事业单位档案管理的创新思路探究

张朝敏

摘 要：创新是一个国家和民族兴旺发达的动力源头，任何事物發展都必须依靠创新，事物发展如果缺乏创新，就好比是无源之水。因此，加快档案管理创新不仅是事业单位谋求新发展的思路，也是事业单位紧跟时代步伐的突出表现。鉴于此，本文将从现阶段档案管理存在的弊端着手，在此基础上就如何加强事业单位档案管理创新思路进行详细阐述，为事业单位发展提供动力。

关键词：事业单位；档案管理；创新思路

现阶段事业单位档案管理存在的弊端

档案收集难度大

目前，事业单位在开展档案管理工作，缺乏规范性，相关管理制度在材料收集过程中也没有发挥实际作用。档案材料收集考核不严格，档案不上交、缺漏以及不完整的问题屡屡发生，但却得不到有效遏制。相关部门纷纷各司其职，只负责管好自己负责的任务，彼此间缺乏有效的交流与沟通，严重限制了档案管理收集工作的有效进行。

管理人员缺乏较强的责任意识

近年来，事业单位发展迅猛，但人员配备的颓势却日益明显，专业档案管理人员极其缺乏，兼职人员也没有跟进学习和培训，严重限制了档案管理规范性的提升，各种错误或纰漏众多。不少档案管理人员滥用职权，自私借出档案但不负责追回，一旦档案发生丢失，为了逃避责任，往往选择隐瞒不上报。很多档案管理人员没有接受过专业的档案管理培训，基础知识缺乏，致使档案出现胡乱涂抹和标注的问题。

档案管理技术和设备落后

由于事业单位档案管理相关的技术和设备落后，导致档案管理工作效率与质量迟迟得不到有效改善。一方面，档案管理技术落后。

尽管档案法确立以来，经过几十年的发展，但是档案管理技术因为重视度和投入资金力度不足，几乎处在原地徘徊的状态。不少单位甚至都没有配备专业的档案管理人员，没有建立专门的档案存放库房，所有档案材料均由职工个人经手，很多档案甚至被当作废纸处理掉。

另一方面，档案管理设备得不到及时更新。目前，事业单位现有的用于档案管理的设备大多老化陈旧，由于档案管理工作得不到应有的重视，导致设备投入水平一直较低，档案管理多是通过手动录入的形式进行，电脑配置缺乏保密性，根本无法保障材料的安全性。因为档案管理一直落后单一，严重限制了档案开发利用率的提升，档案资料的服务资源与参考价值均未得到有效开发，致使档案管理陷入被动。很多纸质档案材料因管理不善，发霉虫蛀等现象比较常见，导致档案资料的完整性受到严重破坏。

专业档案管理人员严重缺乏

就目前的档案管理队伍而言，很多从事档案管理工作的人员大多只是兼职人员，很少是专职档案管理人员，他们经常身兼数职，根本抽不出多余的精力和时间处理档案管理事务，他们很多都没有学习过专业的档案管理知识与管理技能，导致档案管理工作难以开展下去。由于身上的担子较重，那么兼职档案管理的人员根本就没有时间参加档案学习和培训，所做的档案管理工作仅限于为档案贴标签，存放入档案柜，致使档案材料的划分、整理等工作均出现严重失误，档案移交也无法快速进行。

加强事业单位档案管理创新的思路分析

创新档案管理机制

一方面，加强约束条款的双向性建设。从事档案管理工作的人员不仅是档案管理制度约束的对象，还是负责档案管理具体执行的主体。所以，加强对档案管理的约束，能够确保档案管理工作顺利进行下去。但是，当前有不少事业单位，在执行档案管理机制的过程中，因为领导个人形象以及行为问题，导致档案管理机制的执行效果不尽如人意。因此，对于事业单位而言，应当加强档案管理机制创新，建立双向性约束机制，不仅要对档案管理工作内容进行约束，同时还要对领导的制度建设行为提供有效约束，确保档案工作质量。

