基于知识管理的集团化企业档案信息化建设研究

邱巧艳

摘 要：对于集团企业的运行和发展来说，档案管理能够让管理层对企业的运营情况有更好的了解，所以企业档案管理的信息化建设就显得尤为重要。基于对集团企业档案管理现状以及问题的调查和了解，本文指出了基于知识管理的集团化企业档案信息化建设所需的条件和要求，并在此基础上提出了档案管理信息化建设的措施，深入保证档案管理效率和效果。

关键词：知识管理；档案管理；信息化建设

知识管理是指在企业的运行过程中建设科学有效的知识体系，通过对企业内部和外部显性知识与隐性知识的收集，将其融入已经建成的知识体系中，让这些知识能够为企业的运行和发展带来重要指引。

通常情况下，企业中的隐性知识数量更多，并且识别较为困难，所以当前的很多企业对这一点的认识存在不足，更无法通过知识体系进行企业档案管理。

集团企业档案管理中存在的问题

当前，在集团企业的档案管理中，主要存在以下问题。

随意性

在很多集团企业中，无论是管理层还是档案管理工作人员，都将档案管理工作看作企业中的附属工作，这会导致企业中的各类工作人员都会对档案管理工作失去相应的研究兴趣，并且让档案管理工作人员也降低对该项工作的重视程度，最终让档案管理工作中充斥着随意性，降低档案管理整体效率[1]。

自主性

对于集团企业来说，政府对企业的干预更少，并且当前的法律体系中已经规定集团企业的档案将独立管理，这种现象导致集团企业档案管理的自主性很高，但是这也能够导致一个问题，即高自主性带来了更高的随意性。

多元性

对于集团企业来说，多元性的存在体现在两个方面：

其一是载体的多元性。集团企业的档案载体包括纸质载体、硬盘载体等多种形式，这种多元性显然不利于档案的有效管理。

其二，管理体系的多元性。对于档案管理工作来说，需要具备科学合理的管理流程，但是很多集团企业的档案管理流程建设存在问题，并且体系混乱，这种多元性也会降低企业的档案管理效率。

精简性

对于集团企业的运行过程来说，会降低对无法为企业带来经济收益的部门的投入，所以很多集团企业会极力降低企业中档案管理部门的人员数量，并降低对该部门的基础设施建设，最终形成了档案管理工作的精简性效果。

基于知识管理的集团化企业档案信息化建设条件与要求

要应用知识管理体系对企业的运营过程进行有效指导，其中一个重要的信息来源为企业档案，通过对档案的研究和分析，能够让企业对运行情况有更好的了解。另外，对于基于知识管理的企业档案信息化建设来说，需要结合知识管理中的知识共享要求来提高档案管理的效率，并防止发生重复劳动，基于以上两点，可以确定档案信息化建设条件和要求包括以下方面。

人才需求

當前的集团企业档案管理工作中，形成这些现象的一个重要原因为人才的储备量不足，或者工作人员素质不能满足档案系统信息化建设的要求。对于知识管理体系下的档案信息化建设，除了要保证工作人员有基本的档案管理素质外，还需要能够对知识管理体系有深入的了解。所以，对于集团企业的档案管理系统来说，企业需要采取合理的措施来提高人才素质，让其能够更好地进行档案管理，并根据知识管理体系的要求进行工作，从而促进企业的档案信息化建设。另外，对于企业档案管理的人员来说，还需要具备档案信息的挖掘能力，让其能够为企业发展挖掘信息和知识。

硬软件需求

对于集团企业的硬软件系统来说，涵盖多种重要内容，需要从两个方面进行分析。

硬件系统

信息化建设的一项重要工作为对整个档案管理工作进行信息化建设，这就要求对档案承载媒介进行统一规定。对于信息化系统来说，承载媒介需要统一为存储硬盘，实现对档案的统一管理。同时，硬件系统还包括各类档案录入设备，只有让这些设施之间能够得到有效的联系，才能保证系统的稳定运行。

