新时期档案管理工作的建设问题

李麟

摘 要：随着国家经济的不断发展，时代和社会结构也发生着巨大的变化，档案管理工作也应当顺应时代的变化而转变管理观念。传统的档案管理大多都是采用纸质资料管理模式，需要消耗大量的人力物力，并且为了防止纸质资料过早霉变，对资料存放的仓库环境要求也较高，档案资料容易丢失的情况，为档案管理工作带来巨大的困扰。随着科技的不断进步，电子技术为档案管理工作带来了极大的便利，但电子档案管理也存在许多风险。本文将主要对当今档案管理工作的现状和其发挥的重要作用进行简要分析，并对其提出相应的改进方法。

关键词：新时期；档案管理；建设方法

随着国家的不断发展，人们的生活节奏也越来越快，档案管理工作也就变得越来越重要。面对庞大、分散、杂乱的档案资料信息，要将其所有资料管理得当并非易事。从档案管理悠久的工作历史来看，是一个从简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由人工管理到电子管理、由封闭系统到开放系统的发展过程，档案管理工作对单位、员工的未来发展起到决定性作用，它同时也是历史的见证。而许多单位的发展目光较为短浅，在档案管理工作这一块并没有足够的重视，档案管理工作更多是敷衍了事，这对单位和其人员的发展都造成了严重的负面影响。

当今档案管理工作的现状

档案管理的方法与手段落后

随着社会的创新与发展，社会中各行各业分工越来越精细化，使得档案管理的工作量也越来越大，对其管理工作的精密性要求也越来越高。因受到社会结构的影响，档案管理工作相较以前发生了巨大的变化，逐渐形成复杂化、多元化的发展趋势。在当今时代下，许多单位对于档案管理工作并没有给予足够的重视，由于思想未能紧跟时代的步伐，使得不少单位的档案管理手段仍然较为传统，落后的管理方式导致档案管理工作的发展受到限制，工作效率无法提升，档案信息资料也经常发生丢失的现象。

档案管理制度不健全

在任何工作中，科学、合理的管理制度是提升工作效率的重要保障，是提高工作人员意识和行为的根本。对于工作量庞大、工作结构复杂的档案管理工作来说，管理制度变得更为重要，良好的管理制度能提高对档案信息的使用率和保存时间。但不少单位由于缺乏对档案管理工作的认识，对档案管理制度存在的实际问题视而不见，导致档案管理工作中频频出现档案信息丢失、档案信息记录不真实、档案材料单一等问题出现。由此可见，由于档案管理制度的缺陷所导致的一系列问题，严重影响了档案资料的真实性，为单位和个人的发展带来不利的影响。

档案管理人员的素质有待提高

档案管理是一项服务性的工作，对档案管理工作人员的服务意识和综合素养有着较高的要求，而随着档案管理工作的不断发展，当今信息化档案管理也成了工作主要的发展趋势，对人员的信息技术要求也发起了新的挑戰。部分单位对档案管理工作重视程度不高，缺乏对档案管理工作人员的技能培训和素质教育的开展，导致相关人员的能力素质不能跟上档案管理工作发展的速度，缺少具备良好专业素养的人员，工作人员对档案管理工作的认知度不够全面，影响了档案管理工作的效率和精确度。

新时期档案管理工作的重要意义

对单位发展起到推动的作用

在我们单位推动档案管理工作的开展结合信息化的技术和网络平台，对员工档案进行更加科学的管理，对于推动我们单位的发展进程、提高员工的工作质量、实现制度分担制都有着极为重大的意义。在当今资源发展和信息发展同步运行的环境之下，员工的个人信息和个人档案愈加复杂多变。对于单位发展的推动作用，主要在于以下的几点：首先明确员工的个人信息，以便于进行更加清楚的分工和调配。清楚员工的个人专业和个人优势，将它们进行分门别类的档案信息管理，这对我们单位需要进一步拓展和进步的关键时刻及时进行人才资源调动有着重要的意义。与此同时合理的人员档案管理，可以推动单位责任制度的划分，将工作内容划分给每一个员工，从而促进他们的个人发展和工作效率，这对于提高团队凝聚力和工作效率而言，也有着一定的促进作用。

实现高效率的管理

传统的档案管理工作大多采用纸质管理和人工管理这样的管理方法，单纯依靠单位的员工进行手工操作，不仅存在着较大的误差性，也给档案管理人员带来了极大的工作负担和查找的困难。新时代下的信息整合化档案管理工作，将网络信息和电子技术进行有机结合，让单位的档案管理人员在清楚个人职责的前提下进行有效的档案管理工作。更加新颖的档案管理方法，不仅能够带来高效率的工作环境，也能够减轻管理人员的工作负担，实现档案管理的高效化。在提升档案管理人员工作便捷性的同时，新型的档案管理工作也能够起到整合资源和查找便捷的重要作用。当今的档案管理平台，具有易操作性和便捷特征。管理者可以在档案管理平台上进行简单的操作，从而确定员工的个人档案信息，从而将他们的档案进行重新划分与归类。结合我们单位的实际工作情况思考更加简洁的档案管理方法，不仅可以促进档案管理工作的一体化推进，也可以增强单位的档案管理工作有效性，从而提升单位的发展速度。

促进档案管理工作建设的具体方法

提升人员工作素质，确保档案管理稳定发展

档案管理工作具有业务性强、工作程序复杂繁琐等特点，在当今社会生活节奏不断加快的大背景之下，对档案管理工作人员的综合素质提出了更高的要求，不仅要熟练掌握业务知识，增强自己业务能力，还要熟悉对计算机、互联网以及各种相关软件的操作。因此，有必要对档案管理工作人员开展定期定量的专业节能培训，强化档案管理人员的专业技术和业务能力。另外，也要大力开展与档案管理工作相关的经常性教育，目的是为了强化人员的思想，对档案管理工作有正确的态度和认识度，增强档案管理人员的安全意识和工作素养，从而使得档案管理人员的综合素质素养得到全面提高，为档案管理工作的发展提供重要的稳定性作用。

建立健全管理制度，提高档案管理工作质量

健全的管理制度是保障档案管理工作质量的关键因素，要想建立起科学合理的档案管理制度，首先要转变管理思路，端正每位档案管理人员的态度，定期开展业务培训和经常性教育，提高档案管理工作人员的业务能力和工作素养，从而确保提高档案管理工作的质量和效率。另外，建立起合理的档案管理考核制度，将重要的工作项目纳入到绩效考核之中，实施一定的惩奖措施，使得每位工作人员都重视起档案管理工作，在成绩比拼当中不断提升自身能力素养。

结语

综上所述，档案管理工作是一项服务性、管理性和政治性的工作，这项工作是国家档案事业最基本的组成部分，但它的建设质量影响着单位甚至国家未来的发展。因此，每位档案管理者与单位都必须对这项工作引起足够的重视，端正自己的态度，加深对档案管理工作的认识度，正确看待当前档案管理工作中所存在的实际问题，并且采取相应的措施进行改正，为档案管理工作的建设贡献出重要力量。

（作者单位：昭通市天麻特产局）

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