新形势下档案管理信息化建设的对策探讨

石磊

[摘 要]档案管理对于政府部门或企业等组织来说并不陌生，相反它是随着各部门、各企业而与生俱来的一个重要分支。随着时代变革，互联网时代对档案管理提出了更高的要求，一方面社会发展要求档案资源向着无纸化、电子化的方向转变，另一方面社会对档案资源的查阅也趋于高效、实时。本文重点介绍了档案管理信息化的内涵及现状，并提出了档案管理信息化建设的一系列对策。

[关键词]档案；网络时代；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.108

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

档案管理是政府机关或企业、组织、团体等对各自在社会活动中所形成的文字记录及音像资料进行管理，它是对各类有价值的信息资源进行集中而系统地管理。随着社会主义市场经济体制的逐渐完善，以及社会信息化进程的加速发展，新的市场环境和形势下，档案管理也必须与时俱进谋求改革和发展，档案信息化建设是当前我国档案管理的总体趋势和大方向，也是提高档案信息水平的重要保障之一。档案管理信息化即通过档案资源的信息化建设，逐步带动和推动档案管理的标准化和现代化，以快捷、准确的形式服务于社会，进而不断提高档案的利用价值。

1 档案管理信息化的内涵

档案管理信息化是在互联网时代运用计算机通信技术，把传统纸质档案信息通过计算机转化为数字化的数据信息进行存储和分类管理，实现快速检索和准确调用。概括而言，档案管理信息化的基本内涵主要有以下三个方面的内容：一是档案管理信息化以档案信息的数字化为基础，即通过扫描既有纸质档案或在今后鼓励推行无纸化办公，而形成庞大的、动态的数字化档案信息库，档案管理的各个环节都是建立在数字化的基础之上。二是档案管理即对档案信息进行网络化应用，它以网络渠道为工具实现了对一些数字化档案信息资源进行借阅或交互，这样省去了诸多不便，且大大提高了阅读效率，减少了对档案资源的损耗或折旧。三是档案管理信息化能夠实现各类信息资源的自动化检索，以自动化检索的形式彻底取代传统的卡片式检索，不仅提高了查阅效率，还可以协助查阅者调用类似的资源，实现对相同、相关资源的检索提示，让人们了解更多的信息。

2 档案管理信息化的现状

档案管理信息化是该领域在互联网时代的新尝试、新改革，因此其在建设之初必然会遭受一些挫折。现在，笔者对档案管理信息化的现状进行简要分析。

2.1 相关负责人对档案管理信息化建设不够重视

领导或负责人是改革创新的决策者、领头羊，如果领导对改革不支持或流于形式，那么将会功亏一篑。目前，我国档案管理处于一个冷门专业的尴尬处境，很多部门或企业的领导干部不够重视档案管理工作，甚至认为这是一个闲职部门、面子工程，因此对于信息化建设就仅仅停留在喊口号的层次上，导致部分企业的档案管理仍然处于纸质存档的落后时代。这样，不仅耽误了档案资料的整理和分类，而且也埋没了一批档案管理人员的事业心，档案资料也无法充分发挥其作用，查阅效率低，甚至因搬迁等原因出现“断档”现象。

2.2 部分企业的档案管理信息化建设尚缺乏纲领性规划

一部分企业确实尝试推行了档案管理信息化建设，引进了管理软件、管理平台、专业化的管理人才，但由于没有对自身的档案管理信息化建设进行长远而系统地规划，导致档案管理信息化建设被束缚在理论层面，没有与实践很好地结合起来。究其原因，我国多数企业目前正处于工业化进程，大部分企业尚未完全掌握现代化企业管理方法，因此对自身发展缺少总体上的战略规划，因此在推进企业信息化建设方面仍处于空白状态，直接影响到档案管理的信息化建设。

2.3 档案管理信息化建设尚缺少统一的信息化管理标准

近年来，随着我国企业的逐渐增多，企业档案的数量也在逐年增加，而我国尚未对档案信息化建设提出统一的标准，而且其中大多数档案仍以纸质文件的形式保存，因此，档案管理工作一直处于后勤地位。如此，档案馆库房的负荷日益加重，纸质档案的自然老化及人为损坏都加大了档案工作人员的工作量，再加上没有统一的管理标准，最终导致很多企业的档案管理处于混乱状态。

