水文“5＋1”工程建设项目档案工作的若干思考

黄 敏

浙江水文新技术开发经营公司

水文“5＋1”工程作为浙江省水文重点工程项目，建设投资大、周期长、环节多、参与方广，形成的档案载体种类全、数量多、保存价值高。工程档案是项目建设的真实记录，是水文“5＋1”工程考核验收的重要凭证，是项目管理、维护、改扩建的重要依据。水文“5＋1”工程档案工作是水文“5＋1”工程工作的重要组成部分，是保障工程顺利进行的一项基础性工作。作为水文“5＋1”工程重要参与企业（水文管理中心唯一直属企业），更应强化责任意识，采取有效措施，确保“5＋1”工程档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

1 通力合作，切实抓好档案的收集和整理工作

水文“5＋1”工程建设项目档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程开展的全过程。在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，及时收集档案非常必要。一组完整、准确、系统的档案，必须由全体参战人员共同参与收集，而工程的管理、设计、技术和施工人员对项目情况最为了解，档案产生于他们手中，同时他们也是以后利用档案的主体。所以，档案整理工作需要精通档案管理和熟悉工程建设业务知识的人员共同协作，才能保证档案的系统、完整、规范。在工程建设过程中，档案人员参与其中，深入现场，随时进行资料收集和指导，同时让工程技术、管理人员明确档案整理的重要性，引起他们的重视。在收集、整理环节，可采取以下方法。

1.1 坚持水文工程档案管理与工程建设同步

用于水文工程建设的准备阶段。在水文工程项目提出后，建档工作即开始。完整的建设前期文件，在维护各参建单位合法权益方面是重要的依据凭证。这一时期形成的文件材料相对较少，利用与传递也不多，能保证档案的完整性。

1.2 坚持档案管理与工程建设同步跟踪管理

用于工程建设施工阶段。这一时期，文件材料利用较为频繁，难以做到同步收集，档案人员应主动到现场询问和了解工程进度，及时掌握工程信息，并指导和督促业务部门有针对性地收集、整理档案资料。这种方法速度快，质量高，能保障档案资料的连续性，但花费的人力、物力较大。

2 严格进行水文工程建设项目档案验收

规范、严格地进行水文“5＋1”工程建设项目档案验收，是保证项目档案质量的重要环节。国家档案局与国家发展和改革委员会于2006年联合印发了《重大建设项目档案验收办法》，对项目档案验收的程序、方法和要求做出了具体规定，使水文工程建设项目档案管理可以有规可循，确保水文工程档案的成套性。在此基础上，可采取以下方法进行验收。

第一，重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图编制情况。

第二，对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误。

第三，加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。

第四，在合同中明确竣工档案完整和规范的移交条款，并采用有效措施与竣工结算密切挂钩。

3 完善制度，保障精细化管理

在档案管理工作中融入精细化管理的理念，将每个环节细化分解，总结最优执行方法，以达到档案服务功能的最大化。这一理念同样适用于水文“5＋1”工程建设项目档案的管理。在档案管理过程中，通过不断完善制度，落实精细化管理措施，形成档案管理的固定操作，增强档案管理效率。

首先，在明确水文“5＋1”工程建设项目档案管理目标的基础上，结合档案管理相关规范和水文行业具体要求，参照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）、《水利科学技术档案管理规定》（水办〔2010〕8号）、《重大建设项目档案验收办法》，制定完善水文“5＋1”工程建设项目档案管理相关规定，如《档案管理人员岗位责任制度》《资料复制制度》《水文档案保密制度》《档案资料借阅制度》《文件材料归档范围和保管期限表》等，规范档案管理。

其次，档案管理制度要符合实际情况，不能照抄规范或其他文本，要具有适用性。制度要清晰明确，具有可操作性，通过完善制度指导下的精细化管理，不断促进档案管理的标准化、规范化、科学化。

4 通过创新，力求提供优质的知识化服务

做好档案资料的收集、归档工作，一个重要的目的是发挥档案的价值和作用。水文“5＋1”工程建设项目档案的形成是所有参与者劳动与智慧的结晶，通过文件材料的收集与归档，可将其再转化为档案信息资源，提供给需要的人。

要创新档案利用服务的方式、手段、表达方式，突破利用服务浅层化的局限，从管理服务向知识服务转型升级。

4.1 档案利用服务多元化

可向社会各阶层、部门提供广泛的服务，如为气象、国土、城建等部门提供精确、全面的信息，为领导决策提供依据等。除服务水文行业运营发展、工作决策、编修史志、编辑年鉴、水文编研外，也要利用好档案资政、育人的功能，打造“水文文化之窗”，发挥档案的文化功能。

4.2 档案利用服务数字化

一方面可充分利用大数据技术，进行水文分析、水文规律探究，提高水文资料利用率，实现实时数据传输共享、成果共享；另一方面可利用档案数据库内容，充分挖掘其价值，注重微传播，制作微信、二维码、小视频，既可促进新技术新设备的推广应用，又可宣传水文事业发展历史，更可宣传水文档案发挥作用的典型事例。档案服务形式活了，才能不断增强档案和档案工作的吸引力和感染力，促使档案管理工作更上一层楼。