浅谈行政事业单位档案管理存在的不足与改进策略

冯娜

摘 要：行政事业单位作为维持国家和政府的重要周转的部门之一，在档案管理方面仍然存在一些严重的问题。本文通过对行政事业单位管理方面不足的分析，找出了其中存在的一系列问题，如：人员水平不高、设施落后、规范不统一等，进而给出改进策略。

关键词：行政事业单位 档案管理 改进策略

引 文

随着我国的发展和进步，我国的行政事业单位也随着时代的前进改变了发展的思路。然而在发展的过程中，难免会出现一些新的问题和不足，需要通过行政事业单位进行自我反省，从而得到解决的办法。

一、行政事业单位的档案管理概要

行政事业单位是我国机构组成中较为重要的一部分，其作用为维持政府单位的健康运转。特别是在行政事业单位中，档案十分地重要[1]。几乎所有的事业单位进行的业务和人员的信息等均有资料可查，由于行政事业单位档案的特殊性，在档案管理的过程中需要注意档案的保密性和完整性。行政事业单位工作中，保证了档案处理速度的高效和快速，是保证行政事业单位得以健康运转的关键。一旦行政事业单位的信息管理不善，进而出现了泄露问题，会对政府机关的工作和行程造成很大的阻碍。

二、行政事业单位档案管理方面存在的不足

（一）档案管理人员没有相关专业的知识

档案管理实际是一门十分专业的学科，其中包含了图书管理学、统计学、分类学等等一系列的专业学科，有时甚至还涉及到密码学等尖端学科，是一门十分综合以及专业的学科。在档案管理的过程之中，运用各种学科的知识进行档案的分类、编排、归纳、整理、检索、留档等一系列过程。然而目前的档案管理人员并没有足够的相关知识，对于档案的管理仅仅止于把档案好好收进一个小纸板箱然后堆到角落积灰，到用时弯着腰蹲在角落里一个一个挑，既浪费时间，也浪费精力。

（二）行政事业单位对档案管理方面不重视

业务档案作为事业单位处理业务的唯一记录而言，其重要程度不言自明。并且行政事业单位的工作有着很大的时间跨度。每到需要某个案子的档案时才想起来档案管理的重要性，到时候号召大家一起整理档案，然后就如前文所言，一群外行瞎翻乱翻，把档案顺序搞得稀巴烂，找到了所需的档案以后就把强化档案管理的事情抛到了脑后开始忙手头的优先事项；档案管理人员也对自己的工作不重视，经常出现一坐一天没什么干的，一到了月末却开始拼命整理和翻找积攒了一个月的档案和文件，导致效率低下，人浮于事，间接地降低了整个行政事业单位的工作效率。

（二）档案管理设施落后，保密措施不严

目前，行政事业单位的档案管理设施仍就处在上世纪的状态，充其量就多了一台电脑和打印机等办公设备，好一点的能配上一个专门的档案室，而档案室也很少有分类架、档案储藏柜等档案管理设施，档案室内潮湿霉化导致纸质文件损坏，保安措施仅仅就是一把铁锁头虚挂上就完事了，甚至还有人把档案室当做杂物间。这样的胡乱管理方式导致了极大的隐患。在寻找过去的案例过程中容易出现档案损坏的问题，为工作带来极大的困扰。特别是政府的行政事业单位的文件或多或少会有机密文件等不应该被人看到的文件保存在档案管理室里，所以也对政府的保密工作产生了很坏的影响[2]。

（四）档案管理没有准确的规范，效率低下

当前的档案管理方式仍十分落后，且各个事业单位的档案没有一个相同的规范，导致每个单位的档案管理方式和记录方式都不统一，这就导致了档案从根本上的管理困难。另一个原因就是档案管理人员手头没有规范的管理規划办法和足够先进的管理工具，也直接导致了档案没有受到足够的保护和整理，导致档案缺失、损毁或是被盗。

三、行政事业单位档案管理方面的改进策略

（一）行政事业单位应重视档案管理

行政事业单位领导应该把档案管理作为工作的重点之一纳入讨论日程。通过加强对档案管理工作的重视，给员工定期的培训，指定考核指标，使档案管理人员有明确的目标，通过明确的奖惩措施来提升档案管理人员的积极性，使工作人员全身心地投入到档案整理工作中来。

（二）聘请或培养专业的档案管理人员

在招聘的过程中，优先选择有相关知识的人员招纳，或者可以聘请专业的档案管理人员对现有的员工进行培训。通过培训的方式提升人员的专业素养。将身兼多职的人员从档案管理的部门中分出，再专门成立一个档案管理部门，使员工能够一心一意地投入到档案管理中来。

（三）更新档案管理设施，引入数字化档案管理方式

对档案管理部门的设施进行更新，通过引入数字化的设备，将档案的编码、位置、类型、时间、重要性、完成程度等进行统一分类并保留电子档案。做到档案管理数字化，档案检索流程化；引入干湿调节器和恒温调节器，分类收纳柜等专业整理和档案保存设备，保证纸质文件不被损坏的同时做好数字档案备份。

（四）规范档案管理流程

档案管理流程一定要规范化。做到档案管理部门的员工每个人都有专门负责的部分，做到档案管理流水化的同时，也便于权责制的实施。在工作流程中导入权责制度，哪个环节出了问题能够根据每个人的责任找到负责人，在提高了效率的同时，也做到了监管员工和督促员工减少错误的作用。

结束语

在行政事业单位的档案管理优化的过程中，一定要注意档案管理过程中出现的问题一定要立即进行改进。由于档案管理工作是一项时间跨度长，任务量大，所以在进行档案管理的改革过程中一定不要急于求成，要稳扎稳打，以防重要信息泄露，造成不良影响。

参考文献：

[1] 于爱平.浅谈行政事业单位档案管理的创新思路[J].科技经济导刊，2018，26（21）：219.

[2] 王静.对当前行政事业单位档案管理的实践性建议[J].人力资源管理，2017（03）：192-193.