如何保障档案的完整与真实

胡小兰

摘 要：当前我国交通行业快速发展，导致交通建设工程档案信息向着更多更复杂的方向发展。交通建设工程的实施、后勤管理以及运营都需要频繁参考交通工程档案，所以，为确保交通事业能够顺利发展，需要切实做好交通建设工程档案的管理工作。本文针对当前我国交通建设工程档案管理所存在的问题进行分析，寻找导致其问题出现的原因，并探讨相关应对措施以保障交通建设工程档案的真实性与完整性。

关键词：交通建设工程档案；真实性；完整性

新形势下做好交通建设工程档案管理工作的重要性

档案管理工作本身意义重大，在交通建设工程项目的建设前准备、建设过程以及建设成果方面，交通建设工程档案负责真实记录其中的每一个环节，其所形成的档案资料在未来的工程研究中是重要的参考依据，并且在交通建设工程完工之后，交通建设工程档案会成为其维护和运行工程的重要依据。

此外一旦交通建设工程出现质量问题，则可以根据相关档案内容准确确定应当承担责任的一方，由此可见在交通建设工程项目中，档案管理工作是非常重要的。

交通建设工程项目在档案管理方面所存在的问题

交通建设工程档案一般分为八个部分，第一部分，立项审批文件；第二部分，设计基础文件；第三部分，设计文件；第四部分，管理文件（包括招投标、合同、建设用地规划许可、红线图、海域使用证书和各单位来往文件等）；第五部分，施工文件；第六部分，监理文件；第七部分，竣工文件；第八部分，科研项目文件。所以交通建设工程项目档案基本包含整个交通建设工程所有相关资料，但是在实际的调查中却发现，交通建设工程项目档案管理存在档案资料真实性不足、交通建设工程项目档案和工程建设进度之间不同步以及工程技术档案归档和档案管理之间规定不一致的问题。

交通建设工程项目档案资料真实性不足

在开展交通建设工程项目施工过程中，部分参建的施工单位过度看重实体建设，对于工程档案资料的编制和形成则明显关注程度不足，其错误地认为编制交通建设工程项目档案资料只是为了应对各方面的检查，所以其记录和资料普遍是临时编制。尽管施工单位内部基本都有负责编制档案的人员，但是这些人员普遍不够了解工程施工流程和现场情况，所以导致其所编写出的档案资料与实际情况存在较大出入。例如在收集测量相关数据资料的时候，无法确保所收集到的数据足够准确，对于档案的编写也过于流程化，并且经常出现错填或漏填开工报告附件和土方填筑资料相关数据的情况。

交通建设工程项目档案和工程建设进度之间不同步

交通建设工程项目档案和工程建设进度之间没有做到同步。在开展归档工作的过程中，侧重考虑档案的形成过程和归档工作的开展。例如在记录塔标施工的时候，没有在施工的开始阶段就把原始记录填写到表中，而是将这些数据随意记录，事后才统一整理表格内容；没有及时填写测量放样和实验检测资料，而是在事后进行补充，这就很容易出现归档效率低下且工程建设进度和工程项目档案之间不同步的情况。

工程技术档案归档和档案管理之间规定不一致

在对交通建设工程档案进行立卷和归档的时候，由于档案管理相关规定与工程技术档案规定之间存在一定的出入，所以不同的人员对于档案的理解程度不同，同时因为习惯问题，所以在归档和分类档案的时候也会存在较大的出入。例如在进行塔标施工建设的立卷过程中，部分档案管理人员会选择以每一个塔标作为基本归档单位，并且基于塔标相关的基础、塔体、装饰、航标设备以及附属设施等作为分项进行处理，此为纵向归档；还有一些档案管理人员会将整个塔标工程中所有的塔体作为一个单位、航标设备作为另一个单位以此类推，此为横向归档。

导致交通建设工程项目档案管理出现问题的原因

导致交通建设工程项目档案管理出现问题的因素有很多种，但是这些问题的存在，都会导致交通建设工程档案的完整性和真实性受到影响。

缺乏较强的档案管理意识

交通建设项目管理部门在工程项目刚开始时就制定了诸如《竣工档案编制实施细则》或《项目档案管理办法》等规章制度，但是依然存在档案管理人员因为自身技术素养水平较低，未接受过专业的培训，因此对于相关规定认识程度不足的情况，无法完整和系统地规划设计项目档案，导致其所编制的交通建设工程项目档案与设定目标之间存在较大差距。

