浅谈人事档案与人力资源开发

刘海梅

人事档案是记述和反映个人经历和德才表现等信息的载体，是各单位合理用人、科学选人的重要基础。从这个意义而言，人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分。换言之，要合理配置人力资源，最大限度地实现人力资源的价值，提高员工工作效率和企事业单位的经济效益，降低人力资源成本，就必须不断完善人事档案管理。之所以如此，一方面，在人力资源管理中，要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们的最大效力，就必须首先掌握每一个员工最真实、最全面的信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案，了解每个员工的全部历史和全部工作经历，从而预测其发展潜力，及时发现人才，从而使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。另一方面，人事档案还为企业的一些重大决策提供了必要的依据。例如，绩效考核关系着员工的晋升和奖惩，决定着企事业单位对不同员工应该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。在绩效考核中，需要有大量的考核记录作为依据。人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，作出相应的决策，从而保证企事业单位决策的科学化、合理化。另外，人事档案可以优化人力资源，实现合理配置。人力资源配置是提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况。人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人力资源的合理配置，从而对其进行科学管理，充分发挥人才的作用，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，为企事业单位的发展合理地配置人力资源。

尽管人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，然而，在现代人力资源管理中，人事档案的应用情况却不尽如人意。主要表现：第一，人事档案的作用逐渐弱化，在企业选才、用才、育才、激才、留才等方面，人事档案未能发挥重要作用；第二，近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，面对真假难辨的信息，人事档案管理人员往往无法进行有效的鉴别，只能被动接收信息；第三，人事档案缺少时效性。人事档案中的材料过于陈旧，都是对当事人历史的记录。在我国，人事档案通常是5年整理一次。因此，已经放入人事档案且超过5年的材料不会再进行审核鉴定，而新放进去的材料也只是一些考核登记表、工资表等程式化的东西，而真正反映当事人近期动态情况的材料少之又少，人力资源管理部门无法从这些档案中获取有价值的信息。

鉴于目前人事档案管理中存在的上述问题，我们认为，强化人事档案的功能，使之更好地为人力资源的开发服务，就必须从以下几方面入手：

一是充实档案内容，开发信息资源。在档案管理中，收集、补充档案材料是一项基础性的工作，同时也是不断丰富人事档案内容、提供优质服务、发挥档案作用的前提与基本条件。档案材料的收集和内容的充实，应本着有利于提高档案的使用价值，为促进人才成长服务的原则。同时，还应从现代企事业单位人力资源管理的需要和流动人员的特点出发，有针对性地充实档案材料，突出员工的工作能力、专长、业绩、任职、工作变动和诚信等方面的内容，彻底改变以往档案内容单一、空洞、雷同和失真现象，确保档案的全面、准确、动态和连续性。

二是规范档案管理，强化人事档案管理在人力资源管理中的作用。人事档案作为档案信息资源的重要组成部分，要有效开发档案信息资源，实现人事档案的价值，发挥其作用，就必须对档案进行规范化管理。流动人员人事档案具有主体广泛、职业种类繁多、档案内容繁杂的特点，因此在对其档案的管理过程中，应着重就档案材料的形成、档案审核、档案整理、档案保管和档案转递等方面制定翔实的规章制度和操作细则，加以规范运行，为档案的有效利用奠定基础。另外，随着现代制度的建立，市场竞争的日益激烈，人事档案管理工作必须转变观念，改变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿，增强人事档案的真实性。在具体的管理工作中，应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩大存档范围，将个人可公开的信息分类储备，建立人才数据库，由专人动态管理，及时更新信息。对于较为重要的人员（如高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内容较少，现代人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段扩展信息量，形成较为完备的信息管理体系和处理系统，为人力资源开发提供依据。

三是加强对人事档案管理工作的支持。档案管理现代化作为现代档案工作发展的必然趋势，往往离不开财力、人力和政策支持。要多渠道筹措资金，将档案建设经费列入部门预算，保障档案管理工作的正常运行。同时，要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入议事日程，制定档案管理工作发展规划，有计划、有步骤地推进人事档案管理现代化。建立起完善的干部人事档案数据库系统，在注重保密的前提下，利用信息化技术，对档案进行合理、灵活地开发利用，充分挖掘信息作用，把“死”档案变成“活”资源，充分发挥其作用。

四是提高档案人员的业务素质，切实抓好档案管理人员的业务技能培训。通过开展各种与档案工作有关的法律法规、规章制度、行业标准等规范性知识的培训，以及档案管理各环节的實际操作技能培训，提高档案管理人员的整体素质。同时，档案管理人员应利用其他一切机会学习现代档案管理知识，以适应现代档案管理工作的开展。增强全社会的档案法制意识，为档案工作的开展营造一个宽松、和谐的社会环境。

（作者单位为青海省红十字医院）