龙兆佛《档案管理法》的档案学思想

文 / 曾奇 王琳琳

龙兆佛（1902—1975），另名承之，湖南常德人，1927 年毕业于大夏大学教育学院，曾经长期从事教育工作，1935年任广西省政府咨询，1937年至1944年间，任广西省政府图书馆主任兼档案室主任。新中国成立后，广西壮族自治区人民政府决定重建自治区立南宁图书馆，由龙兆佛全面负责并主持工作（1953年—1957年）。龙兆佛成为广西壮族自治区图书馆的首任馆长。

1930年代，龙兆佛在管理广西省政府档案工作的实践中，针对当时行政档案管理中存在的一些问题，借鉴图书馆学的原理与方法，整理了一套档案管理的方法，编撰成《档案管理法》（广西省政府编译委员会，1940年）。龙兆佛的《档案管理法》于1939年成书，1940年出版，1958年被中国人民大学作为档案学“十三本旧著”之一再版，2013年被收入《档案学经典著作》丛书。该书既是著者多年从事档案管理工作实践的经验总结和理论升华，又是民国时期文书档案改革成果的一大见证，更是考察我国近代档案学形成史的重要依据，对民国时期行政档案管理实践的指导和近代中国档案学理论的创立起着较大的积极作用。该书从四个方面集中体现了龙兆佛的档案学思想。

一、行政档案和文书“是表示一样东西的两个过程”，“行政档案是文书的集合体”

南京国民政府成立后，行政机关文书、档案的管理存在不少弊端，大大影响了行政效率。1933年，为了加速国家机器的运转，国民政府开始推行以文书档案改革为主要内容的“行政效率运动”。文书档案改革运动在实践上为档案学理论的研究提供了可供参考的经验教训，在学术上催生了一批档案学著作，推动了我国档案学理论的初步形成。

正确地把握“档案”的本质，是档案学研究的首要问题。当时的学者们不断对档案的定义进行探讨。龙兆佛认为，“文件由点收，核办至封发的过程止叫做文书，汇集已办结而又同属于一宗案情的文件，在保管的过程中便叫做档案”[1]350。换言之，从时间上看，文书与档案是同一事物的两个不同阶段；从数量上看，文书与档案是因子与集合体的关系。这个定义与同时代众多学者的相关看法大同小异。在今天看来，龙兆佛在《档案管理法》中把档案与公文捆绑在一起，把商店往来的账目、私人交际的函件等排斥于档案的概念之外，窄化了档案的概念。但龙兆佛对档案本质的认识受到特定历史时期的社会环境和档案管理实践发展水平的限制，我们不能苛求前人。值得注意的是，龙兆佛等人对档案的定义在很大程度上触及到了行政档案的本质，在很长一段时间内得到了档案学界的广泛认可，也为当代学界科学地定义档案及档案学奠定了理论基础。

二、行政档案“是依据机关之职掌的类别系统分类的”，“目的在便于作行政活动的参考或准则”

档案分类就是按照一定的标准，依据档案的来源、时间、内容和形式等方面差异，有层次地划分档案，进而形成相应的体系。档案分类是档案管理工作的主要环节之一。采用哪一种档案分类标准直接关系到分类的质量与篇幅。[2]龙兆佛认为，省政府的职能一律由中央政府规定，不会因人事的变更或地域的不同出现变化，而各省政府的机构常常会出现这些变化，因此行政档案的分类应当依据职能的类别系统，而不能依据当时当地的机构上的部门系统。龙兆佛基于概括性和稳定性的以职能为主要参考系数的档案分类标准，具有较大的参考意义。

龙兆佛借用“九小类”的图书分类法来补充和完善档案的分类。他主张灵活地把行政档案的每一个类、项、目根据法规章则、经费、人事、会议计划、视察指导、调查统计、概况报告、诉愿和交代等“九小类”进行补充分类。这是依据行政活动具体步骤顺序来解决档案的复分问题，具有较强的实用性和可复制性。

档案分类精细，大小类目成千上万。为了以简驭繁，应用方便，龙兆佛倡导用简明的符号代表档案的每一个类目。他认为，如果用文字作精细化档案分类的符号，连贯起来看，过于累赘，完全失去了应用符号的作用与意义；用十进法的数字分类符号，能够体现档案分类的规律性变化，便于记忆，但难免缺漏；用非十进法的数字分类符号，分类可最大程度实现精细化且能够有效避免遗漏，但容易导致记忆和应用上的困难；基于此，他主张，类项目的符号用十进位号码，各级子目的符号用非十进位号码。这种两法并用的方式，既遵循了记忆的规律性，又适应了变化的灵活性。[3]在当时的条件下，这些经验相当切合档案分类的实际工作。

龙兆佛的《档案管理法》提出了编制行政档案分类表的一系列原则，例如，应当注重实际的应用；各类项目之下都应当预先留出伸缩的余地；类名必须是名词；在某些情形下，精密详细的档案分类表需要体现概括性笼统性；某类案件可以根据性质判断是否需要归入各种不同的项目等。他在详细阐述上述原则后，编制出一份简明实用的《省政府档案分类表》。该表为解决当时行政档案管理中的一些共性问题提供了样本。

龙兆佛的档案分类理论兼顾档案分类的系统性、概括性、科学性、实用性，提出了解决档案集中与分散矛盾的原则、方法与途径，对民国时期行政档案分类实践的发展产生了积极的引导作用。

