文书档案监督管理的探讨与实践

文/福建省南平市第二医院 郑艺姝

文书档案监督管理的探讨与实践

文/福建省南平市第二医院 郑艺姝

文书档案在收集归档的过程中，大部分是根据手头现有内容做整理，常常忽视了在档案形成的过程中做前期的监督管理工作。本文对监督管理进行探讨并提出实践的思路。

文书档案；监督管理；实践

一、文书档案监督管理的作用

（一）文书档案管理现状。医院的文书工作因为其特殊性，一般较少有专职的档案人员。作为办公室的一名干事，笔者除了负责收发文工作外还“多头挑”，兼任院刊编辑、文书档案管理员工作。在多年的工作经验中发现，文书工作与文书档案管理二者相辅相成，密不可分。

（二）文书档案监督管理的必要性。要想做好档案工作必须打牢基础，也就是前期的文书处理工作。医院的文书档案在形成、归档这两个重要的过程中所产生的每一个环节都值得重视，因为这决定着档案在收集、制作、管理、利用每个阶段的含金量。所以，对文书档案形成过程和归档过程进行监督管理是非常有必要的，不容忽视。

（三）文书档案监督管理的作用。要让涉及文书工作各环节的科室和同事了解并自觉形成规范化意识，让大家知道将基础性工作、监督工作做在前，能给后期的管理带来很多便利，避免麻烦，提高档案的有效利用。笔者将对文书档案的形成过程和归档过程这两方面如何进行监督管理谈谈个人的看法。

二、文书档案形成过程的监督管理

医院的文书档案大多来自公文处理过程中形成的文件，而公文处理由收文、发文两部分组成。

（一）发文环节的监督管理。一是发文对拟稿是有一定要求的，尤其对纸张规格、书写材料等不容马虎。有的科室提交发文申请时发现并未使用正规的A 4纸张打印，有的用16开或A 3纸张打印，有时还将不同规格的纸张交替在一起；或是出现领导在审阅过程中用铅笔、有颜色的记号笔来批示记录文字；甚至有的同事为了省事将写错的地方用涂改液覆盖一层后在上面更正。以上种种做法都是不正确的，这些都不符合档案归档要求。中共中央办公厅、国务院办公厅2013年发布的《党政机关公文处理条例》中的第十二条明确规定：“公文用纸幅面采用国际标准A 4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定”。首先医院发文由院办、党办及相关职能科室提交申请，内容主要来源是每周的院长办公会形成的某项决定，并未设计特殊形式的公文用纸需求，所以要求发文科室提交拟稿必须用A 4纸张打印。这影响到后期在档案整理归档时的装订要求；而对书写材料的要求则影响到档案保存过程的安全性和完整性。使用铅笔来批示修改意见有可能导致因档案利用过程中遭人为擦拭清除或因其他不可抗力原因造成文字年久模糊甚至保存不全引发歧义；更不允许用涂改液，文件的形成过程是严肃的。二是对文件的成文日期也有着严格的规定。比如，科室提交发文发布一项规章制度，1月初提交的拟稿，因为各种原因导致领导3月份中旬才正式签发。此时，科室会要求将成文日期定位1月，无论对外上级部门来检查或是对内便于员工管理。根据《党政机关公文处理条例》中的第九十二条第十二项明确规定：“成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期”。这在后期档案利用过程容易产生歧义甚至人事纠纷，因为按照规定必须在责任人签发日期之日开始这项规章制度才正式生效，而不是以科室拟稿提交申请的日期为准。所以这就要求各科室要做好提前计划安排，并及时催办相关文件的进度，不至于后期带来的负面影响。三是有的科室在提交报告等非请示性公文中会违规附带请示事项。夹杂的请示内容一条两条甚至好几条都“打包”在一起，抱着贪图省事的心理。这样的行为会导致档案在归档过程的分类不清，也会导致后期档案管理过程的麻烦。按照规定，请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。而对于同一主题的请示，出现的多个名字，可以只在一份请示里说明。如申请预备党员的请示，涉及多位符合预备党员要求的同志，就不需要每个名字每一个人提交一份请示。浪费资源的同时也对归档工作造成繁琐和负担。四是有的科室在公文使用的汉字、数字、字符、计量单位和标点符号等，没有按照有关国家标准和规定执行。比如六角括弧“〔〕”，就经常被“[ ]”代替，导致通过办公自动化O A系统提交的发文在档案查找时利用文号会查询不到。五是文印室的同事还反映了一个值得注意的问题，就是发文中会出现空号、跳号问题。如果是手动记录编写文号一般不会出现此类问题。但现在很多单位都是电子信息化管理，若利用办公自动化O A系统，会出现有的文件占用了文号但领导没有签发，又或者在此基础上产生了新的问题和需求，没有及时退回科室修改或清除。一段时间后，后面的文件接着之前的文件号顺位往下编号，但被占用的文号文件却无归档价值。这也容易造成在归档时产生的空号、跳号现象。这就要求发文的管理者要实时追踪每一个环节，监管到位。

