浅谈高职院校办公软件实训如何提高学生的综合办公能力

彭柳

【摘要】办公室自动化至今为止没人给出一个准确的定义，随着计算机的高速发展，办公自动化的概念逐渐被人提出。利用现代科學技术，最大限度地利用信息资源，提高产量和质量，以谋求更好的工作效率和经济效益。由于办公现代化飞速发展，各企业和事业单位对职员的办公软件操作能力的要求也日益提高。而能否熟练使用办公软件也成为了现代办公人员的基本要求。经过我多年的教学经验来看，办公软件实训对于培养学生实践能力，提高职业素养以及综合办公能力具有十分重要的意义。但是目前的办公软件实训仍存在很多问题，还需要不断的去完善。

【关键词】高职院校；办公软件；实训教学；综合办公能力

【中图分类号】G712；TP317.1-4 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）11-0065-02

一、办公软件实训特点

1.起点高。大学生是高职院校开设办公软件实训的主要教学对象，因为他们在大一学年刚开始时就已经学过了计算机基础理论，并且以掌握计算机基本的操作技能。此阶段的学生感兴趣的是办公软件的高级操作技能。办公软件实训的时间一般为两周，留给学生用来熟悉用来熟悉办公软件的基本工作页面、操作方法以及功能的世纪青年并不多，而办公软件的高级应用以及综合应用才是其重点。因此起点高的办公软件实训可以提高学生的办公软件操作应用水平。

2.实训服务于使用项目。办公软件实训的目的不是为了练习某一个知识点，而是在练习知识点的同时得到了高级技能以及综合应用的技能训练。这样会使学生在完成项目的同时有成就感。选取在实际生活、工作以及学习中可能会遇到问题来设计实训项目，例如论文排版、制作简历、工资统计等。其中论文排版是每个学生写毕业论文时都会遇到的问题，假如学生很熟悉Word文档简单的格式设计，而对页眉页脚和目录设置等高级应用不了解，这样在工作过程中就会很麻烦。因此所设计的实训项目也是为了学生以后能够学以致用。

二、办公软件实训所存在的问题以及解决方法

办公软件实训所存在的最大的问题就是如上文所说，一些项目的实训目的只在于训练某个知识点，让学生学会某个技能，但是学生在训练完之后并不能去灵活地运用，当再次遇到相同的问题时仍不知道怎样去解决。在学习过程中并没有使学生得到高级技能以及综合应用的技能训练。这样的实训是没有意义的。针对这一现象，采用项目教学法是最为妥当的。

项目教学法与2003年7月由德国联邦职教所提出，其主要是在老师的指引帮助下给予学生一个完整的初期项目并由其独立完成。包括收集信息、分析数据设计方案以及项目的实施等都由学生自己完成。通过此过程，帮助学生了解出处理项目所遇到的每一个问题以及掌握每一个环节。“项目为主线，老师为引导，学生为主体”是其最显著的特点，是师生共同努力完成项目，共同学习取得进步的教学方法。

项目教学法是当前在高职院校中正在全面展开的教学方法，其应用范围十分广泛。项目教学法将教学实践、实训中大的项目、案例分解成一个个小项目，在教学过程中结合实际，在学生亲身体会所学知识在实际中的应用，不仅提高了学习兴趣，同时也在实训中提高了学生的综合办公能力。当这些小项目被一个一个完成之后，就需要一些综合性的大项目来锻炼学生的综合应用能力，来提高学生对计算机基础知识的灵活运用，从而达到学以致用。

三、办公软件实训组织方式

3.1 严格要求学生，一人一机，并在规定的机房上机。实训期间的非上机时间要相互交流讨论，取长补短，总结出自己的薄弱环节。

3.2 根据学生实际情况，分几人为一组，其中至少有一到两名操作能力较强的同学，上机时一小组成员坐在一起，以达到相互帮助、共同进步的效果。办公软件实训应以分好的小组为单位，小组中成员各司其职，团队协作完成任务，以此来增强其团队协作能力，并提高相互沟通的能力[1]。

四、办公软件实训实施过程

首先给学生提供实训项目任务书，任务书应列出目的、要求、项目、课时分配、实训组织方式以及考核形式与评分标准，应同时使用文字叙述步骤和效果图以及辅助说明，方便学生理解和操作。教师不应提供任何素材，但可简要讲解关键步骤，然后学生根据老师所讲，自己在网络上寻找相关素材并整理，依据实训项目任务书来完成整个项目[2]。