相关的交通建设工程程序没有严格执行

交通建设项目管理部门在项目刚开始时，需要依据相关的法律法规制定规定和确定奖惩措施，如此才能够实现对交通建设工程项目档案的规范化管理。但是在实际的工作过程中，部分施工单位为了能够在规定时间内完工，所以普遍对档案管理工作不够重视，这也是导致后期档案管理难度上升，档案的完整性与真实性受到影响的原因。

工程技术部门和档案管理部门之间的规定存在出入

在技术档案方面，工程技术部门有自身的管理办法，而档案管理部门的管理办法与之存在差异，这也是导致档案管理的真实性和完整性受到影响的主要因素之一。

提高交通建设工程项目档案管理完整性和真实性的具体措施

完善檔案管理责任制度

在交通建设工程的初期阶段，需要由业主、监理单位、施工单位三者共制定档案管理责任机制，并且要建立档案管理机构（即成立档案检查小组），负责制定项目档案文件材料收集、整理、归档的工作要求，从而可以为档案编制进行指导。此外，还需要设立专门的档案室及档案管理人员，做好日常档案管理工作，并且认真落实相关的档案管理制度，同时参与建设的相关部门也需要积极配合编制和管理工作。作为档案管理人员，需要不断提高自身的业务能力，形成基本的档案管理素养，合理编制临时文件的管理制度，对于文件的收集、编制、整理以及立卷归档等各个环节都需要认真负责，通过相关的制度及法规进行约束，才能够确保档案的真实与完整。

要及时地建档立卷，确保施工进度与项目档案之间同步

根据审批的程序和步骤，由档案编制部门进行分项列表和整理，并且按标段中的分部分项工程形成预立案卷的目录。作为档案管理人员需要了解项目的进展情况，项目环节完成之后就需要第一时间收集和保存数据资料，并将数据资料进行分类和归档。在立卷归档的过程中，需要始终坚持随时收集、随时归档的原则，如此才能够确保形成的档案内容完整和真实，则在后续的工作交接上能够更加顺利和有序。作为监理单位和建设单位要先会审档案资料，并且所有的档案材料审核通过后才能够正式签发交工证书。

对于档案编制的检查管理力度也要加强

可以采取动态管理的形式对项目开展中的不同阶段进行管理，采取定期或不定期的方式全部检查原始资料，了解档案资料的整理情况和电子文件的编制情况，并在此基础上编制竣工文件。档案所收集的文件必须属于原始文件，并且要确保文件资料的真实、准确和规范。同时还应当在项目管理条例中增加项目档案管理相关内容，要确保所编制的档案数量和移交数量之间相同，如此有助于未来工程质量维护工作的开展，同时还能够减少因为移交档案所可能出现的拖延情况。在完成工程交接后，就可以与参建单位共同开展完善档案的工作，使得档案更加完整。

构建档案网络管理系统

当前处于信息化时代，交通建设项目工程对于信息技术的应用也越来越多，在档案管理方面，合理的应用新技术能够显著降低人力、物力和财力的支出。同时能够使档案进行集中管理与分类处理，并且对电子档案记录进行筛查，及时发现其中所存在的真实性问题，同时也实现了对于电子文件和纸质档案资料的同步管理，为档案的完整和真实性提供保障。

做好档案管理相关人员的培训工作

交通建设项目工程档案文件的收集与管理需要由专业人员完成，所以相关部门除了需要保证足够的档案管理人员数量之外，还需要不断提升管理人员的业务素养，定期为其开展培训学习活动，同时要积极引导其创新研究，对现有的档案管理模式進行创新改革，不仅提升自身价值，也促进档案管理行业的发展。

结语

当今社会相对于交通建设工程项目的档案编制管理工作要求越来越高，为了能够保证档案的完整和真实，需要多方面共同努力，完善档案管理责任制度、及时建档立卷、保证施工进度和项目档案之间处于同步状态，同时还需要加强对档案编制的检查管理，积极结合信息技术构建档案网络管理系统，并做好档案管理相关人员的培训工作。

（作者单位：广东省江门航道事务中心江门航标与测绘所）

【参考文献】

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017（01）.

[2]陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济，2017（01）.