疫情防控常态化下医院档案管理优化研究

李彦林

丽水市中医院

档案收集与管理，是目前人、事、物留存历史记忆的重要证据，尤其是在疫情防控常态化下，规范档案管理流程，全程、如实地保存疫情真实记录，对于疫情防控“经验得以总结，规律得以认识”具有重要意义。本文将对疫情防控常态化下医院档案管理的优化策略进行研究及阐述，为其他医疗卫生单位应对公共卫生事件提供参考。

1 疫情防控常态化下医院档案管理的重要性

新型冠状病毒肺炎疫情发生后，国家卫健委迅速采取行动，将其纳入《中华人民共和国传染病防治法》，并采取甲类传染病的预防、控制措施。中央立即制订防疫措施，各地迅速启动重大突发公共卫生事件一级响应，全国实行人员管控，火速建起雷神山、火神山医院。

我国政府能在极短时间内迅速采取有力措施，得益于2003年非典防治的经验传承：中建一局为武汉提供了2003年北京小汤山医院建设施工图纸档案，武汉供电公司也借助2019年武汉军运会专题档案中相关供电系统图纸档案，仅用3天时间便完成了雷神山的供电任务。事实说明，前期档案在应对突发公共卫生事件中，具有极其重要的作用。医疗机构作为应对疫情的第一直接单位，重视档案的收集与管理，更加具有极大的现实意义。

2 疫情防控常态化下医院档案管理的现状与不足

2.1 缺乏系统健全的档案管理体制与规范化的操作流程

缺乏完善的档案管理体制与规范化的操作流程，是目前大部分医院存在的弊病。不少医院将档案科视为资料仓库，档案管理的体制建设缺乏全面性，使得许多医院资源和资料没能被系统性地保存和记载。另外，档案管理尚缺乏规范的SOP（标准操作程序），各个医院各有自己的一套流程，使得信息互通存在障碍。

2.2 信息化建设落后，无法支撑突发事件的应对

首先，信息收集能力弱，应对突发事件灵敏度欠缺。以武汉为例，最初发现疫情风险的第一直接单位为医院，但医院却没有足够的能力去大范围收集疫情传播情况。

其次，档案管理信息化程度弱，数据调出效率低。大多医院的档案管理尚未进行全面的信息化，对于医院各卡口出入人员的管理、疫情防控人员的抽调、疫情防控政策的统筹，基本还处于人工作业阶段，未能充分利用信息化及自动化带来的便捷。对于疫情防控常态化而言，工作效率尚处于较低水平。

2.3 “公共卫生＋档案管理”复合型人才缺乏

一方面，目前大多数医院的档案管理人员综合素质较低，另一方面，医院在公共卫生科配置的人才极其不足。在疫情防控常态化下，急需“公共卫生＋档案管理”的复合型人才，然而据笔者调研，此类人才极其缺乏。复合型人才的素质相对较低，对疫情防控档案管理的工作推进造成了一定的阻碍。

3 疫情防控常态化下医院档案管理的优化措施

3.1 建立科学高效的档案管理规范化体系

在医院建立科学高效的档案管理规范化体系具有极其重要的意义。笔者建议可以从以下几个方面实行：

首先，制定应对突发公共卫生事件和疫情防控常态化下的档案管理制度文件，由公共卫生科及档案管理人员会同医院医务处共同商讨定稿。

其次，依据《档案法》及相关法规，请求医院相关领导科室，将文件下发各个部门，全医院统筹合作，严格按照档案管理规范化体系落实各项工作。

最后，以当下疫情防控为主要契合点，按照制定的规范化体系实行，一定时间后开展回顾性的分析研究，持续优化档案管理体系。

3.2 与疾控系统统筹合作，提高信息化收集的灵敏度

目前大部分医院应对公共卫生事件的主要任务是上报，缺乏主动性及全局掌握性。因此，笔者建议，医院公共卫生科、档案科，应与当地疾控系统紧密联系、统筹合作，当发现风险点时，及时建立疫情预警档案、疫情防控档案，并化被动为主动，根据档案提供的数据，制订相关策略，进一步提高档案收集的灵敏度，为疫情防控提供重要科学依据。

3.3 建立数字化档案管理系统，提高信息存储及分析能力

信息化给现代社会带来了极大的便捷，数字化将会是档案管理的有力工具。因此，笔者建议，档案管理人员应与信息科建立长效的沟通机制，开发数字化档案管理系统，实时将工作中的档案、资料、图库录入信息化系统，并建立实时的数据处理系统及预分析模型，真正将现有档案转化为有力工具。

3.4 加强人员培训，培养复合型人才

在医院档案管理中，要实现综合管理，就需要复合型人才，不仅要了解档案管理的基本知识，还需要了解公共卫生、信息技术等方面的知识和技术，这样才能切实深化档案管理。笔者建议，可以从以下几个方面开展：

首先，对现有档案管理人员进行培训，根据现下疫情防控需要，对管理人员进行公共卫生、信息技术、医药等相关理论知识的培训，有条件者可选派至省级大型医院进行实践。

其次，要开展复合型人才的招聘工作，优先选择医药背景与档案管理相结合的人才。

最后，可根据人才需求进行医院内轮岗，在岗位上不断深化职业素养，提高自身能力。

本文基于疫情防控历史进程，基于当前疫情防控的常态化现状，对档案管理的优化策略进行了分析和研究，提出相应的提升措施，为其他单位档案管理水平的提升提供借鉴。