浅析事业单位人事档案管理模式的转变

郝丽

[摘要]事业单位的人事档案管理因为单位的管理模式改变而出现了功能性的改变，所以传统的档案管理与新建立的管理模式之间必然会出现缺失之处，所以必须对档案管理进行逐步完善才能适应其社会化市场化的需求，并以此提高其管理的效率与效果。

[关键词]人事档案管理 存现困境 社会化完善

一、现有事业单位人事档案模式存在的问题

（一）档案管理内容不够完善

针对事业单位而言固定的管理模式是限制档案管理发展的重要禁锢，人事档案的采集与管理往往是被动状态，且格式化明显。一些档案管理的方式仍然处在传统体制中，纸质档案多，文书档案多、机关活动档案多，而反映问题的档案、专门档案、声像档案少。在各种考核都与市场、绩效接轨的情况下，不能真实而客观地反映工作人员乃至流动人员的工作情况，从而不能为管理提供明确的选择指向。

（二）真实性与安全性缺陷

在档案管理中会出现一些造假的情况，在三龄一历中会出现篡改与不规范的问题，一些人员利用档案管理的安全性不足，对档案或者标准进行篡改，甚至是在填写过程中就出现错误，这就导致了人事档案记录的错误，从而影响最终的管理效果。这主要是新形势下标准与管理制度不够一致而导致的工作安全性缺失。

（三）信息化与资源开发效果差

人事档案中纸质档案仍然是一种重要的资料保存形式，但是这样的保存形式不能实现对资料的快速检索与统计，这就导致人事管理与人才的交流出现脱节，一些人员已经离职或者获得提升等，其资料不能及时更新，导致管理困难。同时纸质资料不能进行资源开发，影响了信息交流与服务的提供，严重影响了人事部门与其他部门的直接沟通。还有就是一些单位已经实现了信息化改造，但是在改造中没有针对自身的特征进行人事档案资料库的更新与改进，表面上实现了人事档案的电子化管理，但是其作用不大，电子系统沦为了简单的记录工具，不能发挥其信息化的真实作用，这样的信息化也不能起到帮助提高效率开发资源的作用，流于形式。

二、人事档案模式的社会化转变

人事档案管理已经不能独立于社会而独立存在，人才的流动已经逐步转变为市场化资源的流动，档案的开放是必然的，人事档案关乎的是人才流动与发展的轨迹，所以人事档案管理必须进入社会化的进程。传统的档案管理出现的问题就是人才与档案的流动相互脱节，不能体现以人文本的管理思想，而这样的档案管理模式已经不能适应市场化的进程。所以在完善中必须实现社会化。

（一）适应社会化的模式构建

在事业单位的档案管理中，人事档案的管理历来是人力资源或者办公室管理的范畴，但是随着聘用制的实施流动人员的数量与比例增加，各个部门针对自身的需求会增加或者减少聘用人员的数量，此时人事档案变动频率自燃增加，因此人事档案管理必须体现一对多的管理模式，此时就应建立一个适应此模式的管理制度，即利用信息化技术帮助建立一个一对多的平台，从而提高管理的效率。

（二）完善人事组织机构

在人事档案管理中也存在分工问题，针对当前的人才流動社会化问题，管理部门也应进行组织机构的完善，及针对不同的管理对象进行分工，从而尽快地适应人事档案管理的模式改变，如建立相关的网络管理岗位，针对网络信息进行处理，并对数据库进行更新，以此实现实时化的数据更新以便适应社会化的人才流动模式。同时在管理中应增加对网络安全与监督的职能，从而保证数据库与网络平台的安全，最大限度地保证数据的保密性。

（三）人事管理的职能转变

人事档案管理的组织机构完善随之而来的就是职能的转变，在社会化的人事档案管理拓展中，职能必须随着工作内容的改变而进行调适，以此才能保证人事聘用的正常进行，在保证人才正常流动的同时也可突出管理职能的作用，监督与管理流动的良性循环。新出现的职能有：根据硬件与软件的设置需求，保证人事档案的质量，保护多种信息与资源的安全；针对流动性的增加进行跟踪与监控，利用网络资源提高工作的效率；对多种资料进行完整性和对，制定相应的登记表格保证人员资料等静态材料的完整，并保证增减的准确性。

（四）人事档案管理内容的调适

在适应人才流动社会化的同时，档案管理必须适应人事资源的多元化，因此人事材料已经不能局限在纸质材料的范畴内，应进行强化档案基本内容的完善与真实性控制，可以利用多种媒介对人员资料进行采集，从而保证人事档案完整性与准确性。如利用影像资料对人员进行登记，利用逐级审核对人员资料进行审核，利用网络资源对人员资料的真实性进行审核等等。同时一旦建立人事档案就应当对其内容进行不断的补充，利用网络化平台对人员的工作状况进行采集，针对性的补充人事档案的基本内容，并将流动人员与固定人员的资料进行分离，针对流动人员的高流动性进行登记与存档模式调整，在提高准确性的同时，保证人员进出的效率，以此提高其他部门对人员进出的灵活度，在监督与管理中保证人员进出的相对自由，以此提高人事管理的效率。

三、结束语

总之，在事业单位的人事档案管理发展中，其受到的影响来自于制度与社会化，针对这一改变档案管理不可避免地出现了缺陷，以此必须利用多元化的措施对制度、技术、模式等进行调整完善，从而帮助事业单位的人事档案管理可以适应社会发展与管理水平的提高。endprint