为国际学术交流提供外事服务策略探析——以回复电子邮件为例

李军平

中国国际科技交流中心，北京 100081

为国际学术交流提供外事服务策略探析
——以回复电子邮件为例

李军平

中国国际科技交流中心，北京 100081

当今国际化大背景下，为国际学术交流提供良好的外事服务非常重要。良好的国际学术交流有助于推动科技成果的共享和普及、科技创新以及创新型国家建设。根据笔者的外事经验，本文以给外宾回复电子邮件为例，探讨为国际学术交流提供外事服务的几点思考，包括：邮件回复要及时，要有针对性，要有耐心，且态度要诚恳等。

国际学术交流；外事服务；电子邮件

1 相关概念的界定

1.1 国际学术交流

“学术交流（Academic exchanges），是指针对规定的课题，由相关专业的研究者、学习者参加，为了交流知识、经验、成果，共同分析讨论解决问题的办法，而进行的探讨、论证、研究活动。可以采用座谈、讨论、演讲、展示、实验、发表成果等方式进行。”[1]“学术交流是交流中的一种特殊类型，它是指较为专门的、有系统的学问交流，是学术研究活动中提供、传递、转换、获取学术的信息、知识、思想、观点、方法的系统过程。”[2]“一般而言，学术交流概念是狭义学术交流的定义，即学术共同体内部成员之间的、与学术有关的交流。而现代广义的学术交流，包括学术共同体对内、对外的一切形式的、与学术有关的交流。”[3]

而国际学术交流指为了传递和获取知识、观点、思想和方法等，国与国之间就某个研究领域进行专门的、有深度的、有系统的交流。那么，开展国际学术交流的重要性主要体现在以下几个方面：“1）国际学术交流促进科技创新，是获取创新源泉的重要途径，促进学科间的相互渗透；2）国际学术交流促进学术规范，促进科学承认范式形成，孕育新的学科；3）国际学术交流促进科技人员培养和成长，彰显科技人员的学术能力；4）国际学术交流促进科技成果共享普惠，是发布科研最新研究成果的途径，促进科技成果的传播与普及。”[4]开展国际学术交流还有利于科技创新，创新型国家建设。在这样的大背景下，应当大力开展高质量的国际学术交流，采取“送出去，请进来”的方法，吸引更多国外专家、学者来华参加学术交流活动，同时，鼓励我国科学家、学者到国际上参与高质量的学术交流活动，提高中国在有关研究领域的声音，为国际事务、政策研究等贡献中国智慧。

1.2 外事服务

顾名思义，外事服务是国与国之间的交流需要所产生的一切与国外有关的业务，比如，为出国人员办理签证，为来华参加会议的外宾报销机票等等。本文提到的外事服务特指为来华参加国际学术会议的外宾提供的一切服务，主要是如何回复邮件内容。

2 国际学术交流外事服务中，电子邮件回复的几点思考

“电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。通过网络的电子邮件系统，用户可以以非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担网费）、非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系。”[5]由此可以得出，电子邮件具有“传播速度快，便捷，成本低廉，信息多样化，比较安全等优点”。正是由于电子邮件具备这些无可比拟的优点，自从诞生以来，它就深受大众青睐，被广泛地用于各种交流、交际活动中，国际学术交流活动也不例外。笔者现在从事的工作与国际学术交流、外事活动有关。根据多年的外事服务经验，总结出在给外宾回复邮件时，应该注意以下问题，这对于国际学术交流得以顺利开展具有极为重要的作用。

2.1 回复人员需具备良好的外语水平

“当今社会，是科技的社会，更是人才的社会，可以说，哪个国家掌握了科技制高地，哪个国家拥有更多国际化人才，哪个国家就会在国际竞争中掌握先机，甚至脱颖而出。所以当今各个国家都重视培养国际化人才，而培养国家化人才的手段与方法便是鼓励学习英语。”[6]因为英语是世界上使用最广泛的语言，其地位和作用日益重要，英语在国际学术交流中同样扮演着重要的作用，工作人员拥有良好的英语水平可以为国际学术交流涉及的外事工作提供更好的服务，让彼此的交流更顺畅。笔者通过自己对几年的国际学术交流外事服务工作进行反思，深刻体会到，英语水平的修炼和提高是一个持续的动态且互动的过程，需要在工作中不断提升。

