社保档案管理的信息化建设探析

文/山东省滨州市滨城区社会保险事业处 李颖

社保档案管理的信息化建设探析

文/山东省滨州市滨城区社会保险事业处 李颖

随着我国信息技术的不断发展，人们学习、生活、工作中都在不同程度地应用信息技术。本文对档案管理信息化的重要性进行简要概述，并讨论社保档案管理中信息化建设的优势。

社保；档案管理；信息化建设；探析

随着我国科技技术的不断发展，信息的传播和交流也更加广泛。现阶段我国社会保障中最重要的组成部分就是社会保险，而社会保障的核心也是社会保险，而我国实现档案信息资源有效共享和规范管理，都是通过建设档案信息化完成的，最终实现档案管理信息化建设可以完成信息共享、办公自动化等优势。因此，社保档案管理应该加快建设档案资源信息化的步伐，从而更好地为社会和人民更好地服务。

一、建设社保档案信息化的重要性

社会保险简称社保，它是我国为了分担和预防死亡、事业、年老等社会风险，并为了实现社会安全，强制部分社会成员参加的一种所得重分配功能的非营利性社会安全制度，我国在1999年颁布并实行了社会保险费征缴暂行条例，建立社会保险体系之后，通过国家立法的社会保险渐渐成为一种较为广泛的社会保障方式。社会保险使用基金集中管理方法，针对失去工作、受伤、患病、年老等人员进行统一的生活保障和社会补偿的发放。我国社会保障体系重要的组成部分就是社会保险，其覆盖面积较为广泛，投保方式采用终身制，不但能推动我国的人均经济水平，还能提高人们的生活水平。因此，社会保险对人们的生活有着极为重要的作用，在社保不断发展及档案信息不断增加的今天，传统的档案管理方式不能适应现代化社会的要求，而社保档案信息建设信息化管理实现资源共享任务已经迫在眉睫。

二、社保档案管理信息化建设的优势

我国传统的社保档案管理在档案利用方面容易出现因人事调动等原因而需要调走各种档案，但是又由于种种客观与主观原因致使档案未能投递到指定场所，而产生滞留的现象叫做死档案；还会出现在档案查找时因为档案资料过多，致使档案无从查找或者耗费大量时间。对社保档案管理进行信息化建设就可以有效解决这些问题，社会档案管理人员可以通过计算机高效、准确、快速地找到所需档案资料，不但能节省社会档案管理人员的时间，提高工作效率，还能避免传统档案管理出现的问题，如：档案丢失、抄写错误等，从而提高我国社保档案管理的准确性。

因为计算机存储量大、查找方便，所以对社保档案管理进行信息化建设可以使档案资料完整保存，可以有效减少社保档案破损的情况。传统社保档案保存工作需要大量设备和库房，不但要投入较大的人力和资金进行管理，还要防止档案发生霉变等破损情况。在社保档案管理实现信息化建设之后，社保档案管理工作人员采用计算机管理档案的方式，将档案资料储存在硬板、光存储介上，节省档案管理成本。

三、积极推动社保档案管理信息化建设

社保档案信息化建设可以适应社会活动和需求规律，在社会不断完善信息化建设的背景下，社保档案内容交叉分散、介质表现为多样化，这就要求社保档案管理部门加快改革传统管理方法。

我国科技技术不断发展，社保档案管理工作通过信息技术能更好地为社会的人民服务。现阶段我国已经具备建设社保档案信息化的环境，信息化技术的不断发展，推动了社保档案信息化发展，而我国信息化建设的重要组成部分就是社保档案信息化建设，同时衡量一个国家或者地区现代化水平的重要指标就是信息化水平，现阶段我国信息化已经步入多层次、全方位的发展阶段，在各个领域范围内的信息化飞速发展，作为我国信息资源的档案资料，面对社会信息化发展趋势，建设档案管理信息化已经是档案管理发展的主要方向，也是社保档案管理适应现代的需求。另外，社保档案信息化管理也是档案事业创新发展的机遇，因此，无论是档案事业发展需要信息技术提供有力支持，还是国家对信息化资源建设的要求，社保档案管理部门都要牢牢抓住这一时期，实现档案事业的改革和发展。

四、社保档案信息化建设的保障措施

（一）采用网络进行档案数据传输和档案数据共享。因为社会保险档案是针对参与这一制度人员的信息数据进行真实记录，对参保人员的失业和就业信息进行研究，研究结果可以为政府和领导在决策时提供准据的数据参考。对档案信息科学的使用，可以解决国家社会保障问题。

各行各业中退休人员和职工人员参加后续社会保险的主要凭证就是社会保险档案，同时社会保险档案也是维护人民权益的主要证据。政府在社会保险相关工作中制订规章制度或者对社会保险作出决策都是依据档案信息，对社保档案管理进行信息化建设，可以提高档案信息更大的价值，从而为人民和政府提供更快捷的服务。

（二）在信息化建设背景下，提高档案管理能力。社保档案管理部门应该对社保档案工作人员进行信息化技能培训、教育、考核等，使社保档案管理工作人员具备相关技能，并培养社保档案管理工作人员发展成综合型人才，为我国社保档案管理发展提供有力支持。在社保档案事业发展的要求基础上，社保档案管理部门应该完善和优化社保档案功能，分析社保档案信息化管理包含的信息，并对信息化管理存在的问题进行讨论，并提出有效建议。

在社保业务经办档案信息化控制中，社保业务经办信息化管理终端应该具备输入差错功能，从而有效控制社会业务经办档案信息化资料的准确性。社保业务经办档案信息化管理部门应该妥善保管档案资料，将档案资料储存在磁性介质中，并安排相关人员定期检查和备份档案资料，防止社保档案资料丢失。

五、总结

综上所述，社保档案管理应该根据现代化社会的需要不断进行改革，改变传统纸质档案管理，为社保档案管理工作进行信息化建设，使社保档案管理工作可以符合现代社会的需求，使我国社保档案管理事业稳定快速地发展。

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