在整个实训操作过程中，如遇到不解问题，学生应及时向老师提问，老师给予随时答疑并解决问题。让学生认为项目已完成时应与效果图进行对比，可以有一点出入，但还是当出入过大时，学生应思考是什么原因所导致并修改，直至操作与效果图相符为止。

五、办公软件实训考核形式

实训考核分为过程考核和结果考核两种形式进行。

5.1 过程考核，主要考核以下几点

（1）实训要求明确，具有具体实训计划和进程表，并且实训能按照其有条不紊的进行。

（2）实训过程应严格按照实训项目任务书来操作，不按要求操作者成绩按不及格处理。

（3）严格遵守学校纪律、实训地点规章制度，不迟到、不早退、不旷课。如发现有上述情况，过程考核按不及格处理。

5.2 结果考核主要考核项目的完成情况以及答辩情况

（1）实训总结要字迹工整有条理，合乎规范要求。

（2）答辩过程中，学生应对老师提出的问题给予合理的回答和解释，并进行相关的操作。

六、“行程计划”综合项目实训

项目名称：行程计划。

方法：项目教学法。

内容：办公软件实训。

目的：熟悉办公软件使用，提高学生综合办公能力。

（一）项目整体设计

1.项目介绍

项目名为“行程策划”。以“达明公司一位网络项目部的管理人员李丽向部门经理申请到世硕技术有限公司进行关于互联网+的学习。另一位网络客服部的员工王娟申请到精元股份有限公司进行仓库物业管理的进修。两位员工均为女性，进修地点都在北京，进修时间为期三周，周一至周五安排培训，周末不培训，可自行安排时间”为背景。要求：两个同学为一个小组，分别模拟为李丽和王娟，请对两位的行程和经费进行合理的安排。endprint

2.知识目标

（1）熟练运用网络查找自己所需资料，以及素材；（2）能够把相关散乱素材整理，形成相应的文献；（3）能够按要求熟练使用相关计算公式来设计Excel表格；（4）能够独立自主的完成带有艺术字、超链接等的演示文稿；（5）能够在PPT的辅助下清晰的表达自己的计划安排。

3.能力目标

（1）提高学生使用office软件的熟练程度，提高学生通过网络途径解决问题能力；（2）提高学生的语言表达能力（书面表达与口语表达）；（3）增强其遇到问题时分析问题的能力；（4）使学生养成遇事独立思考、独立解决问题的习惯。

（二）任务分析

1.搜集目的地资料

使用某度地图或者某德地图查找两家公司的具体地址：李丽去培训的世硕技术有限公司，王娟培训的精元股份有限公司。

通过电脑客户端或者移动客户端的酒店或者旅游APP（某程、某牛、某哪网）查找住宿的酒店及酒店费用，同时将酒店具体地址、联系方式以及分别从住宿酒店到达目的进修地点的最佳路线和备用路线。

学生可以为二者选择两种方案，分别为合住和分开住。（1）合住：以李丽、王娟培训地点的中间位置为原点，选择交通便利的地点附近的酒店为住宿地点。有点：两人住在一起安全，而且节省开支。缺点：相对来说较为奔波，比较麻烦。（2）分开住：各自选取离自己目的地近的地方住宿。优点：便于培训学习，不用住宿的地方和培训点来回奔波。缺点：一个人住不安全，在周末出行、考察的沟通上带来不便。

在该任务阶段，小组合作学习方式是一个比较合适的方法，小组成员明确分工，每个人负责自己的任务，通过网络搜集资料、整理归纳，再根据实际情况作出可行性较大的项目策划书，并且上交任课教师。通过此项任务可以使学生的网络搜索能力和团队协作能力得到极大的锻炼和提高[3]。

2.出行时间、路线规划设计

此小项目的任务：设计完成的出行规划书，可以完成“行程策划”的演示文稿，并且能够清晰表达该项目。主要有以下要求：（1）有培训结构相关简介；（2）写明所选出行方案以及入选理由、所需费用，主要是为了证明方案的可行性和合理性；（3）有所培训内容的相关简介；（4）标明入住酒店的具体位置、联系方式、所需费用；（5）标明两人到达培训单位的最佳路线，备用路线，出行费用；（6）写清楚日程表和周末出游的安排。

