也谈公文中标点符号的使用

文/安徽师范大学文学院 曹政

也谈公文中标点符号的使用

文/安徽师范大学文学院 曹政

在法定公文中，标点虽然看似很小，地位却举足轻重。本文将从整体角度讲述公文中标点符号的正确使用以及在公文标题、主送机关、正文、结束语中标点符号使用的注意事项。

公文；标点符号；党政机关公文处理工作条例

公文是具有特定效力和规范体式的文书。为体现公文的严肃性、权威性，公文的拟制必须严谨、精确，标点符号的使用也必须科学、规范。如果在公文中乱用、错用标点，不仅会影响到公文的权威性和质量，造成歧义和误解，导致阅读理解困难，还会给工作带来不可预计的损失。可以说，标点虽小，却关系到经国大事，绝不能掉以轻心。

一、公文标题中的标点如何使用

公文标题处于全篇显著而醒目的位置，表现公文的核心意旨，是公文的眼睛和灵魂。公文标题能不能用标点符号一直饱受争议。2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但2012年施行的《党政机关公文处理工作条例》没有提及这一方面。笔者认为，在实际的公文处理工作中，确实存在必须使用除书名号外其他标点符号的特殊情况，如顿号、引号、括号等。

（一）什么时候使用书名号。根据《国家行政机关公文处理办法》，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但标题中出现书名、篇名、报刊名时也应用书名号。例如《关于认真做好2016年度<当代陕西>等党刊征订发行工作的通知》，其中《当代陕西》是刊物名称，用了书名号可以使语句之间的关系更清晰，避免歧义。再如《国务院办公厅印发<关于全面推进政务公开工作的意见>实施细则的通知》（国办函〔2016〕90），虽然意见不是法规规章，但将《关于全面推进政务公开工作的意见》的书名号去掉，容易造成理解阅读的困难。还有一些情况，如《安徽省人民政府关于印发<安徽省盐业体质改革实施方案>的通知》，实施方案虽不是法规规章，但根据《标点符号用法》，此处使用书名号是不错的。为了尽量不与《国家行政机关公文处理办法》冲突，也可以和国务院采取一样的办法，在不产生歧义的前提下去掉书名号如《国务院办公厅关于印发2017年食品安全重点工作安排的通知》（国办发〔2017〕28号）。

（二）什么时候使用顿号。公文标题有表示句子内部并列词语之间的停顿时，应用顿号。例如《国务院办公厅关于加快推进“五证合一、一照一码”登记制度改革的通知》（国办发〔2016〕53号），其中的“五证合一、一照一码”是并列词组，故用顿号，删掉顿号恐造成歧义。再如《安徽省人民政府关于表扬安徽省创新型企业、创新型园区和合芜蚌自主创新综合试验区创新人才及创新人才工作单位的通报》（皖政秘〔2013〕105号），其中创新型企业、创新型园区和合芜蚌自主创新综合试验区是并列的，没有隶属关系，应用顿号。

（三）什么时候使用引号。公文标题中出现缩略语或具有特定含义用语时，必须用引号。例如：《安徽省人民政府办公厅关于印发安徽省“十三五”金融业发展规划的通知》（皖政办〔2017〕2号），其中“十三五”是“国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要”的简称。如果在标题中使用全称，标题会显得冗长繁琐。再如《国务院办公厅关于印发“菜篮子”市长负责制考核办法的通知》（国办发〔2017〕1号），其中“菜篮子”指的是1988年提出的“菜篮子工程”是为了缓解我国副食品供应偏紧的矛盾。在这里“菜篮子”就是具有特定含义的词语。

（四）什么时候使用括号。公文标题中有需要注释或说明时，应用括号。例如：《国务院关于发布政府核准的投资项目目录（2016年本）的通知》（国发〔2016〕72号），其中“2016年本”是对政府核准的投资项目目录的解释说明，强调是2016年本而不是2015年本，为避免造成语义模糊，所指不明的情况，需要使用括号加以说明。再如《国家信访局关于印发<信访事项网上办理工作规程（试行）的通知>》（国信发〔2015〕29号），“试行”是对《信访事项网上办理工作规程》的限定说明，旨在表明此工作规程的成熟度，表明此规程尚有进一步完善补充的地方。

