高校科研固定资产管理研究
——以陕西省属X大学为例

2017-11-25 15:56西安石油大学经济管理学院陕西西安710000

商业会计 2017年23期

（西安石油大学经济管理学院陕西西安 710000）

一、引言

随着改革的发展和深入，国家进一步加大对科研事业的支持，高校作为科研事业发展的主体，承接的科研任务不断增加。据教育部科学技术司发布的《2016年高等学校科技统计资料汇编》，全国学校科技经费中内部支出经费达1 152.64亿元，其中固定资产购置费达223.4亿元，占比19.38。随着高校承接的科研课题增多，科研设备购置进一步增加，规范科研项目中固定资产管理尤为重要。

为了加强对高校固定资产管理的管理，国家颁布了一系列规章制度。2012年财政部颁布的《行政事业单位内部控制规范（试行）》明确了资产安全和使用有效的目标，为固定资产管理提供了原则理论和技术方法，正式展开了包括高校在内的行政事业单位内部控制建设与实施的系统工程。财政部、教育部在2012年、2013年相继出台了《高等学校财务制度》《高等学校会计制度》，对固定资产相关概念进行了重新定义，对固定资产分类和价值标准进行重新划分，并要求计提累计折旧，对固定资产的购置、使用及处置等方面都进行了较为系统、全面的规定。2015年国务院发布《关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》（国发[2014]70号），要求通过深化改革和制度创新，加快推进科研设施和仪器向高校、科研院所、企业、社会研发组织等社会用户开放，实现资源共享，避免部门分割、单位独占，进一步提高科技资源利用效率。科研资产的共享有利于促进高校统筹管理现有科研设施与仪器，合理布局新增科研设施与仪器，避免重复建设和购置，杜绝闲置浪费现象，切实提高科研设施与仪器的利用效率和效益。

二、高校科研固定资产的特点和管理现状

（一）高校科研固定资产特点。高校固定资产，是指高校持有的使用期限超过一年（不含一年），物质形态基本保持稳定并且达到单位价值标准的资产。对于单位价值未达标，但属于同一类的物资，并且数量庞大且使用期限超过一年（不含一年），也同视作固定资产来进行核算。

固定资产是确保高校进行日常教学教辅活动、科学研究活动和行政办公活动的物质基础。大体包括：教学建筑和基础设施、行政办公建筑和基础设施、仪器设备等。其中科研固定资产是指高校为保证科研项目正常运行购置的资产，包括各类仪器设备、家具等。其特点主要有：（1）来源多元化。主要来源有国家财政拨款、企业资金支持或捐赠、科研经费购买、自有经费购置以及自制形成。（2）种类繁多。包括仪器设备、工位器具、家具等。（3）形态多样、价值高、数量大。

（二）高校科研固定资产管理现状。固定资产直接关系科研成果的形成，对这部分资产展开精细化管理十分必要。高校科研固定资产管理具有以下特点：

1.科研经费来源多样性。不同于事业单位的政府直接财政拨款，高校资金的来源多种多样。国家、各级政府、研究所、协会或者企业对科研事业的支持力度都很大，所以高校的科研经费在国家直接财政拨款的基础上，还有大量的其他资金来源。例如，各项科学基金的支持；国家教育部、科技部的划款拨款；各类研究所、协会的资金投入；企业资助和校企共同开发等。购置资产资金渠道的多样性，既确保了科研活动的基本运行，又有利于科研项目高效运转。

以X大学为例，作为一所陕西省教育厅与中央企业共建高校，该校拥有国家级工程试验室和科研基地1所，省部级试验室和科研基地22所。2016年X大学科研经费当年拨入约1.277亿元，其中政府资金约0.18亿元，企事业单位委托约0.97亿元，其他拨入约0.13亿元。几年来，科研经费大幅度增长，来源多样性给科研经费管理增加了难度。为此，X大学2012年出台了科研经费管理办法，按具体规定、预算计划认真落实，统筹安排、单独核算，实施项目组长负责制和包干制，各项目间经费不可混用，确保经费在范围内支出，督促科研活动有效进行。

