浅析如何规范企业接待管理工作

马腾

摘要：改革开放的深入和发展，以及社会的不断进步，不但增加了企业之间的竞争力度也大大的拓宽了企业的发展空间和交流渠道。企业之间的沟通也已经成为企业日常的生产经营活动中的重要内容，而接待工作作为企业外在表现形式的平台，对企业的发展具有一定的推动作用，由此对企业的接待工作进行规范的管理就显得尤为重要。因此文章通过对企业接待工作进行正确的定位，分析管理好企业接待的重要性，从而提出有效措施规范企业的接待管理工作以便企业更好的融入到市场经济的发展中去。

关键词：企业接待；管理；正确定位；重要性；规范措施

我国经济体制的改革和社会的转型极大的促进了企业经济结构和管理理念的转变。随着企业经营范围的不断扩大，全球的经济竞争力度也上升到了一定的高度，从而为了便于企业之间的沟通和宣传，企业接待工作则成了推进企业发展的重要手段。做好企业的接待工作，无形中将企业的精神面貌也呈现在了世人面前，不仅树立了良好的企业形象，同时也将企业的文化和发展模式以及前景也进行了积极的宣传，另一方面，通过企业和企业、企业和世界之间的互相沟通和交流，以接待为平台从中互相借鉴和学习了各企業间成功的经验，从而开拓了自身的经营思路，成为企业自身发展的推动力。鉴于目前企业改革工作的进行和深入，企业内部的各项生产经营活动在制度执行和实际操作过程中还存在一定的问题急需完善，难免会在接待工作中出现纰漏。因此对接待工作进行规范的管理，从而增加企业的知名度和竞争力，保证企业的运转科学有序。

一、正确定位企业接待工作

（一）接待工作是指各种组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动，是行政部门的一项经常性的事务工作。接待工作就是为企业经营活动提供物质条件和服务保障的工作，是为公司客户服务的工作。基本要素主要包括：来访者、来访意图、接待者、接待任务及接待方式。目的则是为树立公司良好形象，显示高强的管理水平，扩大企业对外联系和交流。

（二）企业的接待工作是企业的窗口和“门面”，是实现多领域、多层次、多方位的对外合作交流的桥梁和纽带，具有塑造、维持和创新企业形象、宣传企业文化的作用，同时也利于创树企业品牌，提升企业在外界的知名度。其次，接待工作作为企业的一种外在投资，可以延伸企业的外在生存环境，为企业赢得更为广阔、更加优越的发展空间，从而实现企业接待工作向生产力转化的目的。

（三）礼仪是接待工作向外界展现的重要表现途径，而现代市场经济存在的竞争在很大程度上是一种形象的竞争，而企业的核心力量则是企业工作人员，因此企业树立良好的形象就必须加强对人员思想素质、服务意识、言行举行等方面的培养，使接待工作人员在外在形象上能给访者留下深刻的第一印象，进而加到了访者对该企业的好感和认可。

二、企业接待管理工作的重要性

（一）加强企业接待的管理工作利于企业的可持续发展。企业作为经济活动的主体，各项工作都必须严格的进行监管，从而约束主体的行为和思想意识，实现经济行为的规范化，同样企业接待工作不仅与企业的政治面貌相关，也直接反映了企业的外在形象，而企业的发展又是以科学的发展观为宗旨，谋取企业的长远发展。因此企业只有建立完善科学有效的的管理工作机制，不仅可以规范接待人员的行为准则，为客户提供更加优质的服务，也使访客对企业留有较好的外在印象，巩固了企业的外在形象，发扬了企业的精神，才能充分的发挥企业接待工作的先锋作用，进而增加了企业合作成功的概率。长久下去利于企业的可持续发展。

（二）接待管理工作为企业的经营活动提供了物质条件和服务的保障，加强了企业的对外交流范围和力度。首先，接待管理工作是为公司客户服务的工作。这就要求公司各职能部门与接待的主体部门相互合作、相互配合，共同筹划和运用公司的人力、物力、财力，以保证接待活动的正常运行，通过为来访者来企业的访问、参观、考察、技术交流等各项活动提供必要的工作和生活条件，为企业的发展提供了服务保障。由此可以看出服务保障是接待管理工作的基本属性。其次，接待作为企业的一种无形资产，有着明显情感效应和延伸效应。通过热情、周到、细致的服务和良好的印象，扩大了企业的发展范围。同时在接待过程中，通过与各级、各类客户的接待服务接触，形成适宜企业发展的良好市场环境和牢固的经济合作关系，从而进一步的加强了企业的对外交流，提高了竞争力度。

