等充分融合，让档案管理与信息技术外延学科实现资源共融，优化档案管理的服务职能，使其在社会发展过程中发挥良好的基础性作用。

（二）线上线下联动管理

线上与线下的联动能够给档案管理带来更高的效率。事实上，档案管理的目的在于服务，而原本相对集中的档案管理方式很难适应当今高流动性的社会发展，因此线上线下的联动管理就相当必要。以人才档案为例，人才档案能够实现线上线下的联动管理，能够让人才异地办事手续得到有效的简化，更加节省时间成本，也在一定程度上节省了社会资源。但是，当下我国的许多档案管理地域限制较多，致使很多事情异地办理困难重重，阻碍了人才流动和社会进步。[6]因此，在今后的档案管理模型构建过程中，应当更加注重线上线下的联动管理，通过先进的互联网技术手段，让原本在线下做的事情能够在线上办理，使档案利用方式更加灵活多样，充分发挥档案管理的服务性功能。此外，线上线下联动管理也能够赋予档案管理更大的机动性，线上信息更新速度较快且效率较高，线下档案管理更新需要耗费巨大的人力物力。因此，通过线上线下的联动管理，也有利于档案系统数据信息的及时更新，提高档案管理、存储与使用的准确性。

（三）更加注重信息整合集中

整合与集中能够让信息发挥更大的作用。以人事档案为例，全面整合的档案在使用时具有更高的参考价值和使用价值，能够让用人单位对于人才有更加全面细致的了解，在考虑人才任用方面也会更加贴合个人的特征，做到人尽其才。[7]而对于企业档案来说，档案的全面性能够为相关部门对企业进行监管和追责带来极大的便利，而经过系统性整合的档案也能够给企业带来一定的威慑，使其在生产经营过程中更加注重约束自身。目前，国际经济正处于大数据时代，大数据的优势在于能够及时有效地整合出最准确、全面的信息并提供给利用的人群。这样，无论是政策的决策还是商业手段的制定，都能够更加具有针对性，一经实施便能做到事半功倍。档案管理是社会管理和经济管理的基础部分，假如能够对信息整合多加重视，则无论是对人才的管理、经济的运行还是对社会秩序的稳定，都将大有裨益。当今时代，先进的互联网信息技术也为档案管理过程中信息的快速整合提供了可能，通过电子信息数据计算，能够快速实现信息整合、归类和集中，显著区别于传统档案排查，能够做到更加高效的运用，实现各方利益共赢。