2.科研固定资产项目繁杂。高校每年进行课题项目申报数量很多，由于项目研究类别的不一致对仪器设备的选择就会不同，因此需要购置的固定资产数量庞大、种类繁多。根据文科理科类别的不同，需要购置的固定资产类别也不同。理工科类专业开展科研活动主要为进行科学实验，需要购置大量实验仪器设备和专用工具器具。由于科技的持续进步和实验消耗磨损，仪器设备推陈出新速度快，需要购置频繁。而文科类专业开展科研活动注重于文化繁荣，在文物和陈列品、图书、装具上投入较多。

X大学是一所综合性大学，学校具有教学科研功能的直属院系达16个，覆盖各类文理科领域，根据划分专业不同拥有教学实验中心41个。2016年承担的课题总数达1 786项。学校开展科研项目较多，对科研资产的需求不同导致科研固定资产种类繁多，学校出台了仪器设备管理办法，建立仪器设备管理制度，对仪器设备的购置、使用与管理、报废处理都作了详细规定。

3.固定资产管理上的多部门参与。高校在进行固定资产全程管理的各个环节中由多部门共同参与。以X大学为例，根据学校出台的固定资产管理办法，对固定资产的管理依据其生命周期，从资产自购入使用直至报废处置都有详细说明。按照“统一领导、分级负责、归口管理和管用结合”的原则，由学校、财务处、国资处领导管理，学校负责制定管理细则统筹管理，计划财务处负责“钱”和“账”的管理，国有资产处负责归口管理和实物总账管理。由各院系等二级管理单位，负责本单位的固定资产建账管理工作。

4.固定资产使用上具有灵活性。由于科研项目的开展具有灵活性，对固定资产的使用也具有多变性。一是在研究地点和研究时间上具有多变性，固定资产的存放地点的不确定。二是仪器设备的共享使得科研固定资产灵活使用，通过付费的方式可实现专用精密、大型仪器设备的交互使用，仪器设备的交换使用为高校科研项目的完整进行和完成提供了保障。根据X大学固定资产管理办法规定，由国有资产管理部门进行固定资产账、物、卡管理工作。具体如下：第一，制度建立与执行保障。制定固定资产管理、安全、维护制度，并定期检查执行情况。建立技术档案严格规范日常操作程序。第二，定期实物清查与检测保修。在日常使用过程中，对大型仪器设备和计量用设备进行检测、校验、标定，保证其性能与精准度。第三，清点闲置资产，调剂共享和报废。由资产管理人员对闲置资产进行清点造册和上报，优先供校内调剂再校外调剂，报废资产根据规定的审批权限和程序办理处置手续。第四，实行岗位责任制，进行绩效考核。各单位的资产管理状况与个人考核挂钩。

三、高校科研固定资产管理存在的问题

（一）固定资产管理制度不健全，落实不到位。高校虽然对固定资产管理建立了一系列配套规章制度，但主要是站在总体层面的制度建设，大多数都没有出台对特定资产的管理办法和责任制度的细化。一个全面的固定资产管理制度应该包括“配置论证、采购、验收、使用（保管）、维护（维修）、绩效、赔偿、调拨、清查、处置等全过程的各个环节”（赵善庆，2015），但是，对比各高校出台的相关资产管理制度中发现，在采购、验收、使用、调拨、清查和处置环节的制度都较为完善，在配置论证、维护、绩效和赔偿环节的制度各有缺失。新《高等学校会计制度》中对固定资产进行重新界定和划分，其计量基础发生改变，根据权责发生制原则需要对高校购置固定资产的费用在日后平均分摊。新制度的实施使固定资产管理更科学化、精细化。对固定资产计提折旧是一项庞大且复杂的工作，实施细则的缺失或者不明确，直接影响固定资产账面原值与现时净值的差额，使得科研固定资产在界定及核算上存在差异，不利于真实反映资产的信息，从而导致管理混乱的现象发生。