2.4 参与档案管理信息化建设的人员综合素质普遍不高

档案管理信息化建设，必须要有相应的高素质专业人才支撑，否则将寸步难行。档案管理信息化建设不仅包括管理内容的电子化，还包括管理手段的网络化，甚至建设24小时“营业”的互联网档案馆。这种高层次的服务模式，对管理人员的互联网水平和计算机能力都提出了较高的要求和标准，同时还要具备一定的外语能力。而当前我国大部分的档案从业人员却无法满足上述要求，甚至有很多档案管理员不具备计算机的知识储备和操作技能，这实际上是拖了档案管理信息化建设的后腿，阻碍了信息化建设的进程。

2.5 档案管理信息化面临不容忽视的网络安全等问题

电子档案对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性和信息的共享性等特性，决定了长期保存电子档案存在困难。人们在档案管理信息化建设过程中，往往重视信息化中档案信息的流转问题，却忽视了档案实体的安全性。同时，档案管理者也极容易忽视档案在流转过程中的安全问题。

3 档案管理信息化建设的对策

档案管理信息化建设的主要目的是要全心全意为社会提供高质、高效的档案信息资源平台，这是一个综合型的系统工程，因此不仅需要具备一定的思路和理论基础，还需要同步协调建设相关的配套设施及人才建设，方能完成档案管理信息化建设工程。对此，笔者从以下5个方面探讨了档案管理信息化建设的对策。

3.1 领导要重视档案管理信息化建设工作

“领导重视”是推动实施档案管理信息化建设的第一步，也是提纲挈领的一步。相关负责人必须充分认识到档案信息化对企业、对社会创新发展的重要性，切实把档案信息化提高到社会发展与企业改革的高度来考虑和评价，把档案工作改革落到实处，甚至应该将该项工作纳入领导考核范畴。

3.2 从静态档案向动态信息转变

信息化是传统档案与电子档案的分水岭，因此企业在进行档案信息化建设时要从静态档案向动态信息转变。企业要把历史记录进行百分百数字化转换，有效接收和整合新的信息资源，对新旧资源实现统一管理和规划，完成从静态档案向动态信息彻底转变。这种转化需要一个长远规划进行指引，否则会因其复杂性而导致“善始”而不“克终”，半途而废。

3.3 完善档案管理信息化建设标准

标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理部门可以在本行业标准基础上完善档案管理信息化建设标准，主要包括档案整理标准、统计标准、服务标准和各项技术标准等，企业可以通过这些标准衡量工作效率的高低。

3.4 建立起一支高素质、高水平的档案专业人才

目前，企业在档案信息化改革的过程中，面临着人才短缺问题，这也是档案管理信息化建设的瓶颈问题。档案信息化建设不仅需要大量的信息处理、分析与研究人员，还迫切需要一大批懂理论、有技术的数据库生产及维护人员，因此说档案信息化建设对档案工作人员提出了更高的要求。因此，单一的人员结构已不能满足档案工作现代化的需要，档案管理部门必须建立起一支高素质、高水平的档案专业人才。首先，档案管理部门可以通过招聘等途径引进专业人才。其次，档案管理部门要为档案管理人员提供专业的培训，提高他们的专业技能。最后，企业要为档案管理人员提供交流学习的机会，不断提升自身的专业素养。

3.5 通过改善软、硬件设施，切实提高檔案管理信息化的安全性和稳定性

企业要加快档案信息化建设进程，必须配置与信息化建设相适应的软、硬件设施，这是硬件基础。同时，档案管理部门还要开发适合本部门、本企业的相关系统，以保护网络资源。电子档案的网络共享服务要求档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。

4 结 语

档案管理信息化是在市场经济和互联网的推动下为适应社会发展而出现的新事物，对企业自身发展具有深远的意义。其一，档案信息化有利于保护档案原件；其二，档案信息化有利于档案文件归档；其三，档案信息化有利于档案的整理和共享；其四，档案信息化使档案检索更加方便。相信，我国档案管理的信息化建设之路会越走越好。

主要参考文献

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