探讨新时期人事档案管理信息化建设

白如雲

摘 要：目前我们的国家在逐渐强大，在信息技术方面也取得了很大的进展，近年来，先进的信息技术已经应用于我们生活中的各个领域中。目前各单位面临着激烈的市场竞争，而各单位想要保证不被残酷的市场淘汰的最关键的因素就是人才，因此对于人事档案管理工作应该有更深的认识，各单位要紧紧跟随时代发展的潮流，加强人事档案管理信息化的建设工作。

关键词：新时期；人事档案管理；信息化建设途径

由于时代在不停变迁，目前我国的人事档案管理工作也有了很大的变化，沿用传统的档案管理方式已经不再符合社会发展的需要，如此我们必须加强人事档案管理信息化建设，促进人事档案管理工作的与时俱进。

新时期人事档案管理信息化建设中存在的问题

缺乏专业的档案管理人员，工作安排不够合理

目前大部分从事档案管理工作的人员大多都不具备专业技术，可是针对一些比较重要的人事档案来说，其管理人员应该具备一定的专业素质和能力，然而目前很多档案管理者都不具备专业能力，甚至有些人员年纪较大，对于新技术的掌握能力也不足，不能熟练地运用先进的信息化设备来进行档案管理，很难达到信息化管理的要求；其次，部分人事档案管理者在上岗前并未接受过专业的培训，具备档案专业助理馆员及以上资格的专业人才十分缺乏，由于专业人才的匮乏，致使档案的整理与上交工作不及时，一些档案堆积没有得到有效整理，存放位置也存在一定的随意性，此外也没有注重档案管理的信息化平台的建设工作，档案资料出现了缺失的情况，从而影响档案的有效利用。

档案管理设施不够完善

新时期，在人事档案管理信息化建设工作中，电子档案逐渐成为主流的存储方式，传统的纸质档案正处在向电子档案的过渡时期，所以硬件设施水平在当今人事档案管理信息化建设工作中发挥着重要作用。先进的硬件设施既要满足纸质档案的需求，又要顺应电子档案的设备需要，主要设施为防潮防火设备、计算机设备与存储室防范装置等。然而目前很多工作的硬件设施水平不高，传统存放方式仍为常态。此外，针对部分采用电子档案存放文件的档案管理室，其防盗系统、处置能力与技术水平还有很大的提升空间，文件修复与技术归档等技术问题有待加强。

新时期人事档案管理信息化建设的对策

构建人事档案管理人才培养机制

想要做好人事档案管理信息化建设工作，就必须加强对档案管理人员的培训，尽量让专业的人员去负责人事档案管理工作，并逐渐实现由传统方式进行档案管理逐渐转向利用先进的科学技术进行档案管理，实现全面的信息化管理。例如，可以让档案管理人员参加上级部门组织的专业技能培训，在档案管理者参加培训后，进行专业知识的考核，设立一定的奖惩制度，对于那些专业技能掌握得较好的人员给予一定的奖励，而对于那些对专业知识掌握得不牢固的人员采取一定的惩罚措施，同时让表现好的人员可以获得职位晋升的机会，打造一个积极向上、充满竞争精神的良好氛围。

加强人事档案信息数据库的网络化建设

新时期，为解决人事档案数据库功能不够健全的问题，各事业单位应该重点围绕数据库进行运行功能和安全系统方面的建设，加强人事信息数据库的网络安全，全面提高人事档案信息化管理的质量。因此，事业单位可以重点发挥网络服务器的功能，将其用于数据库的建设。同时，事业单位应该针对不同的部门满足人事档案的信息检索和查阅需求，并在数据库中设定不同的管理模块，以确保内部各个部门都能够高效地实现人事档案信息检索和应用，有效提升人事档案管理的利用率。

增大对资金的投入力度

若希望加强人事档案管理的信息化建设，在实际的管理过程中，应保证在人事档案管理信息化建设的资金方面增加投入，一定要重视追加资金的工作，不要为了节约成本而忽略这一问题。同时，人事管理人员需对相关资源的配置是否合理予以充分考量，尽可能在节省人事档案管理信息化建设开支的前提下确保人事档案管理信息化系统建设的科学性与有效性。同时，加大投入，以提高档案管理人员的基本素质、执行能力、技术设备操作水平，在招聘人事档案管理人员时应该注意招聘有相关工作经验、接受过专业培训、能熟练使用人事档案信息化管理软件的人员。另外，还要备份相关的人事档案信息，设置数据信息、设备数据库的使用权限，严格把控人事档案的浏览权限，避免公司所有员工都能随意查看人事档案的情况，从源头上保证人事档案的安全性和私密性。

结语

我们处在一个瞬息万变的世界，我们的周围无时无刻不在发生着变化，今天还比较流行的东西，可能明天就会过时。对此，企业和各事业单位若希望增强自己的竞争能力，就必须紧紧跟随时代发展的脚步，做到与时俱进，重视人事档案管理信息化建设工作，通过完善构建档案管理人才培养机制，培养更多优秀且专业的人事档案管理信息化人才，并且加大人事档案管理信息化建设的资金投入，确保有足够的资金去完善人事档案管理信息化系统，另外还要加强人事档案信息数据库网络化建设，提升人事信息数据库的网络安全，从而全面提高人事档案信息化管理的质量。

（作者单位：中国地质调查局沈阳地质调查中心）

【参考文献】

[1]徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017（01）.

[2]张丽娜.大數据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案，2017（02）.