以X大学为例，其出台的相关管理财务办法中，对固定资产管理的制度建设相对完善，包括整体层面的管理总则，还包括一系列办法细则。如对仪器设备的采购管理、验收管理、闲置报废资产的处置、损坏丢失赔偿处理出台了详细的管理办法，但仍存在一些问题。例如相关资产的使用情况、管理条例、绩效分析等具体办法没有详细说明和具体实施。为了进一步实现固定资产管理的目标，还需要加强采购预算申报、审批、执行、合同管理、大型仪器设备效益评价等方面的制度建设。

（二）固定资产管理意识淡薄、重视程度不够。学校固定资产配置资金主要来源于财政拨款，因此，形成“重拨款，轻管理”“重采购，轻管理”“重使用，轻处置”等思想意识。管理意识的淡薄导致管理责任落实不力，给资产管理的基本目标“安全和完整”带来较大的负面影响。

资产购入前的预算编制和审批阶段，通常实行购置论证、审批制度。在进行购置预算编制时，由于项目申报人经验的不足或者是对相关资产存在数量和结构不了解，容易导致预算金额编制不当，对资产的重复购买。在进行审批程序时，存在审批不够严格的现象，例如只针对高校预算经费范围内购置的资产予以严格审批管理，对于预算经费外的资产购置认识不到位而放松审批力度，使得科研资产在购置过程中存在审批管理漏洞。

资产购入阶段。科研固定资产的购入需要对购入信息和资产保管人、存放地、维护人进行详细记录。以X大学为例，资产管理人员工作条例中规定，由一名主管领导和一名资产管理员协助做好国有资产管理工作。主管领导统筹管理，资产使用部门需详细记录资产的存放地点、设备使用现状、维修维护情况、借调情况等上报给国有资产管理部门。但是根据“谁使用，谁负责”基本原则，对于科研经费购入的固定资产归属于科研项目负责人保管，容易存在购入的固定资产登记内容较为单一，缺乏核实监督的现象，导致部分科研人员将资产据为己有或者擅自低价变卖甚至无偿赠予。长久以往，科研资产的短缺和流失必定影响高校资产的日后管理、清查和核销。

资产日后管理阶段。一般由各单位资产管理部门负责清查和处置资产，资产使用部门负责修理和养护。但科研固定资产在购置后，大部分归个人或项目组保管，“谁使用，谁管理”的基本原则导致资产的清查制度难以严格执行，存在一部分仪器设备在账上仅记录入账价值，没有计提折旧和减值损失。由于定期盘存清查无法得到保障，导致盘存工作流于形式，仅对资产是否存在进行盘查而不关注资产的损耗情况。这样会造成资产数量缺乏详细计量，账账不符、账实不一致，导致资产名存实亡的情况。科研项目结束时，需要及时清点科研固定资产并进行归还或者处置。资产的不回收，导致资产闲置浪费，降低资产利用率，不利于发挥资产使用效益。针对于为课题项目专门定制的固定资产，如果在课题结束后未能及时处置回收，最终导致资产贬值报废。

（三）资产配置不恰当，共享机制不完善。高校、科研机构和部分企业为进行科研活动，依照自身需求购入大量科研设备，科研资源丰富，但是因缺乏有效的共享机制和平台，基本上都仅供自己使用不对外开放，有部分单位对外提供有偿使用。这导致部分大型科学仪器设备分布不均，呈整体匮乏的状态，但是在局部又存在相对过剩的状态。整合现有资源，科学规范地进行共享、联合、竞争有利于科研资源的优化配置，有利于科学研究事业的强劲发展。目前，大部分高校国资处都建立了共享、调剂的平台，提供闲置资产内部调剂，这样能尽可能地体现资产的使用价值，优化资源配置。但是平台利用率不高，缺乏有效的引导、管理和监督，导致平台形同虚设，最终没有起到科学规范的共享、联合和竞争的效果。

如X大学的国资处设计了仪器设备管理系统，在学校主页国资处栏目设有资产调剂一栏，实验室管理处设有设备共享中心和调剂设备栏目。但是在资产调剂栏目，仅存在一条信息即台式电脑待调剂，发布时间为2013年11月。在实验室管理处的设备共享栏目显示有26台设备可共享，此栏目对共享设备的基本型号，购置日期、所属院系、实验室、设备负责人和联系方式、设备功能及技术指标都有详细记载。调剂设备数量为零。但系统也只是方便学校各单位查询各部门的资产账目，由于缺乏系统的组织管理和引导，尚没有建立有效的优质资源共享平台。