小组成员分别完成6个小项的内容，之后汇总资料由组長整理归纳为Word文档，有副组长根据文档资料制作“行程策划”的演示文稿。该项任务不仅提高了学生的信息采集和整理能力，还使学生更加熟练地使用office软件，也进一步提高了学生的团队分工合作能力。

3.出行花销预算

此项任务要求学生制作出“出行花销预算表”，有如下要求：（1）“出行花销预算表”一共分五个子表：李丽花销预算表、公共费用、李丽花销表、王娟花销预算表和王娟花销表；（2）出行花销预算表包括：项目名称、预算金额、是否报销及备注；（3）五个分表包含存入与支出两项。每一项应包括：时间、金额、项目名称、是否报销以及备注。该项任务中的几项表格锻炼了学生对Excel的实际运用能力，Excel中的数据统计、公式计算以及表格的综合运用都在该项任务中有所体现。

4.制作出行计划PPT

此项目的任务是为“行程策划”的项目书制作“出行计划”的PPT，目的是在公司会议上向各部门经理讲解这次培训的必要性以及可执行性等。PPT（演示文稿）制作功能强大、通用性强，而且可以配合多媒体展示。在此项任务中制作的PPT目的是为了展示此次计划的可操作性，以便得到公司各部门的支持，获得这次外出培训的机会。该项目对制作的PPT（演示文稿）有如下要求：（1）幻灯片设计风格简洁、大方，有新意；（2）有利于演讲者语言表达，以说服各部门经理为目的。

该任务不仅提高了学生对PPT的掌握度，也提高了学生的动手操作能力，而且在制作幻灯片的过程中加入了Word与Excel的内容，使其对office各办公软件的用途以及区别有了更加深入的了解，从而使学生对这三种常用软件的使用更更加协调[4]。

5.小组作品演示

该项任务是整个项目的最后一步，也是前期几个任务的最后总结与展示，也是各个小组最后的成果演示，要求各小组用PPT（演示文稿）来讲解各组的最后成果。具体要求：（1）小组2名成员演示，目的：争取此次培训机会；（2）小组互评，目的：认识到自己小组的不足，学习其他小组的长处；加深实训认识，提高学习小狗；（3）教师点评，目的：激励学生，认识自己的长处与不足，激发学生学习热情。

在此阶段，各个小组在班级中、在全体学生中展示了各自小组作品，在小组互评环节认识到了自己的不足之处，而教师对学生的点评与鼓励，激发了学生学习的热情，也提高了实训的效果，让学生在之后的学习中更有竞争性。

在“行程策划”这个综合大项目案例中，通过分解不同的小项目来提高学生对办公软件的操作熟练度，让学生在真正的项目实训中提高对office办公软件的应用能力，而不是停留在软件的基础使用上，同时也提高了学生的团队协作能力、搜集资料的能力以及语言表达能力。

七、总结

培养学生职业技能、增强学生实际工作能力最有效的方式就是办公软件实训。经过我多年教学实践经验表明，学生可以在实训过程中发现各种问题，在解决问题过程中得到感受和启发。还可以使学生从不同的角度解决问题，让学生主动思考，养成独自思考的习惯，激发学生的创新意识，提高其解决和处理突发问题的能力。

在现如今的社会，计算机早已成为社会多元化的潮流，他已渗入人们生活的方方面面。当代学生作为未来的办公室工作人员更是离不开计算机，其必须熟练掌握各种综合办公软件，以及拥有强大的综合办公能力，才能不为这个社会所淘汰。

参考文献

[1]李红兰.高职院校office办公软件教学探讨[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013，（14）：197-199.

[2]詹龙，张璐.论高职院校计算机基础教学中的办公软件教学[J].现代营销（学苑版），2011，（10）：284-285.

[3]林莉芸，陈秀琴.对高职院校非计算机专业《常用办公软件》课程的几点思考[J].福建电脑，2016，（05）：169-170.

[4]黄嘉.高职院校办公软件实训教学研究[J].湖北广播电视大学学报，2014，（05）：31.endprint