首先，在邮件回复的过程中，千万不要出现最基本的语法错误，否则给外宾留下不好的印象。比如，每句话的第一个单词的首字母需要大写。笔者发现，很多人在写或者回复英文邮件时，显得比较随意，比较口语化。邮件内容应尽量显得正式点，要重视语法、修辞和句子结构等。比如，一般在给外宾回复时，我们经常会用到Dear...， 很多人不注意，很随意，把本应该大写的D写成d“dear...”。然后进入正文部分，另起一行，即第二段，此时，第二段的第一句话的第一个单词的首字母也要大写，比如“Thank you foryourletter ”， “Thank” 中 的“T” 应该是大写的。总之，根据以上分析，每一个以句号为标志的句子里的第一个单词的首字母都需要大写。

其次，邮件的落款，即感谢部分，要尽量显得简洁诚恳。一般情况下，“Regards! Sincerely yours! With regards! Yours sincerely!”等落款都是可行的。此外，千万记得要把自己的身份写上，一般是“姓名+联系方式+工作单位”，因为服务的对象一般是国际某个学术领域的顶尖专家、学者，他们每天要处理很多的事情，如果给他们一封没有说明自己身份和情况的邮件，他们有时会感到莫名其妙，甚至会指责发邮件的人员，给彼此的沟通带来不便和困难。

2.2 回复要及时

及时回复信息，包括回复邮件信息是一个人综合素质的重要体现之一。及时回复意味着十分重视他人的事情，及时处理，能让当事人放心，剔除焦急等待的情绪。根据惯常经验，在国际学术交流中，邮件的回复最好能够当天完成。比如，一个大型的国际学术会议可能会有几百名外宾参会，从发会议通知、邀请信、机票报销等，就会有数百、数千次，甚至更多的邮件往来。工作量虽然很大，但必须要做，而且最好当日完成。也许有时由于工作忙碌，杂事太多，就漏掉了几个外宾的回复信息。我们可能有时会想，这么多外宾，需要回复那么多邮件，漏掉几个是很正常的事，我们可能自己就原谅了自己。但是外宾很少这么想，他不会想到你有多少邮件要回复，他会把他的事情记得一清二楚，记得把邮件发给你，你没有及时回复。如果没有得到及时的回复，有的外宾会发牢骚，会指责你，甚至，他们会向你的上级领导反应情况，投诉你。自己被指责被投诉，倒还不是特别严重的事情，只怕外宾会因此事对咱们中国的会议举办单位产生不满，甚至影响他们对咱们国家的看法，会认为中国的工作人员做事都不认真等等。所以，为了更好地为国际学术交流提供良好的外事服务，及时回复邮件内容显得非常重要，最好以当天回复为妥，最多不要超过两天。

2.3 回复要有针对性

参加国际学术交流活动，特别是参加国际学术会议的外宾往往来自不同的国家，有着不同的文化背景和民族习惯。在回复邮件时，要谨慎，且考虑周到。参加国家学术交流的外宾一般是他们所在研究领域的翘楚，是具有旗帜性和号召性的人物。在称呼他们时，应该特别谨慎，根据其身份情况，进行称呼。根据笔者的经验，在回复邮件时，不能把所有的国际交流人员统统称之为“Dear Prof.”。有些人即便没有达到教授的身份，这样被人称呼，他们会感到很高兴，好像一下子自己的身份被抬高了；而有的人却会感到不高兴，他们会关于身份职称的问题，发一堆邮件内容和你辩解，这样的类型属于比较较真型的。在这种情形下，最好通过各种渠道和工具，做好功课，事先了解国际交流人员的身份称呼，避免造成不必要的麻烦。如果身份是教授的，就称之为“Dear Prof.”，如果身份是博士，但职称还没有达到教授的，就称之为“Dear Doctor.”等等。此外，一定要加上身份称呼，外国专家学者，专家一般会介意这个问题。譬如，如果他是教授身份，在回复邮件时，称他为，“Dear+人名”，他会显得不高兴的，应该是“Dear Prof.+人名”，因而，对身份的恰当尊称非常必要。