软件系统

软件系统包括两个方面：一是在档案管理中应用的软件系统，需要保证这些软件运行的稳定性[2]；二是各项规章制度。通过合理规章制度的建设，能够对工作人员的行为做出限制和指导，提升档案管理工作的效率。

基于知识管理的集团化企业档案信息化建设措施

提升人才素质

对于企业档案信息化建设来说，一项重要的措施是提升人才素质，而要达成这一目的，需要通过以下措施来实现。

严把人才招聘关

要保证档案管理系统能够与知识管理体系进行深入融合，需要保证招聘到的专业人才对知识管理有很深的了解，能够根据企业的发展情况建设相应的知识管理体系。

资深员工培训

对于从事档案管理的资深员工来说，由于其对企业的发展情况和运营理念有很深入的了解，所以需要让这类员工人尽其才，向其导入相应的知识管理理念，让其能够在档案管理过程中充分应用该理念来指导工作。

隐性知识转化

企业员工和组织在工作中会产生和发现很多隐性知识，对这些知识进行合理的应用是知识管理的重要要求之一，隐性知识包括多种内容，如灵感、经验、见解等。对于企业档案管理工作来说，需要让工作人员在产生或发现隐性知识时及时记录，使其成为显性知识，由专业人员对这类知识进行了解与研究，让这类知识能够促进企业生产经营的良好发展[3]。

加强硬软件系统建设

通过上文可以发现，基于知识管理的硬软件系统包括两个方面，另外软件方面也涉及两个内容，所以，对于档案管理工作来说，这些软硬件都需要被合理建设。对于硬件系统来说，企业需要保证各类档案能够被有效存储到硬盘中。另外，由于要将隐性知识显性化，需要向工作人员提供平板电脑以及笔记本，让其能够随时记录发现的各类隐性知识；对于软件系统，需要根据企业的实际情况来建设相应的档案管理系统。另外，还可以应用大数据技术以及物联网技术，实现对档案内所涵盖知识的深入发掘，从而发现档案中存在的各类知识。集团企业还可以建设专用的档案管理平台和数据分析平台，以实现各类知识的高效发掘和分析，充分发挥档案的用途，助力企业更好地发展。

转变档案管理思想

对于当前大多数集团企业来说，档案管理还在沿用传统的档案管理思维，这种思维显然与知识管理体系下的档案管理工作或知识管理工作的要求不符，所以企业需要转变传统档案管理思想。需要转变的思想如下。

档案管理的重要性

要达成这一要求，工作人员需要能够深入发掘档案中携带的信息，并将这些信息提交到管理层，当管理层发现档案信息的重要性时，能够让其意识到档案管理的重要性，从而加强档案信息化建设力度。

与企业内涵的融合

企业的内涵包括企业文化和企业运营策略，当档案管理体系能够与这两方面有效地融合时，能够主动修正档案管理流程，并让工作人员主动发掘各类隐性知识，提高档案管理效率。

强化知识管理观念

对于企业档案管理工作来说，一个硬性要求是强化工作人员的知识管理观念，从而让其能够在工作过程中主动应用知识管理理念，提高整个集团企业的档案管理效率。企业可以采用以下措施达成目的。

建设综合学习的平台

在该平台中，不但要包括知识管理的各项理论知识，也要含有具体的知识管理案例，让工作人员能够更好地进行学习。

建设知识共享渠道

对于档案管理工作来说，需要各流程中的工作人员能够加强交流，提升档案管理效率。所以，企业需要按照运行情况来建设相应的知识共享渠道，让工作人员能够分享各类知识。

结语

综上所述，当前我国的集团企业档案管理中存在随意性、精简性等各类问题，这些问题会降低档案管理效率和效果。要想在知识管理的背景下进行档案管理信息化建设，需要提高工作人员素质、强化知识管理、转变档案管理思想和加强硬软件建设，最终让档案管理系统更好地运行。

（作者单位：紫金矿业集团股份有限公司）

【参考文献】

[1]张淯. 知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.

[2]王丽慧. 论“企业档案知识管理者”的角色意识与实现[D].湖北大学，2011.

[3]师迅东. 企业档案信息化的评估标准研究[D].湘潭大学，2008.