怎样发挥计生工作档案的管理职能

文/河南省邓州市花洲办事处计生服务中心 魏跃先

怎样发挥计生工作档案的管理职能

文/河南省邓州市花洲办事处计生服务中心 魏跃先

计生工作档案是卫生和计划生育部门的文书档案中重要的组成部分，包含内容比较广泛，比如独生子女光荣证、一孩、二孩的申请以及审批各种利益导向的政策资料等等，而档案管理包含对这些资料收集与归档等各种活动。在人们求学、生育、出国以及创业等各项活动中，计生档案具有重要的价值。因此积极提高计生工作方案管理职能，对计生工作具有促进意义。

档案管理；计生档案管理；管理职能

一、新时期档案管理新特征

在新形势下，档案管理也具有自己的新特征，只有在全面了解新特征基础上加强档案管理职能才具有实用价值。总体而言，新时期档案管理的新特征表现在两个方面：

（一）应用电子档案优化存储环境。传统档案管理的对象大多为纸张档案，受到物理特性所限，容易被磨损、保质期有限、极易受潮或者虫蛀等各种特点，需要定期对档案管理资料重新记录与整理。这类档案存放时间比较短，存在诸多受限条件。而且纸质档案在记录与整理上都是人工完成，重复内容较大且工作量大。因此新时期下，在档案管理中应用信息化技术，挑选合适储存环境保存档案，确保档案不会因储存不当而损坏。比如将电子档案存入单位档案管理后，大部分档案都可以以电子媒介形式存放到硬盘中，依据实际所需对方案进行复制、调取、查阅。

（二）信息时代有利于档案使用。传统的档案管理装订及整理均要耗费工作人员大量的精力、时间，这样制成的档案资料比较珍贵，日后进行查阅及查询时，所设置申请手续比较繁琐。而且在查询、借阅等各种使用过程，档案本身会与粉尘、空气等外界因子大量接触，建设信息化管理体系，降低了档案耗费的时间及占据空间，确保档案管理在内部使用和外部共享具有同等便利。例如，查阅档案时工作人员不需要多次查阅，只需借助电子信息的搜索功能就能获得所需相关资料，从而避免因使用档案资料而遭受磨损。

二、计生工作档案管理职能的现状

随着信息技术不断普及及计生业务管理队伍整体素质不断提高，计生档案管理工作的质量和效率都得到显著提高，计生业务的档案资料数量明显增多，种类也朝着多元化发展，而且档案资料利用率也得到提升。但是计生工作的档案管理长期处于“被动服务”局面，短时间内无法彻底改变，制约计生档案管理职能的原因主要体现在以下几点：

（一）工作人员的服务意识比较淡薄。随着我国区域限制放开，人员流动数量与日俱增，尤其是处于经济繁华地段的乡镇流动人口数量不断增多，导致计生档案管理人员的任务是越来越繁重，很多档案管理人员将档案资料收集、档案建档及档案管理等各种基础性工作作为档案管理的唯一工作，而与计生档案资源相关的编研、利用及开发等各种服务性工作，根本不能够从计生档案管理人员工作绩效上体现出来，许多档案管理人员不重视服务性业务，并没有充分挖掘出利用计生档案资源的价值。

（二）计生档案管理有效性及规范性不足。因为档案管理中有效性及规范性不足，必定会影响档案管理的效率，影响发挥档案管理工作的职能。比如，采用信息化档案管理，计生档案人员没有及时录入计生档案信息，设计档案目录残缺不全等，导致需要计生档案资料时查找不到、无法便利快捷调用，档案需求者必定对档案服务不满意，从而降低发挥档案工作的管理职能。

（三）计生档案管理和需求档案资源者沟通不畅。和需求档案资源者进行有效沟通，有利于深入、准确发掘实际所需，才能够为需求者提供更符合要求、更具针对性的档案服务。但是因计生档案管理人员属于卫生与计划生育机构，工作并未独立出去，因此极少和群众进行有效沟通，即便是沟通大多都是采用面对面沟通形式，而极少通过网络、电话、微信等各种沟通渠道，使档案需求者和计生档案管理人员间联系极少，存在一定距离，计生档案管理人员极难深入了解群众所需，无法满足群众实际所需。

三、发挥计生工作档案管理职能的策略

为了不断提高计生档案管理工作的服务职能，就必须要针对管理现状中暴露出来的不足，采取有效的的强化措施发挥管理职能，可以从如下几种措施入手发挥管理职能。

（一）加强计生档案管理队伍的建设。在信息化不断普及的情境下，计生档案管理的方式和内容随之变化，对计生档案管理队伍素质提出了更高要求，需要充分发挥计生档案的管理职能，现代管理人员不仅要具备管理档案资料的能力与知识，熟练使用计算机，具备一定处理信息能力、良好的交流沟通及应变能力等。为了提高计生档案管理队伍的整体素质，可以采用如下措施：首先，积极从外面引入高素质的档案管理人才，特别是服务意识极强、信息素质突出及具有出色的创新能力的档案管理人才，更要引入重点人才。这些人才能够为计生档案管理注入新鲜血液，带动档案管理队伍不断进步与创新。其次，对现有计生档案管理人员进行培训教育，从而提高管理人员的素质和技能；同时还要组织与鼓励档案管理人员参与更深层次培训与学习技术，比如专题讲座、外出学习、在职深造、技能考核等各种途径进行在职教育，有效提高管理人员的技术水平和知识结构。

（二）规范计生档案管理工作。实现计生档案管理手段和模式的科学性及规范化，能有效提高计生档案资源的质量，提高计生档案的管理效能。所以积极加强计生档案管理的规范化，有利于发挥计生档案的管理职能，可以采用如下几方面对策：首先，要加强管理基础工作的规范化建设。要合理对类目体系进行设置，建立完善的定期归档制度及档案工作检查制度；同时还必须要加强档案管理人员法制意识，将档案保管工作落到实处，贯彻执行相关规章制度，保障档案资源的完整性与安全性；加强每年度的档案开发利用和整理收集工作，通过前面提出的制度以及配套制度的执行规范档案管理工作，为发挥计生档案管理的职能奠定基础。其次，规范计生档案信息化管理措施。在档案排序时要按照档案的重要程度、利用率以及使用率进行；档案信息的录入时间、格式以及更新频率等都要按照标准进规范，随着信息化不断普及，答案资源的开发更加丰富，档案目录更完善，因此需要将每份单子档案保存到相应类目下，这样才能能更为档案资源需求者提供调查、查找档案资料便利。

（三）加强和档案资源需求者间的交流沟通。计生档案资源具有较高的利用价值，不仅能够给卫生与计划生育单位开展日常业务活动提供参考价值，同时还能够满足其企业及事业单位所需，满足群众对计生档案信息所需。为更好了解计生档案资源需求者所需内容，计生档案管理人员要主动出击，和需求者进行交流沟通，不仅可采用面对面沟通形式了解需求者的需要，还应该公布微信公众号、Q Q群、微博等，和档案资料需求者沟通交流，了解计生档案资源需求者的认知程度、疑惑及需求等，在此基础上不断优化和调整管理职能，从而有效、全面发挥计生档案的管理职能。

四、结语

充分发挥计生档案的管理职能，是发挥计生档案资源价值、贯彻落实计生政策的必然选择。因此，计生档案管理部门要加强队伍建设，加强管理规范化建设，提高和档案资源需求者之间的沟通等对策，从而充分发挥管理职能。

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