公文标题中，除上述几类常用的标点符号外，还有一些如连接号、间隔号等不常用的标点符号。公文处理人员要科学恰当使用，不能随意省略。

二、多个主送机关用逗号还是顿号

公文的主送机关往往涉及多个机关和单位，在《党政机关公文处理工作条例》中只规定了最后一个主送机关名称后面标全角冒号。而对于各个主送机关之间是否使用标点符号，使用什么标点符号则没有明确规定。根据《标点符号用法》，逗号一般用于句子之间的一般性停顿，顿号一般用于句子内部并列词语或词组之间的停顿。因此，各个主送机关之间是使用逗号还是顿号，应注意的是主送机关是否为同一个层级，是否在同一个系统，看各个主送机关之间的归属。对于是同级别、同系统的主送机关之间用顿号表示停顿，对于不同层级、不同系统的主送机关之间则用逗号。

例.各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

其中，各省、自治区、直辖市人民政府与国务院各部委、各直属机构之间不存在隶属或上下级关系，不在同一个系统中，因此两者之间使用逗号隔开。而省、自治区、直辖市人民政府都是相同的行政级别，处于同一级别同一系统，因此用顿号表示停顿。

同理，抄送机关也是如此。对于是同级别、同系统的抄送机关之间用顿号表示停顿，对于不同层级、不同系统的抄送机关之间则用逗号，最后一个抄送机关名称后面标句号。

三、正文中标点符号的使用应注意什么

（一）结构层次序号中标点符号的使用。在篇幅较长的公文中，一般会把复杂的内容分成几部分来表述，也就是使用段落小标题的方式将正文分成不同的段落层次。《党政机关公文处理工作条例》规定，段落结构层次应用“一”“（一）”“1”“（1）”标注。那么在划分段落层次的序次语后是否使用标点符号，如何使用标点符号？根据《标点符号用法》，笔者认为，一级标题序号为“一”，汉字数字后面加顿号。二级标题序号为（一），由于括号本身就是标点符号，因此后面不加任何标点。三级标题序号为1，阿拉伯数字后面用齐线圆点。四级标题序号为（1），后面也不加任何标点符号。

（二）特殊标点符号的使用。公文中特殊标点符号主要有连接号和间隔号。其中连接号的形式有短横线、一字线和波浪线。在标示图表编号（参见表2-8）、产品的名称和型号（C A-110照相机）以及连接号码（0470-22222）时应用短横线。在标示时间、地域的起止时一般用一字线（合肥—上海），标示数值范围的起止一般用波浪线（5～6g）。但在汉字数字连接时应用“至”，如五至六人。间隔号的作用是避免歧义。一般只在一、十一和十二后使用。如一二·九运动，如果去掉间隔号，则变成一二九运动。可以理解为此事件在一月二十九日发生，也可以理解为是在十二月九日发生。

四、公文结束语要不要使用标点符号

在公文最后一段一般会有“特此通知”“特此通报”“特此请示，请批复”等结束语。作为公文结束语，是否使用标点符号一直没有明确的结论。笔者认为，公文结束语应当使用标点符号。使用什么标点符号最关键在于结束语是短语还是完整的句子。句子是由词或词组构成，能表达一个完整的意思。那么“特此通知”“特此公告”等究竟是短语还是句子？笔者认为公文结束语是正文的组成部分，承接上文，是全文的结束句，可以表达一个完整的意思，自然是句子。既然是句子，自然应该加上标点符号。

那么公文结束语应该使用哪些标点符号呢？笔者认为，就公文的权威性和严肃性来说，问号和感叹号可以排除。问号一般用于疑问句、设问句或反问句结尾，公文的结尾不可能提出问题。而感叹号具有明显的个人感情色彩，严重影响公文的权威性。因此，公文结束语应根据实际需要，分别标注逗号或句号。如“特此通知”“特此请示，请批复。”

[1]计富祥.基层公文拟制中标点符号使用当规范[J].秘书之友,2014(9).

[2]张松祥.公文标题、正文结构层次句、煞尾句及抄送机关中标点使用规范化探微[J].秘书之友,2012(2).

[3]王付彪.浅谈公文标题中标点符号的使用[J].秘书工作,2006(3).

[4]韩雪松.谈行政机关公文标题中标点符号的正确使用[J].应用写作,2007(11).