企业档案管理信息化研究

段常敏

[摘 要]当前，我国信息技术发展迅速，逐渐渗透到社会多个行业领域中。其中档案管理是保障企业充分掌握更多信息资源的主要方法及途径，而在信息时代，以往采用的传统档案管理方式已难以有效满足档案工作的发展需求，档案管理信息化的概念由此提出。档案管理信息化采用信息化的方式不断改变传统的档案管理方式，促进档案管理工作充分适应时代发展要求，最终切实提升档案管理的水平及效率，这也是档案管理信息化工作开展的主要目标。为此，本文首先分析了档案管理信息化的意义，进而分析了档案管理信息化存在的问题，最后分析了加强档案管理信息化建设的措施。

[关键词]档案管理；信息化；信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.113

[中图分类号]G270.7；F272 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

近年来，我国企业对档案管理工作越来越重视，档案管理工作的重要价值及意义不断凸显，而随着档案工作内容及材料不断增多，给档案管理工作的正常开展带来了很多困难。如今，随着现代信息技术的快速发展，企业档案管理工作也开始由传统的管理形式向信息化管理形式转变。档案管理信息化能够快速获取所需的信息，大幅度提升了工作效率，给传统档案管理方式带来了巨大冲击，这也是档案管理信息化的主要目标。

1 档案管理信息化的意义

目前，我国传统形式的档案管理，已经不能满足时代发展需求，主要因为档案管理工作本身需要与时俱进。以往传统的档案管理大多以图纸、文件等多种形式进行保存，这种保存方式很容易受到天气、外部条件及本身材料等因素的影响。随着现代信息技术的快速发展，档案管理信息化的意義主要体现在以下两个方面。第一，减轻了工作人员的工作强度，提高了工作效率。传统的手工收集档案管理方式，需要工作人员亲自对档案进行收集管理，相对来说工作量比较大，而且人工操作效率也比较低，费时费力。如果企业采用了档案管理信息化的手段，就能够更加快速地对数据进行收集管理，而且录入的数据也能够进行重复利用，并实现资源共享，大大减轻工作人员的工作强度，有效提高了档案管理的工作效率。第二，能够更加快捷地检索查询。传统的档案检索方式，需要管理人员亲自动手去找所需要的档案，这种方式既费时又费力。而档案经过信息化处理后，工作人员只需在电脑上输入档案名字就能够快速找到所需的档案，而且查找出来的信息也更加全面、更加准确。

2 档案管理信息化存在的问题

2.1 信息化管理泄密风险

信息化时代，人们对档案信息的保管和储存从原始的纸质档案变为电子文档。虽然电子档案更改容易、不浪费资源，并解决了纸质化档案保存困难、容易毁坏等问题，但是电子档案也存在泄密的风险。在信息时代，有很多不法分子利用计算机网络技术窃取档案资源，并对其进行篡改，甚至对档案信息进行恶意破坏和删除。而有的档案涉及重要的科研成果和企业机密，一旦出现信息泄露，将给企业造成不可挽回的损失。同时，很对不法分子对窃取到的档案信息进行贩卖，导致科研成果付诸东流，给我国科研带来巨大损失。

2.2 缺乏专业的档案管理人员

当今互联网技术发展迅猛，档案信息化管理要求管理人员不仅要具有扎实的专业理论知识，同时还要能够熟练操作计算机，只有这样才能胜任档案管理工作。然而现在很多档案管理人员多数都是兼职，他们不仅缺乏档案管理方面的专业理论知识，也没有接受过专业训练，大部分工作人员对档案管理的工作范畴认知，还停留在简单的资源整理、分类，同时也不能熟练操作计算机，培训难度高。因此，非专业的档案管理人员难免会制约档案管理信息化建设的创新进程，同时也会严重影响档案管理信息化工作的顺利开展。

2.3 档案信息化管理制度不完善

目前，许多企业都没有完善的档案信息化管理制度。具体来说，档案管理信息化制度较为落后，在很多时候只是照搬照套传统的档案信息管理制度，不符合时代发展的要求，难以适应信息时代对档案信息化管理的要求。并且现在很多企业在进行档案信息化管理时，没有结合自身的发展特点和需求，建立自己的档案信息化管理制度体系，大都流于形式，缺乏自主性和创新性。

3 加强档案管理信息化建设的措施

3.1 强化档案数据信息安全

档案数据信息安全强化的目的就是保证人员获得完整、真实、有效的档案信息。档案的数据信息安全可以通过运用访问验证、加密技术、安全通讯等技术来加以保障。首先，对档案数据信息进行加密处理。内部人员在访问档案资源时，需要提供相应的密码进行解锁，以此防范非内部人员访问档案数据信息进行恶意破坏、病毒传播等行为，从而在一定程度上保证档案数据信息的安全，保护档案数据在传输过程中的稳定性。其次，利用访问验证控制技术对档案信息进行隔离，避免外来非正常用户的非法侵入行为，即使在传输过程中出现信息丢失，他人也无法解读其中的信息。

3.2 加强档案信息化管理队伍建设

队伍建设是档案信息化管理工作顺利进行的前提条件，队伍成员的综合素质及专业技能的优劣直接关系着管理工作的成败，因此对档案管理人员进行技能素质培训是十分必要的。首先，企业可安排经验丰富的老员工全程指导新员工，使其掌握必需的知识和技能。其次，企业可以采取继续教育以及专题讲座等方式对信息化管理人员进行培训，提升其熟练使用网络技术完成档案管理工作的能力。最后，定期对档案管理人员的业务知识和专业技术进行考察，实行优胜劣汰的制度方针，从而激发档案信息管理人员提高自身素质水平的积极性和主动性，使档案信息化队伍符合时代发展的要求。

3.3 健全档案信息化管理机制

第一，优秀的档案信息化管理制度是档案管理工作的指路明灯，每个企业都应该依据自身的特点制定相关的管理制度，同时在不同发展时期要对档案管理信息化制度进行同步调整，并将档案信息管理制度作为工作的前提，避免盲目化的档案管理信息化建设。第二，档案信息管理制度应该按统一领导、分级管理的模式，对不同部门制定相应的规章制度，不断细化个人的工作范畴，以便及时了解自身的职责，同时加强制度执行监督，避免让档案管理制度流于形式。

第三，在档案管理信息化建设的过程中，企业要对现有的档案管理组织进行升级创新，组建完整的档案管理组织体系，建立并完善保密、查阅、移交等档案管理制度，使档案工作有章可循、有据可依。同时，企业要加强档案管理信息化工作的保密性，防止发生泄密、盗取等行为，同时有机结合国家的ISO标准体系，形成独特的、有效的档案管理组织，推进档案管理信息化工作的发展。第四，企业要完善档案管理信息化建设的监督机制，使档案管理工作能实现自我约束、自我监督。同时，企业还要对档案管理内部人员进行有效监督，规范监督章程和监督条例，完善内部监督手段和监控方法，尽可能减少和控制档案泄露和抄袭发生的几率，推动档案信息化管理工作不断进步。

4 结 语

信息化时代已经到来，给档案管理信息化工作带来了机遇与挑战，信息化的档案管理方式已成为档案工作发展的必然趋势，企业必须给予高度重视。因此，在档案管理信息化建设的过程中，企业需要适应时代发展的要求，使档案管理工作跟上时代潮流。

主要参考文献

[1]郜尚义.浅谈档案管理的信息化[J].大众文艺，2015（7）.

[2]李玲.浅谈如何促进企业档案工作规范化管理[J].兰台世界，2014（S4）.

[3]张琳.强化档案信息化建设提升档案工作服务水平[J].视界，2014（7）.