另一方面，采取分卷立册的档案管理模式。之所以实行这种管理模式，主要是受到干部人事档案管理的启发。在这种档案管理模式下，将档案材料划分为以下六个栏目，分别是设立登记时、变更登记、注销登记的材料、年检材料、新闻公告材料以及其他有参考价值的材料，需要针对所有材料打印统一目录，并分装成不同册，每个单位均设置一个档案盒进行分类管理，这样就能够避免档案登记错乱、单位不符等问题的出现。

加快档案管理重点转型

由档案管理向档案服务转型。一直以来，事业单位的档案管理只是单纯的管理活动，而进入信息化时代后，这种仅局限于管理的档案管理已经难以满足事业单位的发展需求了，无论是档案资料的可利用性，还是便捷程序，人们都提出了越来越高的要求。因此，就需要事业单位立足于自身实际情况，摒弃陈旧的管理思想，树立正确的服务观念，可以借助于信息化手段，将丰富完善的资料呈现给档案使用者，提供优质的档案资料服务。还可以通过电子档案的建立，实行分类设置，为档案使用者进行资料查询和使用提供便利。

由被动管理向主动管理转型。当前，我们正处于信息化时代，人们对于档案资料也提出了越来越高的要求，由于纸质档案资料笨重且易毁损，人们往往倾向于选择电子档案材料，所以，对于事业单位而言，为了提高档案管理质量，就需要实现由被动管理向主动管理的转变。比如说，档案管理人员在对档案信息进行更新处理后，应当在系统中主动进行展示，这样档案使用者就能实现实时查询与使用。由实体资料向虚体资料转型。进入信息时代后，纸质材料已经越来越不适合做档案资料的载体了，在这种情况下，电子档案就成为了档案发展的必由之势。因此，在档案管理过程中，应当加强信息化构建工作，尽可能地将实体档案转变为虚体档案，即电子档案。档案管理人员要在电子档案的收集、管理、保存与调用等环节加强控制，促进档案管理水平的提升。

加快档案管理人员培训机制创新

一名合格的档案管理人员除了要有强烈的责任心外，还要有为人民服务的工作意识、为工作甘于奉献的精神，爱岗敬业。为了加快档案管理人员培训机制的创新，首先，采取引进与培训并举的策略。为了满足当前档案管理的现实需求，身为档案管理人员，应当不断提高自身的专业知识，引进专业化水平高、懂技术的档案管理人员，为整个档案管理队伍注入新鲜血液，提高档案管理的整体水平。不断加大培训力度，组织档案管理人员参加信息化培训，建立信息化知识平台，并融入科学化和数字化技术不断加以完善，提高档案管理的智能化水平。

其次，营造良好的环境。在事业单位内营造一种良好的学习氛围，在学习档案管理专业知识的同时，适当地掌握数字化与智能化技术，让每个档案管理人员能够充分认识到档案管理的重要意义。同时，还要完善硬件设施，及时根据实际需要购入相关软硬件设备，提高档案管理水平。

最后，强化沟通与学习。年轻档案管理人员要虚心向经验丰富的老档案管理人员学习和求教，加强实践，不断发现自身问题，及时予以纠正，并对每个环节进行严格把关，保证规范标准，通过以老带新、传帮带等有效机制，使每位档案管理人员的业务素质得到有效提升，以便更好地融入到档案管理创新中去。

结语

总之，档案管理工作对于事业单位极其重要。因此，在当今这个知识信息时代，必须不断加强事业单位档案管理创新，可以从创新档案管理机制、档案管理重点转型、创新档案管理人才培训机制等方面入手加以创新和完善，使得档案管理中的各种弊端得以消除，进而促进档案管理水平的提升，推动事业单位发展。

（作者单位：昭通市天麻特产局）

【参考文献】

[1]崔来强.大数据时代下事业单位档案管理创新发展策略[J].教育，2017（03）.

[2]李雯雯.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革探讨[J].科学与信息化，2017（32）.

[3]尚雪蕾，贺林燃.试析事业单位档案管理创新及档案管理数字化问题[J].人力资源管理，2017（11）.