（四）缺乏“评价与监督”机制，部门整合力度不强。高校对固定资产的管理不论是从总体层面还是作业层面针对风险和问题都有了防控和整改，但是由于长期以来“重资金，轻实物”管理理念，管理手段一直处于落后阶段。大部分高校对科研项目的考核相对松散，存在“重审批轻考评”现象，造成相关管理人员工作责任心和压力的缺失。科研资产购置之后是否满足科研项目开展要求，是否成功促进科研成果产出以及是否能最大限度实现资产使用效益都是国有资产管理部门需要后期重点关注的，但是大部分高校相关部门都缺乏一套完整可行的考核制度。以X大学为例，对科研项目成果的产出缺乏绩效考核措施。

四、加强高校科研固定资产管理的具体措施

要做好固定资产的管理工作，仅仅依靠资产管理处一个部门的力量是不够的，需要财务、监察审计、组织人事等部门的协调联动，齐抓共管，才能确保目标的实现。

（一）严格内控监督机制，完善管理体系。运用内部控制原理是一个组织提升内部管理水平和管理效益的有效方法。《行政事业单位内部控制规范（试行）》为高校固定资产安全完整提供了制度保证。严格固定资产管理内部控制制度，是高校为保证固定资产管理活动合法合规，保障固定资产安全有效，财务信息真实可靠，有效防范舞弊而制定的相互制约的制度、措施和程序。高校应当完善固定资产管理组织结构，提升固定资产管理的内控意识。一方面从领导层面加强对固定资产管理的重视程度，提升风险意识，加强内部控制。另一方面在学校的组织领导下，各部门单位密切联合，大力支持，加强固定资产管理相关法律法规的宣传和学习，以便全校教职工能够充分意识到加强和完善固定资产管理的重要性和必要性，起到自觉爱护、共同维护固定资产的作用，促进固定资产的保值和增值。

根据《内部审计实务指南第4号——高校内部审计》，应当加强对固定资产管理的监督，各管理部门和使用部门应当定期进行自我评估和自我调整，根据评估的结果对相关的内容加以改进，并对改进的内容进一步评估，形成一种良性的循环机制。

（二）健全规章制度，狠抓监督落实。

1.推进新旧会计制度有效衔接。随着高校新会计制度的颁布实施，固定资产核算也随之更加精细合理化。根据权责发生制原则计提折旧，这是新高校会计制度中的一项非常重大的变化。高校固定资产计提折旧后，购置成本随着项目运行能均衡分摊使固定资产的账面价值更贴近资产的实际价值，能动态地反映资产随着使用程度发生的价值消耗过程。高校科研固定资产也应遵守新会计制度规定，按新的定义重新划分，没有达到核算标准的需要从固定资产科目转出；以往年度未计提折旧的固定资产需要重新划分和核算。高校应对固定资产进行全面彻底清查，梳理陈旧账目，及时更新规章制度。

2.细化规章制度。高校需依据所承接的项目，结合固定资产的管理情况，加强各部门之间的联系与合作，共同规划管理的细则与操作办法。例如制定仪器设备管理办法、采购审批管理细则、维修养护管理细则、报废处置管理细则，资产管理责任制、优化共享管理机制、细化绩效考核原则和程序。具体程序如下：首先，根据学校科研项目组所购置的固定资产数量和使用情况，建立固定资产管理条例，细化预算、审批、购置、处置和报废条款细则；其次，资产管理部门和监督部门共同管理，定期盘存清查，将清查结果详细记录在案，并且建立问责制，责任到个人；最后，依据科研项目的运行周期，建立资产生命周期的管理办法，考虑科研固定资产的立项论证、采购过程、项目运营、淘汰报废处置，在保证科研项目能够正常运行的条件下，追寻资产的最优使用期限，实现管理办法的科学有效性。

