照片档案管理工作实践思考

郑晓丽

温州市科学技术情报研究所

照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片，并辅以文字说明的历史记录，是国家档案的重要门类和载体，具有重要的保管和利用价值。照片档案之所以重要，就在于它能够真实、及时地记录某一事件发生的面貌和大体过程。虽然也可以用文字等形式记录下来，但它的直观性和真实性远不及照片。因此加强对工作开展过程中形成的照片和有关材料的收集归档是非常重要的一项工作。

1 当前照片档案的管理现状

1.1 档案管理人员专业水平不够

本研究所目前的档案管理人员本身不是档案专业人员，在档案管理中专业水平较差，工作之前也没有相应的培训教育，甚至有些工作人员对于档案管理工作没有任何经验。这些情况在照片档案的管理中尤其严重，导致工作人员在实际工作中质量不高，无法发挥档案管理真正价值。

1.2 相关管理制度执行不够有力

档案室制订有档案管理制度，从档案收集、归档到移交档案室统一管理，都有比较详细的规定，而且本研究所还专门制定了相应的照片档案管理制度。但从实际操作情况看，这些制度的执行和落实都存在许多问题，往往成为敷衍上级检查的摆设。

1.3 照片档案的利用率不高

浙江记忆工程的其中一项重点实施项目就是“浙江老照片”。而本研究所只是将照片收集归档，照片档案发挥的宣传作用十分有限，除了照片拍摄者和档案工作人员，很少人知道单位有哪些照片已经归档，这就导致没有真正将照片档案利用起来。

2 照片档案存在的主要问题

2.1 归档意识不强

单位对文书、科技等材料的归档管理工作比较重视，相比之下，照片档案的归档意识就很淡薄。许多重大重要活动结束后，相关人员很少将活动期间形成的照片集中归集到档案室，反而习惯于将照片保留在自己手中。造成这种情况的主要原因，一是对照片是否属于档案，认识上较模糊，二是认为这些照片反映了本部门工作业绩，留在手里便于查找和利用。

2.2 收集整理不齐全

照片档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片、底片（含电子版）需同时归档，照片需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，本单位有相当多的积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或根本找不到底片，很多照片要么没有文字说明，要么只有总说明，并没有每张照片的分说明，且有时对活动的总说明也并不符合《照片档案管理规范》对文字说明的要求。随着时间的推移，形成部门很难再对照片所反映的事由、时间、地点、人物、背景等信息进行完整、准确的描述，这就造成了照片事由不清楚、主题不明确等现象。

2.3 保管条件有待改善

照片档案属于特殊载体档案，保管条件比一般纸质档案的要求更严格。照片、底片表面易落灰尘、受污染，必须存放在符合特殊要求的库房内加以保管，要求恒湿、恒温、防磁、防震等，需要配备照片档案专用柜。但是在实际工作中，由于领导对档案室的投入相对较少，单位没有设置照片档案专柜，只能将重要的照片档案资料存放在普通档案橱中，不具备照片档案要求的恒湿、恒温、防磁等保存条件，致使一些照片变黄褪色、底片粘连变质等，也没有做到每隔两年对底片/照片进行抽样检查，这样非常不利于照片档案的长久保存和利用。

3 加强照片档案管理工作的若干建议

3.1 提高对照片档案管理重要性的认识

照片档案是国家全部档案的重要组成部分，把照片档案列入归档范围早在1956年国务院已有明确规定。要依法宣传照片档案的相关知识和价值。通过宣传，使单位全员充分认识照片档案的重要性，从而依法自觉地做好照片档案的收集和归档工作。改变过去那种不重视档案、消极应付的工作作风和只注重文字材料收集而忽略了照片档案积累的错误做法。使大家树立“档案工作、人人有责”的思想，把自己手中珍贵的档案信息资源提供给档案室，永远保存下来，传承下去，提高全员，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。

3.2 建立健全照片档案管理体制机制

为规范照片档案的管理，单位要建立健全相关的管理体制机制、集中统一管理的制度、照片收集归档范围的制度、照片管理利用的制度等。本单位形成的照片档案，要坚持“凡是本单位工作活动中形成的，具有保存价值的照片均应归档”这一原则。根据这一原则，能够作为档案保存的照片应是产生于或反映出本单位工作活动的记录物，由本单位档案室集中统一管理，不得由个人分散保存。能够作为档案保存的照片还必须有一定的价值，即这些照片在日后可以在各方面的工作活动中提供利用，能够满足社会各方面的需要，具有一定的利用价值，又值得对其施以管理活动，花费人力、物力、财力，具有一定的保存价值。这两种价值都是在制定归档范围时应考虑的。

3.3 严格把好文字说明关和归档入口关

由于照片档案反映的是静止的无声的瞬间，照片画面本身无法说明所要表达的内容，照片档案要具有较高的史料价值，需要有相关的文字说明材料。照片文字说明材料包括事由、时间、地点、任务、背景、摄影者等要素，以概括提示照片影像反映的全部信息。因此，在照片档案收集归档过程中，档案人员发现文字说明材料不全时，要及时向有关形成单位催要补全。同时，照片档案收集不宜过多过滥，对一些保存价值不大或无保存价值的照片材料要在归档前予以剔除，确保归档照片材料的准确率和规范性。

3.4 加快推进照片档案数字化管理和利用

新的计算机技术为档案管理提供了新的方法和机遇，促使档案管理工作者转变思维方式、提高工作效率。照片档案的管理要以硬件设备为基础，主要是计算机和扫描仪。然后再把信息储存在光盘、硬盘或者网络上，这使照片的管理方式产生了质的飞越。照片档案的数字化管理是照片档案储存和管理的发展趋势，我们需要尽快跟上趋势，加快推进照片档案数字化管理和利用，提高档案管理的效率和质量。

3.5 提高档案工作人员的专业素质

大力引进高素质的档案专业人才，使人力资源与档案工作要求相适应。同时要加大对现有档案工作人员的培训力度，切实提高专业化建设水平。要加强收集工作的主动性和预见性，可根据本单位的工作特点，围绕中心工作或阶段性工作重点，针对年内要开展的重大活动、各项工作等做出照片档案收集计划，在每年底对照清单进行检查，形成工作闭环。