三、规范企业接待管理工作的有效措施

（一）加强对员工的教育和培训，提升其综合素质，丰富和深化接待工作的内容，对该项工作进行正确的地位和认识。首先，电厂电厂作为电力资源的发送端口，应该更加的重视接待管理工作，定期对从业人员进行培训和教育，宣扬和倡导企业文化、國家对行业所作出的具体的政策和方针，培训员工的业务技能和相关知识，提升员工的综合素质和业务水平。其次，要丰富接待工作的内容，并加深认识，将该项工作的内涵向多元化方向发展和延伸，不再单纯的局限于衣、食、住、行等方面的安排，其中也可以适时的穿插企业的文化、员工的工作情况、单位的发展前景以及对未来的展望等积极的信息，使来访者感受到企业充满朝气、积极向上的工作气氛，看到单位所蕴含的巨大的社会价值和经济价值；第三，单位也可以通过采用“走出去，请进来”的互动方式，或者请教相关的专家，对接待的工作人员进行礼仪、接待的具体流程、语言、行为等其他相关方面的知识和业务的教育和培训，从中学习和吸取先进经验，提升自身的文化内涵和职业修养，以便在接待过程中能够让来访者充分感受到浓浓的文化和礼仪气息，从而加深对企业的印象，无疑增大了企业的合作几率。

（二）建立并完善接待工作的管理制度。有效科学的管理制度是保证企业工作正常开展的基础。包括接待工作。因此企业要严格遵循企业八项规定的要求，结合企业本身的实际情况制定行之有效的管理制度，明确接待工作的范围、标准、程序和监管等各个细节的准则，实现责任明确化和内容的透明化，从而避免了谎

报费用、接待混乱等不利现象的出现，规范了接待人员的行为。

（三）强化细节，规范流程，合理利用和配置接待资源，对接待工作统筹安排和规划。首先，整合企业内部的各项资源，结合工作性质，对接待工作进行事先的统筹规划，包括人员、车辆、设备等细节，使资源得到最大优化和利用，其次，注意细节问题，理顺受接待者的心理和需求，分清工作内容的主次，将工作的各个环节紧密的衔接起来；最后，要事先对接待工作的策划方案反复推敲，并对可能出现的状况进行预测和预防，同时落实好工作各环节的人员沟通，运用各种新型的终端媒体和平台反馈、收集和公布不断变化的动态信息，及时更改方案从而提高了管理水平，也提升了接待队伍的应急能力。

（四）加强对接待工作资料的存档并及时做出总结。工作伊始要对来访进行登记，在接待过程中将来访的传真、接待方案、与参与人员的互动情况等资料进行及时整理和存档，利于后期查阅，同时在工作完毕后将本次接待工作进行回顾和总结，寻找不足之处加以改进，发现优势继续发扬，從而提高了工作效率。

（五）坚持平衡和谐的适度原则。接待工作并非单一的接待部门去操作，也需要企业内部各个部门机构的相互配合、相互协调在一定程度上给予绝对的支持，而接待工作在现代企业制度中又贯穿整个接待的过程，从事前到事中直至来访者來访结束，接待人员要掌握好平衡和和谐的原则，从来访者的衣食住行到意见收集、返程联络等都要进行全方位的跟踪和落实，另外还要进行创新，结合企业本身的特点，创造个性服务，从来访者的兴趣、爱好等方面进行了解，深入到来访者内心，做到以人为本，和谐融洽。

四、结语

综上所述，企业的接待工作不仅是企业外在形象树立的有效手段，也是世界认识企业的窗口，做好企业的接待工作，不仅可以宣扬企业的文化，也将企业的政治和精神面貌呈现在了社会公众面前，从而提升了企业的知名度。因此提高企业接待工作的管理水平，规范管理行为，对企业的可持续发展具有一定的推动作用。

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