2.4 回复时要有耐心，态度要诚恳

回复邮件就如同打电话一样。有的人打电话对方爱听，而有的人打电话，对方却不爱听，为什么呢？就是态度问题，耐心问题。有的人打电话，可以感受到他的诚恳，爽朗的笑声，这样的电话肯定别人爱听；而有的人打电话，一听就是心不在焉，敷衍了事，这样的电话肯定不受待见。回复国际邮件也是一样的道理，态度是否诚恳，是否细致，是否耐心，几个回合的邮件往来就能感受到。比如，来华参加国际学术交流的重要邀请外宾，中方一般会给他们一定数额的讲课费和机票报销。但现在国家对外汇管理，特别是国际汇款管理比较严格，造成国际汇款是一项非常琐细的工作，汇款的信息不能有一点错误，否则需要重新整理资料，重汇。有时一个外宾的汇款就需要来回几次，甚至更多。此时考验的就是我们的耐心、细心、恒心。外宾催促汇款时，作为工作人员，要耐心地回复，向对方说明情况，请求对方的原谅。我们不能因为麻烦、折腾而放弃。

3 结论

外事工作无小事，外事是体现国家良好形象的重要窗口之一。国际学术交流是我国外事服务的重要组成部分之一，提供良好的外事服务会为国际学术交流增添色彩，提供良好的后勤保障。在当今国际大背景下，特别是全球化、信息化不断推进的大背景下，应当充分利用高科技信息手段，为国际学术交流活动提供良好、便捷的服务。从而为我国学术交流、科技人才培养、科技成果普及，以及创新型国家建设做出贡献。

在国际学术交流中，充分利用电子邮件等现代科技手段是最为常见和便捷的方式之一。在回复邮件时，需要做到及时、耐性和细致，使来华进行学术交流的外宾能够切实感到中国人的真诚、微笑和周到的服务。

[1]http://baike.baidu.com/link?url=eEpT7-Jfd1dwMsUBB8j PBWbQ1v4m1QpobGD8UIhIql2Nz3Dz3IFAx7Tn6T20cQd2PGaAY HmzfZCnboqyuP7JxWCyfUvk3FQKbz0tkgtICR9BGejnvaxB1v9 uejzQgn5Z.

[2]中国科协学会学术部.现代学术交流概论[M]，北京：中国科学技术出版社，2011：6-7.

[3]中国科协学会学术部.现代学术交流概论[M]，北京：中国科学技术出版社，2011：7

[4]中国科协学会学术部.现代学术交流概论[M]，北京：中国科学技术出版社，2011：19-30.

[5]http://baike.baidu.com/link?url=cwMbikbXhVYgeoeZRal 3lescNh5EqpTguclaN7SIly2ePvZQ9faKK78HW21Wfqpjzx8MO dYpjsRrYexMlZvvmFx-S9B7v7h_LofVJmRaI5lmKRgTnzgXQrG buHz7JFoi.

[6]王丽娟.论学好英语的重要性[EB/OL].http://wenku.baidu.com/link?url=NAE6-JVrj9gJh9SuyLUVyGN8rakSaHI b4i70rnyrJ0jt63PHFDSsrsojjG-VsvsWtsZaitog4ifzWQ8v1 rOqUSVsnQFD8oUCS4iqVejZR8G.

G2

A

1674-6708（2017）192-0001-02

此论文为中国科协调研宣传部资助课题（课题编号：2015DCYJ06）。

李军平，管理工程师，博士，毕业院校为中央民族大学，中国科普研究所2012级博士后，现工作单位为中国国际科技交流中心，研究方向为国际学术会议市场与开发、科技外交等。