（二）收文环节的监督管理。一是送件不合规范。职能科室有时会直接收到对口的上级来文，通过Q Q或邮箱或微信群发送。科室打印出来后送到办公室收文，对于打印纸张、内容、装订格式等都会有一定的要求。有时会收到16开格式的版面；有时因为打印机等原因打印出的文件页面夹杂着漆黑的背景或横竖线；有时打印出的内容模糊，字迹都无法认清；有时只有单面打印，不止浪费了纸张也让空白一整页的页面容易产生后期添加内容的隐患；有时装订不合规范，出现直接在左上角装订等种种问题。以上问题都容易造成重要档案不符合归档要求或者归档内容无效导致后期无法利用等问题的产生。所以此时加强对收文工作的管理和监督就显得很有必要了，不符合规定的送件坚决退回，要求按照规定重新打印出符合将来留档要求的文件与装订格式。这些细节的马虎，将造成将来工作的麻烦。二是对于传真件的处理。因为传真纸属于热敏材质，时间一长容易模糊，文字等有效内容无法完整留存。这就要求在收文过程中对有留档意向的文件进行复印保存，防止等到年底整理档案时发现重要的文件内容都模糊不堪，无法归档。三是收文要及时登记。因为电子化的时代已经到来，多种来文方式会导致同样内容的文件重复收件。比如通过政务网、邮局寄件、Q Q办公群传送等多方式多渠道收件重复，如果没有对每一份收文做好及时登记工作并编好收文号，就容易产生重复件的归档问题。四是收文的传阅过程也极其重要。要根据领导批示及时把公文送到相关职能科室的负责人进行督办和催办。有时在文件传阅单上领导批示多个科室共同协办此件，那么会签工作就很重要，并在所有科室办理结束后将文件完整送回办公室归档。有时会发现责任科室并未通知相关的临床科室进行办理并签字确认，而是认为自己是主管科室，自行办理即可。这不但会造成公文无法系统并准确地传达到每一个涉及责任的科室，并造成有的临床科室并不知情，最终导致治疗过程中产生不必要的医患纠纷。所以，就要求监督并实时过问并掌握公文去向，不得漏传、误传、延误公文的处理。五是文件办理完毕要及时归档。有的科室甚至不知文件办理完毕要将原件完毕归档，而是私自留存在科室。这也容易造成有关重要政策性或突发性事件处理指南类文件丢失，或者无法及时向全院其他科室传达，导致临床指导精神不统一不规范。同时造成档案无法归档，在查询利用方面产生缺失。

三、归档过程的监督和管理

（一）除了由院办、党办收发的重要文件需要归档之外，职能科室在工作过程产生的有关医院发展过程中的基建、设备采购、药品采购、总务采购、谈判合同等相关业务性的文件也需要归档。并且，这对将来的工作起着基础性的作用和参考价值。还有临床科室外出开会带回的政策性或导向性等重要文件也需要送到院办归档，不得私下截留。若发现必须立刻纠正，加强监管的同时要做好科室间的沟通和协调工作，让文件的归档工作可以顺利、系统、完整地进行，以备将来开发和利用。

（二）请示和批复要关联起来一起归档，同一主题、问题的文件也要正确归类，方便档案的利用查找。这些归档的要求要落实到位，监管到位，把整理工作细致化，以档案的利用和保管为指导。

文书工作与档案工作一个针对现在，一个针对将来，他们都对党和国家及上级的政策精神要求传达并贯彻到位，对专业性、服务性的要求颇高。对于医院来说，能够落实并执行到位，对医患关系的和谐发展有着最本质的影响。对文书档案形成过程和归档过程进行监督管理，对提高医院工作效率和维护档案的完整与安全，更好地发挥档案的工作都有重要的意义。作为一名在医院办公室多年，从事收发文处理和文书档案管理二者兼顾的的同志来说，以上都是本人留心工作中发现的问题并请教学习、找出解决问题的方法的心得体会，愿与同仁们共同分享。并在接下来的工作中继续深化管理、加强监督，为档案的价值和分享利用保驾护航。

[1]中共中央办公厅、国务院办公厅.党政机关公文处理条例,2013.

[2]杨郁素,欧阳侠,邱卫黎,陈锡文,刘子颖,许晓莎.医药前沿,2012(30).