事业单位档案归档文件整理方法的探讨

何良翠

【摘要】事业单位档案是指机关单位事务活动中已经办理完毕的文件材料。事业单位档案归档文件的整理工作是将一些办理完毕、具有考查利用价值的文件资料以一定的方法进行整理、保存，它是事业单位事务性工作中的重要组成部分。事业单位档案归档文件整理方法运用是否合理，影响着整个事业单位正常的工作运行。

【关键词】归档文件；整理方法；探讨

档案工作的对象是档案，档案是通过收集工作中的文件资料所获得的，它是实现档案管理工作的物质基础。档案收集质量的好坏直接影响以后各项工作的开展。事业单位档案归档文件的整理，更是影响着单位今后工作的开展。同时，事业单位的档案管理工作也是国家档案管理工作的重要组成部分。

事业单位档案归档文件整理工作中，在收到文件资料后，以日期或类型等对现有的文件进行整理、归纳，形成一系列的文件资料。文件资料在收集到档案室后，就要运用科学的方法对文件资料进行整理、立卷归案、编号上架形成档案。要想做好档案的归档工作，就要先整理好文件，文件是档案的物质载体。档案归档文件整理方法是否科学合理直接影响着档案文件管理工作的开展。科学的方法往往能够达到事半功倍的效果。科学的方法能够使散乱的文件实现条理、秩序，将文件中的重要部分凸显出来，为档案价值鉴定提供依据。

一、事业单位档案归档文件整理的主要原则

（一）档案保存文件整理的基础原则。事业单位档案是单位在日常活动学习中产生的，真实反映了单位的历史面貌。在进行事业单位文件整理的时候，要注意文件的整体性。如文件的正文、附件以及文件的请示与批复等都要保证其完整性。对于档案的整理工作，要尽量做到不拆卷整理。对各个部门整理归档的文件，要充分研究原来的卷宗，尽可能地遵循充分利用的原则，力求保持整理过程中档案的原状。若文档有明显的错误，可进行业务上的指导修改、纠正。

（二）坚持利于保管和有效利用的原则。在进行档案整理的过程中，要满足档案安全和有效利用的目的。如今，计算机技术的发展日新月异，事业单位的文件也多以电子档的形式上传下达，利用信息化技术对文件进行保存，可使不同目录的同一文件有效的索检出来，形成档案的成套体系。既有利于档案的保管，也能够将档案充分利用。

（三）严格遵守归档文件整理规则。《归档文件整理规则》是为企事业单位进行文件整理时的一项基本准则指导，其中包含了许多文件整理以及档案归档的基本方法和原则。如事由原则，即同一事由的相关文件整理排列在一起的原则；尽量不破坏原有文件排列的原则；以及对文件档案纸张编目等应遵循的一系列原则。这一规则的制定能够有效地促进文件整理和档案的归档，在规范档案管理人员工作的基础上，大大提高了工作效率和工作质量。

二、事业单位档案归档文件整理的主要方法

（一）文件资料整理的方法。事业单位文件整理的主要方法：第一，区分文件的保存价值，对文件进行分类立卷。根据国家有关部门制定的档案管理相关规定，不同保管期限的文件材料，要根据保管期限依据区分价值区分保管。第二，单位内的党委文件和其他行政文件材料，要分别立卷建档。如盘龙区人社局文件管理，盘龙区人社局收到或拟定的有关党委的文件要与单位其他的日常行政事务文件区分开来，另立卷归档。第三，不同年度的文件，一般不能一起立卷。第四，加密文件要与普通文件分开立卷。秘密文件有严格的阅读范围要求，若不分开立卷，容易造成泄密事件的發生，给单位和国家带来重大的损失。第五，对特殊载体的文件要同文字文件一样进行统一的归档整理。

（二）档案的归档方法。事业单位档案的归档包括多个步骤，具体方法如下：1.档案的整理。档案的整理是通过具体的、有序化的工作，将归档的文件整理成相应的档案进行保管，以方便查阅。例如，请示文件应有批复，重要文件的拟稿、征求意见稿、讨论稿、定稿要齐全。2.档案的编目。档案编目是对案卷的级别进行整理，在对案卷中的文件整理结束后，再对卷宗封面项目进行标注。编目工作包括归档文件目录的制作，含件号、责任者、文号、题号、日期、页数和备注；还包括档号的编制，含有全宗号、类目名称、卷合号或案卷号、保管期限等。3.档案的分类。档案的分类主要是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。换言之是对整理好的文件进行保管、排架、存放等，即是对档案进行管理分层。这里所说的档案分类主要是指实体分类。在档案实体分类当中，第一层级主要是国家档案的宏观分类，常常按照档案的历史时期属性、地区属性、专业部门属性、形成机关的级别属性以及档案制成材料属性进行分类。这种分类是各级各类档案馆的设置依据和国家档案在档案馆中合理分布的依据。第二层的分类是档案室内区分全宗。第三层分类就是全宗内档案分类，主要是将全宗内的文件资料依据来源、时间、主题内容、档案的形式标准等等将全宗内的档案文件资料进行系统化，最终建立起案卷。

（三）信息化的档案归档文件整理。随着计算机技术的发展，事业单位运用电子计算机技术对档案进行信息化管理已经越来越普及。运用电子计算机档案管理软件对单位的档案进行信息化的建档管理，运用计算机技术，将单位的电子文件，根据不同的时间、部门、来源等进行相关的电子档建立。从而对所有电子档案进行有效的管理。这种方法不仅仅缩短了索检所需要的时间，而且大大减少了储存现实文件所需要的实际空间。

三、结语

事业单位档案归档文件整理工作要严格按照事业单位的性质和相关的规章条例进行管理。随着科学技术的发展，事业单位档案归档文件整理的方法在遵循原有方法的基础之上，逐渐地朝着信息化、电子化、智能化、自动化的方向进行发展，档案归档和文件整理的方法也在不断地科学化和全面化。事业单位档案的归档文件的整理方法的不断完善，将有效地提高档案管理工作的工作质量，提高档案的有效利用率，为国家档案管理工作提供良好的管理依据，为社会和大众造福。

【参考文献】

[1]谭爱屏.事業单位档案归档材料的整理[J].黑龙江史志，2015（9）.

[2]叶欢欢.文件整理与归档技能的运用[J].办公室业务，2012（19）：176-177.