（三）科学化管理模式，创新管理方法。

1.加强资产购入过程中的全程管理。一项资产在购入之前要经过立项论证并需审批通过，在资产购入过程当中要加强全程管理。首先事前管理。在进行资产申购时，申购人员必须出具相关购置资产的详细调研报告，属于政府集中采购范围之内的资产不允许申购人员未经审批自行购买。购置计划中需要详细说明配置仪器设备的技术指标、品目、价格、参数、数量、性能及测试范围等预定标准。其次事中管理。在进行购置论证和审批时，需严格按照资产购置预算进行审批，对仪器设备配置进行具体审核检查。采购程序严格按照购置计划执行，实行资产购置全过程跟踪，对固定资产配置进行监督检查，保证购置资产符合审批要求。最后事后管理。严格执行验收程序，相关部门联合验收合格后由项目负责人持办好签批手续的发票、合同等资料，填写固定资产登记卡完成建账手续，设备处应严格按照购置计划核对购入资产的品名、规格参数、型号类别、单价、出产厂商等信息，并且详细记录资产保管人及存放地点。

2.注重科研资产日常管理，建立严格清查程序。科研用固定资产种类繁多，随着科研项目的运营，设备在使用过程中，不仅要注重日常操作使用，部分大型精密仪器设备还需要日常维修养护，定期的清查程序是有必要的。首先，对资产使用人员进行专业化的仪器分析和维修业务培训，减少其发生操作性错误。其次，要指定专业技术人员负责大型精密仪器设备的管理，注重日常维护、保养和升级，有必要的购买设备财产险。最后，更新新型仪器设备之前要报废处置被替代的设备；对于长期处于闲置状态的固定资产，及时按照共享机制将闲置资产进行调剂，无法调剂的，经过有效的审批后可以进行转让。在科研项目结题时，项目负责人应主动将项目组的固定资产数量和使用状况上报给国有资产管理部门，有关管理人员应对回收的资产进行严格核查核对，防止资产滞留项目组人手中。对于长期闲置和项目结束后不再适用的固定资产，调剂到有需要的部门，加强资源共享，无法调剂的可以对外出售。对于需要进行报废处置的固定资产需要严格按照报废程序执行。

（四）提高信息化管理水平，强调资源整合。首先，利用互联网新技术来建立管理信息系统，详细登记固定资产基本信息并建立云数据库，由此实现对资产的动态管理，从全局上来掌控资产的占用情况和实时变动情况。其次，完善固定资产管理信息系统内部控制制度和监控模式，实现从资产的购置预算、立项论证、审批、形成方式、计价核算、盘存清查、修理养护、调剂使用、处置报废的一体化监督。最后，运用庞大的互联网功能，通过平台发布闲置资产信息情况，制定共享机制，明确结算方式，充分运用网络平台实现仪器设备的共享。将新型管理技术充分运用到传统资产管理模式中来，有利于提升管理有效性，解决管理难题，减轻管理负担。

（五）建立绩效考核奖惩机制。首先，建立绩效考核内容指标：（1）资产使用情况指标，包括科研资产利用率、完好率指标；（2）对外服务绩效指标，包括科研资产共享率指标；（3）资产预期效益指标，包括资产产出率指标，科研成果转化率指标。其次，根据考核指标进行业绩考核。运用绩效考核指标对科研工作者和科研项目进行测评考核，考核相关科研工作者的个人业绩情况，考核科研项目的执行情况、预期效益情况和科研工作的最终科研效益情况。最后，实施奖惩措施。对于科研项目达到了考核标准，科研成果为学校带来预期科研效益或获得省级以上标准化管理部门或行业权威部门认可，学校应根据科研成果的产出效益给予相应的嘉奖。对于科研项目未能达到绩效考核标准的，学校应建立相关惩罚制度并严格执行，例如限制相关科研工作者的课题申报和扣减部分绩效考核奖金等。同时，对于在科研项目进行中存在的闲置、私自占有、浪费和破坏科研资产的不良情况，学校应严格通过绩效测评方式，追究科研工作者个人责任，并要求按标准予以承担责任和损失。绩效考核方式可以帮助高校更好地进行科研资产的管理，管评结合，双管齐下，进一步保障科研资产的高效利用。

五、总结