新时期档案数字化管理及其创新策略

文/中铁十八集团隧道工程有限公司 韩娟

新时期档案数字化管理及其创新策略

文/中铁十八集团隧道工程有限公司 韩娟

档案数字化管理就是把传统的以录音带、纸张、录像带等为存储介质的各类原始档案资料，通过压缩、扫描、转化等手段转换为图片文件、声音文件与录像文件等，再通过存储管理技术把图片与索引字段存储在光盘库、磁带库等各类大容量存储介质里，发布到广域网、局域网、国际互联网、机关企事业单位内部网，便于使用者利用各种方便的查询手段快速检索所需要的档案资料，实现了数字化档案管理的新兴管理技术。

档案管理；数字化；创新策略；规章制度；档案信息安全

一、新时期档案数字化管理及其创新的意义

在信息技术被应用到档案管理工作的背景下，档案管理数字化趋势越来越明显，其重要作用表现在以下几点:

（一）顺应时代发展趋势。当前，信息技术、扫描仪等先进设备逐渐被广泛应用到档案管理活动当中，有力地推动了档案管理的创新发展，也为档案管理创新发展提供了便利，有利于提升档案管理水平。因此，在这样的背景下，创新管理方式，健全完善管理规章制度，实现档案管理数字化，这是顺应时代发展趋势的必然要求，对推动档案管理各项活动顺利进行具有重要作用。

（二）提高档案管理水平。当前，在信息技术和扫描技术得到有效利用的背景下，再加上档案管理人员综合技能的提升，档案管理数字化是一种必然趋势。事实上，实现管理数字化，不仅方便档案信息资源的整理和归档，还能方便查询，可以有效满足使用者的需要，促进档案管理服务质量的提升。数字化管理还可以减少档案资料的占地面积，提高档案资料的防火、防水能力，进而促进档案管理水平的提高，有效满足人们使用档案信息资源的需要。

（三）提升档案工作服务质量。在档案管理数字化的趋势下，通过创新管理方式，构建档案信息资源数据库，对档案资料进行数字化处理，然后编号并存储，构建完善的档案信息资料库。当使用者需要使用档案资料时，只需要输入目录和编号就可以快速查询到所需要的档案资料，满足使用者获取并使用档案信息资源的需要。并且这对提升档案信息服务质量，有效满足人们日常生活需要，意义是不言而喻的。

二、档案数字化管理的不足

（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。

（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。

三、新时期档案数字化管理及其创新的策略

（一）做好宣传工作，重视档案数字化管理。新时期，要充分认识档案管理数字化的重要意义，创新思维，革新管理理念，顺应时代发展趋势，推动档案管理工作水平提升。并在制度、资金、档案管理人才等方面加大支持力度，健全完善档案管理制度措施，加大相应的资金投入，注重提高档案管理人员的综合素质，进而推动档案管理数字化的各项活动顺利进行。档案管理人员要增强责任感和使命感，顺应时代发展趋势，把握档案管理数字化的要求，加强自身学习，掌握档案管理专业知识和技能，不断丰富档案管理工作经验，努力适应新形势和新需要，进而推动档案管理工作顺利进行，有效提升档案管理水平。

（二）健全完善档案数字化管理的规章制度。根据档案管理数字化需要，健全完善管理规章制度，并严格执行和落实，为各项活动顺利开展提供制度保障，推动档案管理规范化和制度化。要明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。健全完善档案管理制度，加强整理、归档、存储、使用等各环节的管理，从而提高管理工作的规范化水平。建立奖惩激励机制，对管理工作到位，服务质量高的部门和个人实施奖励。从而激发他们的主动性，更好顺应档案管理数字化趋势，努力提升档案管理和服务质量。

（三）重视数据库建设，提高数字化管理水平，构建档案管理数据库，对档案信息资源进行统一管理。做好档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析等工作，充实和完善档案管理信息系统。同时还要采集档案信息资源，构建档案信息数据库。利用扫描仪、数据压缩等技术，将纸质档案转化为电子档案，并保证档案信息资料完整，从而方便数据信息查阅和使用，促进档案管理水平的提升。

四、结语

新时期，随着信息技术在档案管理工作的应用，档案数字化管理趋势越来越明显。在这样的背景下，应该注重现代信息技术应用，创新思想观念，健全完善管理规章制度。从而有效约束和规范档案管理的各项工作，促进档案管理水平和服务质量的提升。

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