三、行政档案的编目，“最适于编制活页簿式目录”

档案的编目是指档案目录的编制。档案目录作为档案检索系统的重要组成部分，是由档案部门编制的，由众多著录条目按照一定次序编排而成的，揭示、查找与利用档案的工具。档案编目之目的在于，通过简明扼要的记录显示档案的具体位置和内容，以利于档案的保管与利用。龙兆佛从形式和内容两方面把行政档案的目录划分为两大种类；从形式方面把它分为卡片目录、簿式目录、活页簿式目录；在内容方面把它分为分类目录、人名目录、标题目录、机关名目录以及收发文目录等。他认为，行政类档案的编目“最适于编制活页簿式目录”[1]408。事实上，在行政档案的编目中，簿式目录虽能节省纸张和人力，但必须等全部目录整理完毕后才能编制成册，而且一旦编成簿册之后，又不能增删修改；卡片目录运用灵活，可以随时增删修改，但携带不便，无法辗转传递；活页簿式目录既兼具簿式目录和卡片目录的优点，又基本上能够避免二者的缺点。龙兆佛提出了具体的行政档案编目法，即必须用活页表式编制分类目录、机关名目录、人名目录、标题目录等；号码一律用阿拉伯数字登记；案名、机关名、人名或标题宜采用正楷，其余各栏可用行书；来文复文登记可以并作一行，以复文为主。他还详细编制了分类目录页式样、机关名人名目录页式样、题目录页式样。龙兆佛的上述档案编目法，注重从行政需要的角度研究档案管理中的问题，尽管还停留在行政机关档案管理的经验总结层面，侧重于具体业务的研究而缺乏深层次的理论概括，却为中国档案学的初步形成做出了有益贡献。

四、“管理档案部门的组织必须扩大”，“对于工作人员必须加以训练”，“还须要规定严格考核的办法”

南京国民政府统治前期，档案管理部门的机构设置相当简单。当时省一级的档案管理机构——档案股，仅属低于科级的股级机构，只设一位科员、若干办事员及书记分管其事，人员比较单薄，地位十分低下。省以下各级档案管理机构的规模与定位就更不用说了。这既导致档案管理的弊端丛生，又不利于文书档案改革运动的推进。

在档案管理的组织机构方面，龙兆佛主张，为了有效吸纳档案管理人才，应当将档案股提升为与科级平行的档案室，提高档案管理部门的工作地位；为了节省人力物力，便于档案的跨部门查询与利用，同一个行政机关的档案应当实行集中管理；为了突出人的主观记忆，便于档案管理人员熟悉自己所管的档案，应当采用纵的组织分工方式，依据档案管理手续分配业务。“这种纵的分工制是龙兆佛与何鲁成档案室思想的主要差异之一”[4]。龙兆佛主张采用纵的组织分工的观点过于强调管理人员主观记忆的重要性，对横的组织分工的优越性认识不到位。但是，他特别重视档案部门管理的改善和地位的提高，在《档案管理法》中把“档案室之组织及管理”另列成章，开1930年代同类著作之先河。这基本上适应了文书档案改革运动的需要，有助于提升行政档案的管理效率。

在档案机构的人员管理方面，龙兆佛提出，文书档案改革之初，可以增加档案室的管理人员，但不能使机构设置变得复杂，宜实行扁平化管理：室主任下面不必再分设股或组，可直接设立若干管理各类档案的科员，每一位科员管理3—6项档案；可设立若干办事员及雇员，协理案卷的检调、目录的编制及装订等，以每一科员酌量支配1—3人为原则；设立不负管档责任的科员1—2人，协理归档文件的点收与分配；设立办事员或书记一位，专门负责本室的事务性工作。龙兆佛认为，档案管理人员的培训必须遵循五条标准：敬业和进取的精神、精细耐劳的意识、科学的头脑、讲究美观整洁的习惯、和蔼的态度。显然，龙兆佛高度重视人事问题，并认识到人事问题是文书档案改革的主要阻力。这与他兼任行政官员的工作经历有关，成为其档案学思想的一大亮点。

在档案管理人员的业务考核方面，龙兆佛制定了相当严格的考核办法：档案室主任直接指定考核人，考核人对档案室主任直接负责；被考核人工作的不足之处由考核人上报给主任复核后，由主任责令被考核人提高认识、改正错误。龙兆佛编制了包含被考核人身份信息、具体考核事项等内容的“工作成绩考核表”。龙兆佛关于档案管理人员业务考核的观点，尽管没有考虑提升薪资的激励机制，没有涉及档案管理的制度层面，却十分注重良好服务态度的养成和监督机制的建立，简单易行，具有较强的可操作性。

龙兆佛的《档案管理法》“尽可能谋适合一般人士之习惯，而又不失完整严密之科学精神为原则”[1]342，自觉地对行政档案管理中的一些主要问题进行了探讨。该著中的档案学思想与同时代档案学的研究成果一道，打造起行政档案管理学的基本框架，构建了早期中国档案学的基本体系。龙兆佛凭借对行政档案管理工作的不懈钻研精神，将行政档案管理实践的切身经验付之于文字、传之于社会，营造了清新自然的档案学学术氛围，值得后来的档案学学者学习。